SOW - Statement of work
Per questo approfondimento si ringrazia ProcOut e Piero Mignardi
Il termine anglosassone Statement of Work (SoW) (letteralmente Dichiarazione di Lavoro) viene frequentemente impiegato nel campo della gestione di progetto (Project Management). Corrisponde concettualmente all’equivalente italiano Stato Avanzamento Lavori (SAL).
Si tratta di un documento che definisce i dettagli specifici del progetto e delle attività di cui esso è composto, i risultati finali attesi dal committente e i tempi per i quali un fornitore si è impegnato a consegnare il prodotto o servizio, oggetto del contratto, al cliente finale e normalmente ha valenza contrattuale.
Il SoW in genere include anche i requisiti tecnici dettagliati oltre alle fasi del progetto e ai prezzi di ogni singola fase, con i termini e le condizioni normative e di governance standard del contratto. Normalmente è una importante parte integrante del contratto se non già richiesto dal committente in fase di Richiesta di Offerta RdO (in inglese Request for Proposal - RFP) come capitolato di appalto della fornitura del prodotto/servizio oggetto del progetto da contrattualizzare.
Questo documento contrattuale è anche molto utile per la riduzione dei rischi del progetto, per trattare in modo strutturato tutti gli aspetti complessi, e per definire anche i termini economici e finanziari del progetto.
Un documento contrattuale che definisce il SoW (o il SAL) normalmente è composto dalle seguenti informazioni:
- Scopo: Finalità del progetto complessivo (valido sia per beni materiali che per servizi) e le motivazioni per cui il progetto viene realizzato.
- Descrizione delle attività: questo descrive sia il lavoro che deve essere eseguito che i materiali e componenti che devono essere utilizzati e le eventuali caratteristiche tecniche, prestazionali e di qualità che il committente ha richiesto nel contratto.
- Luogo di lavoro: Questo descrive il luogo dove il lavoro deve essere eseguito, compreso anche dove le persone si incontreranno per eseguire le attività.
- Periodo e durata di esecuzione: è il tempo previsto e consentito per il completamento del progetto e comprende la data di partenza e quella di conclusione delle attività, il numero di ore che può essere fatturato a settimane o mesi o al termine di ogni fase prevista dal contratto.
- Pianificazione prevista (Deliverables planning): Diagramma di Gantt delle attività previste e delle relative consegne parziali aventi valenza contrattuale.
- Standard applicabili: Questo descrive qualsiasi norma tecnica di settore specifica che deve essere rispettata nella realizzazione delle varie fasi del contratto.
- Criteri di Accettazione: Specifica come l'acquirente o il destinatario del progetto determinerà se il prodotto o servizio è accettabile, di solito con criteri oggettivi previsti da un apposito piano di collaudo comprensivo dei test di accettazione della fornitura.
- Acquisiti speciali: Queste clausole specificano eventuali fabbisogni di manodopera specializzata, ad esempio diplomi o certificazioni per il personale, requisiti tecnici delle attrezzature previste e comunque qualsiasi altra clausola contrattuale che non rientra nelle specifiche tecniche del contratto.
Per i contratti del settore pubblico negli Stati Uniti, l'uso dei documenti SoW rimane molto ampio, anche se le “dichiarazioni di obiettivi” (Statements of Objectives - SoOs) e le “dichiarazioni di prestazioni di lavoro” (Performance Work Statements PWSs) sono diventate documenti più utilizzati grazie alla loro enfasi su concetti basati sulle prestazioni, come i risultati di servizio desiderati e come gli standard di prestazione.
La SoW dovrebbe essere direttamente collegata agli elementi da fornire indicati nel modulo CDRL (Contract Data Requirements List). Questo viene fatto con ogni voce del CDRL in riferimento al paragrafo SoW che produce o utilizza l'oggetto.
Le guide MIL-STD-881 e MIL-HDBK-245 definiscono anche le Work Breakdown Structure (WBS) che fanno parte dello sviluppo del SoW. Una WBS, nel mondo della gestione dei progetti (“Project Management” PM) e in ingegneria dei sistemi, è un risultato finale di una scomposizione “delivery-oriented” cioè una “scomposizione legata al risultato atteso” di un progetto in componenti più piccoli, semplici e quindi più facilmente gestibili.
Una “struttura di suddivisione del lavoro” (WBS) è un elemento chiave del progetto che consente l’organizzazione del team di lavoro in sezioni. Il testo classico del PM ossia il “Project Management Body of Knowledge” (PMBoK 5) definisce la struttura di suddivisione del lavoro come "A hierarchical decomposition of the total scope of work to be carried out by the project team to accomplish the project objectives and create the required deliverables” ossia una scomposizione gerarchica del lavoro complessivo che deve essere svolto dal team di progetto per realizzare gli obiettivi del progetto e raggiungere i risultati richiesti.
Un elemento di struttura di suddivisione del lavoro (WBS) può essere un prodotto di dati, di servizi, o una loro combinazione. Una WBS fornisce anche il quadro necessario per dettagliata stima dei costi e per il controllo di gestione oltre a fornire una guida per programmare lo sviluppo delle attività.
