Scegliere un gestionale HR: le sei domande da fare.
Il mercato dei software HR è affollato e ricco e, se non l’hai studiato per un certo periodo, noterai un grande numero di novità e cambiamenti per ciò che viene offerto e come.
Quindi cosa dovresti sapere degli ultimi sviluppi tecnologici e quali sono le domande da fare per assicurarti che il sistema di gestione risorse umane scelto fornisca ciò che ti serve senza richiedere un investimento eccessivo?
- Qual è la piattaforma tecnologica?
L’avvento del Cloud ha rivoluzionato le modalità in cui i programmi HR vengono forniti; il SaaS consente ai fornitori di costruire soluzioni online, nel Cloud appunto, che hanno il vantaggio di consentire un risparmio in termini economici e di tempo di implementazione. Non è più necessario infatti acquistare hardware e software aggiuntivi, pagare licenze costose e coinvolgere il dipartimento IT interno. Tutto ciò che serve affinché il sistema funzioni in sicurezza e con efficienza, può essere gestito da remoto dal fornitore.
Tuttavia, è importante sottolineare che molti prodotti descritti come soluzioni Cloud, sono in realtà sistemi antiquati, svecchiati ed ospitati su server del fornitore. Il progresso reale è dato dall’utilizzo di sistemi multi-tenant. Il modo più semplice per spiegare di cosa si tratta è un esempio: un sistema multi-tenant è come un condominio, in cui ciascuno gestisce come vuole gli spazi interni del proprio appartamento, ma condivide l’infrastruttura e molti servizi con gli altri (scale, impianto idrico, elettrico, portineria…). Per questa ragione le soluzioni multi-tenant consentono un risparmio significativo perché tutti i clienti condividono alcuni costi ed i fornitori possono concentrare i loro sforzi per sviluppare e fornire nuove funzionalità a tutti. Ciascuno beneficia di aggiornamenti regolari e nuove caratteristiche che vengono aggiunte al sistema.
I fornitori non sono sempre chiari su questo aspetto, per questa ragione se state cercando un nuovo sistema, assicuratevi di comprendere a fondo le caratteristiche di ciò che state acquistando.
- Posso utilizzarlo da qualunque device?
Al giorno d’oggi qualunque professionista si aspetta di connettersi ai sistemi che utilizza per lavorare con la stessa facilità con cui guarda un film dal proprio pc, tablet o smartphone personale. Sembra una richiesta ovvia, ma la realtà è che molti software HR ancora non sono stati adattati per essere accessibili da qualunque dispositivo, indipendentemente da misura e forma. Se per esempio, i tuoi dipendenti sono abituati ad accedere al gestionale per aggiornare i loro dati, assicurati che il prodotto scelto sia accessibile da tutti i device che utilizzano.
- Quali sono i termini del contratto?
In un passato per niente lontano, erano comuni contratti multi-annuali, molto difficili e costosi da annullare. Nel mercato odierno, significativamente più flessibile, contratti lunghi e licenze costose non hanno più ragione d’esistere. Poiché le esigenze di aziende e dipendenti cambiano in fretta, così come le tecnologie a disposizione, è opportuno scegliere un fornitore che offra un contratto breve e non vincolante. Non solo perché potrai cambiare quando vorrai, ma anche perché in questo modo il fornitore sarà stimolato a darti sempre il meglio.
- Quanto ci costerà il sistema nei prossimi 2,3 e 5 anni?
Costi di setup e di sottoscrizione, così come il contratto, devono essere trasparenti. Se non è immediatamente chiaro quanto vi costerà un sistema, dovete porre alcune domande per eliminare dubbi e brutte sorprese: sono previsti costi extra oltre un determinato numero di utenti o per il caricamento di documenti? Gli aggiornamenti sono gratuiti? L’avviamento iniziale ed il supporto sono inclusi nel canone? Quanto costano formazione ed avviamento?
Assicurati di non pagare per funzionalità che non utilizzi al momento. Non dovrebbe essere difficile trovare un fornitore che vi faccia pagare un canone mensile modificabile in base alle vostre esigenze (numero di dipendenti, moduli in uso…).
- Come avvengono gli aggiornamenti?
Senza dubbio gli aggiornamenti dovrebbero essere programmati per il weekend, in modo da non avere interruzioni nel lavoro e ripartire il lunedì con tutte le novità pronte all’uso.
Ma non tutti i fornitori hanno adottato questa organizzazione. Se è previsto un periodo di sospensione del servizio per installare e configurare una nuova funzione, che impatto avrà sulle vostre attività HR quotidiane? E ancora, installare un aggiornamento significa perdere tutte le configurazioni fatte in precedenza e ripartire da zero?
- Il sistema fa ciò che ci serve ora e crescerà con l’azienda?
Certo, il software HR scelto deve soddisfare le vostre esigenze attuali, ma è fondamentale che sia costruito su una tecnologia abbastanza agile per assecondare le vostre necessità future. Sarà semplice aggiungere nuovi utenti, modificare i riporti gerarchici, inserire nuovi processi, gestire sedi estere e tutti gli altri scenari che la tua impresa potrebbe trovarsi a fronteggiare nei prossimi anni?
Avere risposte chiare a queste semplici domande, vi aiuterà a scegliere il software HR più adatto a voi.
