Ferie estive? Come accontentare tutti
Il periodo di ferie estive più intenso è ormai alle porte; quasi sicuramente tutti i collaboratori dell’azienda si saranno già organizzati le vacanze, avrete pèianificato i periodi in modo da assicurare la giusta copertura delle attività, cercando di venire incontro alle esigenze di tutti.
I dissapori per l’organizzazione delle ferie estive sono all’ordine del giorno in quasi tutte le realtà aziendali, causa principe di molti scontri tra colleghi: i dipendenti che hanno figli devono organizzarsi per coprire 3 mesi di chiusura delle scuole, chi ha i propri famigliari lontani vorrebbe avere a disposizione un periodo abbastanza lungo per stare in famiglia e magari fare anche un bel viaggio; inoltre, vi sono diversi settori e ruoli aziendali in cui il periodo di agosto risulta essere un periodo morto, rendendo inutile la presenza al lavoro di alcune figure.
Tutte queste dinamiche generano situazioni difficili da gestire per manager ed HR, ma ci sono piccole strategie che potete mettere in atto per migliorare la gestione delle ferie all’interno della vostra organizzazione.
Comunica
Tutti devono avere ben chiare le policy aziendali in merito a ferie ed assenze. È opportuno quindi, in anticipo rispetto al periodo di ferie condividere di nuovo con tutti i regolamenti aziendali in merito: è previsto un periodo di chiusura? La mole di lavoro si riduce e quindi è necessario meno personale presente? Fare in modo che queste informazioni siano chiare a tutti, renderà più semplice la pianificazione delle assenze.
Pianifica
Calcola i giusti tempi per ricevere le richieste di tutti i collaboratori, incrociarle con le esigenze del business e far avere a tutti una risposta in merito in tempi ragionevoli (è davvero terribile voler organizzare un viaggio, ma non sapere fino all’ultimo se si avranno le ferie nel periodo prescelto). Per questa ragione devi fare in modo che tutte le richieste ti arrivino con il giusto anticipo: fissa una data oltre la quale le ferie non saranno più accettate, o, se non vuoi essere così rigido, fai presente che “chi prima arriva, meglio alloggia”.
Innova
Richieste cartacee, calendari appesi alla bacheca aziendale, piani ferie fatti a colpi di matita, gomme ed evidenziatori… si tratta di una gestione piuttosto anacronistica, che sicuramente non vi aiuta ad evitare errori e sprechi di tempo nella pianificazione delle ferie. Per fortuna la tecnologia viene in tuo soccorso: i software per la gestione di ferie ed assenze ottimizzano il processo di richiesta, consentendo a ciascun collaboratore di accedere ad un’area self-service da cui inviare la richiesta. I responsabili ricevono una notifica e possono approvare o meno con pochi click, dopo aver consultato il calendario aziendale online per verificare se vi siano già assenze nello stesso periodo.
