Onboarding e software Cloud HR: come mantenere la normalità durante COVID-19
Non c’è mai stato momento migliore per utilizzare un software Cloud HR per facilitare l’ingresso in azienda di un nuovo assunto (oggi noto anche come “onboarding”), come negli ultimi sei mesi. Il COVID-19 ha costretto molte persone a lavorare da casa a tempo pieno. Un sondaggio via webinar di Cezanne HR ha rilevato che il 65% degli intervistati ha assunto nuovo personale mentre lavorava da remoto.[i] Questo fa sorgere una domanda: come facciamo a integrare bene qualcuno potendo fare affidamento esclusivamente sui canali online?
L'onboarding rappresenta l'esperienza di un dipendente della nostra organizzazione dal momento in cui gli viene fatta un'offerta di lavoro fino a quando non si insedia in azienda e diventa parte del più ampio piano di inserimento dei dipendenti. L’onboarding può anche essere influenzato dalla percezione del brand aziendale da parte di un nuovo dipendente prima ancora che si candidi per un ruolo, dalla sua esperienza del processo di selezione e da qualsiasi altra interazione che potrebbe avere con la nostra azienda: tutto contribuisce alla relazione tra dipendente e datore di lavoro.
Software HR come strumento di comunicazione
Nella fase di pre-onboarding (tra l'offerta di lavoro e la data di inizio), il software delle risorse umane può essere utilizzato per comunicare con i nuovi assunti inviando messaggi di benvenuto tramite e-mail, ospitando portali online di "introduzione al business" e inviando e archiviando importanti documenti preliminari (con firme elettroniche se richiesto). Tutte queste opportunità di interagire con un nuovo dipendente sono relativamente facili da configurare in un buon sistema di gestione delle risorse umane e possono quindi essere replicate e modificate secondo necessità, ma la facilità di configurazione non sminuisce l'impatto profondo che questa comunicazione può avere sul nuovo assunto, dimostrando che stiamo investendo nel suo accoglimento e che la nostra attività è organizzata ed efficiente.
Il rapporto di Cezanne HR: "The Psychology of Onboarding: Optimizing the new-starter experience in the digital age" include i risultati di un interessante sondaggio di marzo 2020 che rivelano come il 18% degli intervistati non aveva ricevuto alcuna comunicazione dal proprio datore di lavoro tra la ricezione della propria offerta e primo giorno di lavoro.
I risultati dell'indagine misurano come il livello di contatto del datore di lavoro abbia aumentato o diminuito (o nessuno dei due) l'entusiasmo di un dipendente per il suo nuovo ruolo e dimostrano che molte aziende non colgono questa opportunità. Il 64% dei dipendenti che è stato contattato dal proprio datore di lavoro ha mostrato un aumento dell'entusiasmo, il 4% ha affermato di aver diminuito il proprio entusiasmo e il 33% non ha espresso una opinione in merito. Per coloro che non hanno avuto notizie dal proprio datore di lavoro, il 35% ha affermato che l’entusiasmo è aumentato, il 5% che è diminuito e il 61% non ha fornito una risposta.
Quante di quelle persone che non avevano sentito il loro datore di lavoro o non avevano espresso una opinione avrebbero potuto aumentare il proprio entusiasmo con uno sforzo relativamente piccolo tramite un efficace software HR? In un mondo di lavoro a distanza, in cui le persone tendono già a sentirsi isolate, è ancora più importante entrare in contatto con i nuovi assunti il più rapidamente possibile e nel modo più efficiente possibile.
Gestire processi e flussi di lavoro
Lavorare da casa aumenta inevitabilmente le comunicazioni via e-mail, spostando online anche semplici conversazioni tra colleghi che in passato si sarebbero svolte faccia a faccia. L'utilizzo di un sistema HR in cloud che consenta di gestire i processi di onboarding e mantenere traccia dei diversi passaggi può aiutare a rendere più strutturato l'approccio, migliorare l’archiviazione delle informazioni tramite la conservazione in un unico luogo sicuro e centralizzato di procedure, comunicazioni e documenti ed evitare la perdita di informazioni importanti che si rischia in un processo unicamente basato sullo scambio di e-mail.
Essere costretti a lavorare fuori dall'ufficio potrebbe dare alle risorse umane l'impulso necessario per rivisitare e analizzare le esperienze di onboarding dei neoassunti. Senza trovarsi faccia a faccia con i colleghi e con il nuovo assunto, le risorse umane devono garantire che tutte le persone coinvolte nel processo siano estremamente chiare sulle proprie responsabilità e devono quindi verificare che i relativi compiti siano stati adempiuti nei tempi assegnati. L'utilizzo sistematico della funzionalità di check-list di uno dei principali sistemi software HR sul mercato è il modo ideale per farlo.
Il sondaggio di Cezanne HR ha mostrato che il 20% degli intervistati non aveva la propria attrezzatura (computer, telefono, scrivania, ecc.) pronta il primo giorno di lavoro. Questo ha il doppio effetto devastante di lasciare una cattiva prima impressione e perdere tempo produttivo del nuovo dipendente. Se qualcuno lavora da remoto, non può semplicemente recarsi dall’IT il primo giorno e richiedere un laptop: la consegna deve essere organizzata per loro con un certo anticipo. L'utilizzo delle check-list in un software HR è uno dei modi migliori per assegnare questo compito alla persona/dipartimento giusto e per le risorse umane tenere traccia che sia stato fatto.
Le funzionalità di check-list sono anche utili anche in fase di pre-assunzione e dopo il primo giorno di lavoro di una persona. Ad esempio, le attività di conformità, sia i requisiti generali che i nuovi requisiti relativi a COVID-19, possono essere facilmente monitorati se le risorse umane hanno modo di fare riferimento semplicemente a una lista di controllo di ciò che è stato completato e non è stato completato. Inoltre, in questo modo è possibile monitorare tutte le attività che la tua azienda ha organizzato per aiutare un dipendente a insediarsi e ad essere operativo nel nuovo ruolo sin dal primo giorno.
Assenza di onboarding e basso livello di coinvolgimento
Se in passato l'assenza di un processo formale di inserimento dei nuovi assunti era mitigabile dalla costruzione di relazioni faccia a faccia, oggi il lavoro da remoto ha eliminato questa “stampella”.
Il sondaggio di Cezanne HR ha mostrato una correlazione diretta tra pratiche di onboarding blande e persone che impiegano più tempo per sentire di aver preso la decisione giusta cambiando lavoro. Le persone che non avevano un programma di eventi di benvenuto hanno impiegato più tempo per sentirsi sicuri della loro decisione rispetto alla media di tutti gli intervistati. Allo stesso modo, le persone che non avevano l'attrezzatura pronta per loro il primo giorno di lavoro hanno impiegato più tempo a concludere di aver fatto la scelta giusta. 
Senza dubbio, molto del lavoro delle risorse umane, che prima era più personalizzato per ogni situazione o faccia a faccia, è stato condotto, a causa del COVID-19 e del conseguente aumento del lavoro da remoto, interamente online attraverso software in cloud. Per l'onboarding, il passaggio a processi più organizzati e formalizzati, formulati con una profonda comprensione del ruolo e che punti sin dal primo giorno ad un maggior coinvolgimento e fidelizzazione, è probabile che rafforzi la lealtà dei dipendenti. Un migliore utilizzo di avanzati sistemi HR offre inoltre alle risorse umane l'opportunità di monitorare il successo delle loro attività di inserimento di nuovi assunti e di individuare dove il loro approccio potrebbe essere migliorato.
[i] 333 intervistati, sondaggio webinar | The Psychology of Onboarding: 5 approfondimenti per aiutare le risorse umane a migliorare la loro nuova esperienza di avviamento, 28 maggio 2020
