Durante la negoziazione dobbiamo evitare 10 errori
1. Improvvisare
Tipicamente si affrontano le negoziazioni confidando nella propria esperienza, nella conoscenza pregressa degli interlocutori o della materia trattata. Per questi motivi, invocando l'onniresponsabile mancanza di tempo, spesso ci si dimentica di prepararsi chiarendosi i bisogni da soddisfare, gli argomenti su cui negoziare, gli obiettivi di ingresso e uscita e ovviamente le proprie priorità.
Riuscire a ritagliarsi del tempo per ipotizzare i propri bisogni non esaurisce la preparazione, ma è già un ottimo inizio, specialmente se si riescono poi anche a prevedere quelli dei propri interlocutori, gli argomenti di cui vorranno parlare e gli obiettivi che si sono dati.
2. Non ascoltare
Spesso i dialoghi sono dei monologhi: pensiamo alla risposta a una domanda mentre ci viene fatta, del pari ci prepariamo a controbattere senza porre attenzione alle argomentazioni degli altri, interrompiamo e così via, vittime e carnefici. L'ascolto, diversamente dal sentire, è un atto volontario di attenzione verso l'altro, di accantonamento, seppure momentaneo, di noi stessi a favore del prossimo, di concentrazione verso l'esterno e non sull'io.
Come non manca di sottolineare Francesco Torralba nell'Arte di Ascoltare "l'azione educativa è stata imperniata sull'atto della parola; infatti siamo soliti definire colta o dotta una persona in base a quello che dice; l'azione educativa ha sottovalutato il valore dell'ascolto...la pratica dell'ascolto richiede uno strenuo combattimento contro il proprio ego...e richiede necessariamente la pratica del silenzio, non solo di quello fisico, ma del silenzio interiore".
3. Non cambiare prospettiva
L'empatia non è necessariamente un sentimento di totale adesione verso qualcuno, tipicamente proprio della simpatia (dal greco "soffrire con", quindi tale da portarci a vivere le stesse emozioni e sentimenti degli altri), ma è piuttosto una genuina predisposizione a mettersi nei panni degli altri, a accettarne il punto di vista, la prospettiva, la visuale, che può essere anche diversa dalla nostra, ma al pari di essa assolutamente meritevole di attenzione e di accettazione, seppure non necessariamente di adesione.
Conoscere, accettare e integrare la prospettiva degli altri, anche in senso meramente utilitaristico, può portarci a ampliare la nostra conoscenza della realtà, a superarne i limiti per esplorarne possibili nuovi confini.
4. Non preparare e fare domande
Dunque, poiché non ci è sempre possibile acquisire tutte le informazioni sui fatti che ci interessano e che rilevano per noi, e poiché spesso ci muoviamo più attraverso ipotesi e presunzioni, è importante preparare una lista di domande, per acquisire puntualmente tutte le informazioni necessarie in occasione del primo contatto con i nostri interlocutori, che spesso di tali informazioni sono fonte primaria o addirittura esclusiva.
- Quali sono i fatti di cui sono a conoscenza che possono incidere sul mio potere negoziale?
- Quali quelli che ignoro?
- Quali informazioni mi servono?
- Come le acquisirò?
- Che domande farò?
Io non voglio approfondire qui il tema del potere negoziale, ma ne farò cenno unicamente perché esso, o meglio la sua percezione, si fonda sulla nostra conoscenza dei fatti, che per natura, se va bene, è limitata, errata in molti casi.
Non esserne consapevoli può pericolosamente indurci a non preparare domande e a sottovalutarne l'importanza, con la certezza che, vista la nostra esperienza e naturale disinvoltura relazionale, le domande poi al momento opportuno ci verranno in mente. Non ricordo più dove, ma una volta lessi, che una persona non la si dovrebbe tanto valutare dalle sue risposte quanto dalle sue domande. Condivido appieno.
5. Non condizionare le concessioni
"Se tu allora io": se non siamo noi i primi a dare valore a ciò che stiamo concedendo, perché dovrebbero farlo gli altri? Il meccanismo di scambio è l'essenza della negoziazione e il modo per attivarlo consiste nel cercare di dare agli altri quello che vogliono alle nostre condizioni. Autore di una mirabile sintesi di questa concettualizzazione è stato Gavin Kennedy in "The New Negotiation Edge": essere rossi significa essere competitivi e dire di no concentrandoci solo sui nostri interessi, attività che, al pari dell'essere blu, ossia cooperativi fino all'estremo della remissività e della rinuncia a qualcosa in cambio di nulla, non richiede grandi capacità.
Kennedy introduce il colore viola: essere disposti a dare, dimostrando disponibilità, ma chiedendo qualcosa in cambio che abbia valore per noi e poco o assenza di costo per i nostri interlocutori, per generare valore per tutti e generare un sano assetto relazionale.
6. Non riepilogare un accordo
Spesso non vengono sintetizzati i termini di un accordo e resta qualcosa di poco chiaro, con ripercussioni pesanti in termini di implementazione dell'accordo e gestione dei tempi, oltre che sulla relazione. È bene sempre riepilogare un accordo punto per punto e ove vi fosse qualcosa di dubbio, cogliere l'opportunità di chiarirlo, magari facendo la proposta interpretativa a noi più favorevole e verificando la posizione del nostro o dei nostri interlocutori in merito.
7. Affrettare l'accordo
Non è l'accordo per l'accordo, ma un buon accordo. Spesso i negoziatori "perdono" colpevolmente molto tempo e poi per salvare qualcosa e non avere la sensazione di averlo sprecato, chiudono l'accordo, non importa quale esso sia, pur di finalizzare la trattativa al raggiungimento di un risultato.
Meglio prendere una pausa che affrettare un accordo che sappiamo già essere un po' "tirato".
8. Non valutare correttamente le informazioni e come gestirle
Il potere negoziale si gestisce attraverso le informazioni: avere quindi piena consapevolezza delle informazioni che ci danno e che ci tolgono potere in un determinato momento con un interlocutore, piuttosto che con un altro, è determinante. Qui svolge un ruolo determinante la preparazione: significa prendere in considerazione l'intero quadro informativo e valutarlo caso per caso, situazione per situazione, momento storico per momento storico.
Un altro dilemma dei negoziatori è se dare o non dare determinate informazioni, confondendo il dare un'informazione con il fare la concessione che la sottende, che è una cosa ben diversa. Spesso le persone non danno informazioni per paura di scoprirsi, preferendo magari il bluff o una totale ritrosia, creando un impatto sulla relazione e sui tempi di stipula di un accordo devastanti. In tal senso è evidente che aleggia un tema molto importante: dare o non dare fiducia.
Avvalorati studi economici dimostrano che dove c'è maggior, e più rapido, flusso di informazioni, garantito da un sistema di regole che lo sanzionano quando scorretto o incentivano quando corretto, c'è maggior benessere economico.
9. Non fissare una agenda
Spesso si tralascia la cosa più banale: stabilire e condividere di che cosa si parlerà, ossia fissare una agenda. Attenzione non si fa riferimento a generici argomenti, ma a vere e proprie variabili che possono essere oggetto di negoziazione.
Il tempo o la soddisfazione reciproca sono argomenti che nulla hanno a che fare con l'agenda negoziale. Nell'agenda si parlerà di prezzo, tempi di pagamento, manutenzione, trasporto ecc...: ossia variabili rispetto a cui si possono fissare punti di ingresso e punti di uscita. Il non farlo ha come conseguenza il trascinare dialoghi per minuti, ore e mesi preziosi senza averne definiti i contorni.
10. Non fare proposte
In ultimo, ma non certo meno importante, il fare proposte. I negoziatori si riconoscono da alcune spiccate e distintive capacità, tra queste senza dubbio spicca la propositività. Difficilmente una persona dotata di efficacia negoziale polemizza, recrimina e minaccia. La sentirete avanzare proposte e cogliere opportunità negoziali laddove ai più esse sfuggono.
