Onboarding e retention dei dipendenti: strategie e strumenti

• Il 63% dei neo-assunti in azienda, sceglie di rinunciare al posto di lavoro ancor prima di iniziare
• Ogni anno 1 dipendente su 5 cambia azienda
• L’inserimento di un nuovo assunto avviene attraverso processi non digitalizzati nell’87% delle aziende
• Il 4,1% dei neo-assunti abbandona il nuovo posto di lavoro nei primi sei mesi
• Il 37% dei dipendenti cambia opinione sull’organizzazione in cui lavora già dopo il primo giorno

Il quadro sembra disarmante, sintomo inequivocabile di una grave disattenzione verso un momento fondamentale della vita aziendale: l’onboarding di un nuovo dipendente; più in generale è la cura per tutto il percorso in azienda di un collaboratore ad avere bisogno di maggiore attenzione.

Fortunatamente, diversi direttori HR (48%) dichiarano di avere tra le priorità per il 2019 un maggiore investimento nella gestione dei dipendenti e del loro Onboarding.

Perché è così importante dedicare la giusta cura ai primi mesi di un collaboratore all’interno dell’organizzazione?

Prima di tutto perché i processi di selezione sono costosi: far sì che, una volta scelto un candidato, l’assunzione vada a buon fine, è fondamentale per avere un rapido ritorno sull’investimento in pratiche di recruiting e per far sì che la persona selezionata si inserisca rapidamente nel team, comprenda ed impari a svolgere le proprie attività e si senta coinvolto nei risultati di business.

Avere dipendenti motivati e coinvolti aumenta significativamente i livelli di retention, riducendo il turnover (e quindi gli sprechi di risorse economiche e di tempo) ed assicurandoci di avere all’interno del team i migliori talenti presenti sul mercato del lavoro. Ecco perché alle attività di Onboarding si affiancano quelle che possiamo definire di Inboarding. Si tratta di avere un focus costante sui propri collaboratori, non solo quando si tratta di riprenderli per un obiettivo mancato, fornendo il proprio supporto e gli strumenti a loro necessari in ogni fase della loro vita in azienda. Una vicinanza ed un sostegno che diventano ancor più imprescindibili quando si ha a che fare con dipendenti che sono stati a lungo assenti dal posto di lavoro (malattia, maternità…) o che stanno per spostarsi su un nuovo ruolo e, magari, una nuova sede. Queste figure vanno aiutate nel sentirsi di nuovo parte di un team, nel comprendere le dinamiche e le procedure che potrebbero essere cambiate e nell’avere strumenti e preparazione necessari per affrontare al massimo il nuovo ruolo.

Formazione e carriera

Quanto detto prima dimostra come Onboarding ed Inboarding non possano funzionare se non affiancati ad una pianificazione attenta delle attività formative previste.

Quali competenze saranno necessarie in futuro per mantenersi competitivi?
Quali skill dovrà acquisire un collaboratore per riuscire nella nuova posizione offertagli?
Quali conoscenze hanno una frequente esigenza di aggiornamento per mantenersi al passo con un tessuto imprenditoriale che cambia?

Non sono solo le figure junior ad avere bisogno di essere formate, ma anche dipendenti senior e management se gli viene richiesto di essere responsabili di nuove attività.

Offrire delle opportunità formative poi, è sintomatico dell’importanza attribuita alla crescita dei dipendenti. Crescere in competenza significa aumentare le proprie possibilità di carriera ed avere costanti nuovi stimoli, professionali e salariali.

Stress e produttività

Essere stressati ed in ansia rende complicato mantenersi produttivi ed efficienti. Non potrete eliminare totalmente le preoccupazioni e lo spaesamento di un collaboratore al suo primo giorno di lavoro, ma potrete ridurli.

Intanto pensate a quanto una persona si senta smarrita in un nuovo ambiente, che sia un neo-assunto o un cambio di ruolo, in cui non conosce i colleghi, le abitudini, le policy… cercate di esserci il primo giorno, per presentarlo al team, mostrargli gli ambienti di lavoro, gli strumenti a sua disposizione e le persone cui fare riferimento.

Si tratta di piccole accortezze che possono fare davvero la differenza: un collaboratore che fin da subito si senta coinvolto, sarà motivato a dare il massimo, inserirsi rapidamente e dimostrare la propria validità raggiungendo gli obiettivi prefissati.

Pianificazione

È chiaro, come, di fronte a tutte queste cose di cui occuparsi, non si possa improvvisare, ma si debbano avere in azienda piani di Onboarding ben strutturati e chiari, che rammentino a tutti gli attori coinvolti tempistiche, attività da svolgere e scadenze, strumenti necessari, ruoli, scopi, formazione… L’inserimento o il re-inserimento nell’organizzazione non possono certo essere uguali per tutti, è anzi bene adattarli alle esigenze individuali, ma avere ben chiari alcuni punti fondamentali del processo vi aiuterà a non commettere errori.

Responsabilità

Abbiamo detto che l’onboarding è un’azione corale, che coinvolge molte persone in azienda, dai colleghi ai manager, dalle HR al dipartimento IT, ciascuna con compiti ed obiettivi differenti. Ma come in ogni processo, è opportuno individuare un responsabile che si faccia carico della verifica dell’andamento delle attività.

Accade che l’introduzione al lavoro di un nuovo arrivato sia vissuta da chi se ne deve occupare come una scocciatura che gli fa solo perdere tempo, distogliendolo dai suoi compiti principali; o ancora che, per quanto impeccabile nel suo lavoro, non abbia le doti relazionali per mettere a proprio agio il nuovo dipendente, che di conseguenza, si sentirà inadeguato ed un peso. Presta molta attenzione ad evitare che ciò accada, formando bene ognuno sulle proprie responsabilità ed i propri compiti.

Strumenti e tecnologia

Di tutti gli aspetti considerati quando si parla di inserimento di un neo-assunto e coinvolgimento dei dipendenti, il fattore umano rimane senza dubbio uno dei più importanti; empatia, supporto, attenzione, tutti elementi che solo una relazione tra persone può trasmettere. Ma per dedicarsi al meglio agli aspetti relazionali della gestione risorse umane, vi sono attività e compiti che possono, ed anzi è bene, delegare alla tecnologia, riducendo errori e dimenticanze. Si tratta di un alleato importantissimo per le HR, che negli ultimi anni ha avuto delle innovazioni incredibili, diventando un vero e proprio elemento di efficienza.

Vediamo nel dettaglio cosa può offrire un software per la gestione dell’Onboarding e dei processi aziendali.

Portali di benvenuto

Abbiamo ripetuto più volte quanto sia importante il momento immediatamente seguente all’assunzione per costruire un rapporto di fiducia con il dipendente ed assicurarsi che non abbandoni l’azienda; Per farlo è necessario metterlo a proprio agio, consentendogli di avvicinarsi rapidamente ai colleghi ed alle dinamiche di team, oltre a fornirgli tutte le informazioni e gli strumenti per partire con il piede giusto.

I portali di benvenuto presenti nel software per la gestione dell’onboarding sono un valido strumento per agevolare l’inserimento. Si tratta di uno spazio online impostato in funzione delle esigenze del nuovo arrivato, in cui raccogliere le informazioni che gli saranno più utili, dalle policy ai referenti aziendali, passando per i membri del team ed i documenti utili.

Gestione attività

Quante persone sono coinvolte in un processo di Onboarding ben strutturato?

Il manager di dipartimento, il responsabile di team, le risorse umane, l’IT per le dotazioni, l’amministrazione… Ciascuno ha dei compiti da portare a termine e ciascuno ha necessità di sapere cosa sia già stato fatto e cosa no. Tenere sotto controllo tutte queste attività, le scadenze e le persone coinvolte, è difficile nell’oceano di altri compiti che ricadono sulle nostre spalle ogni giorno.

Un software HR ti consente di gestire i processi aziendali attraverso un sistema di alert e notifiche che solleciti tutte le persone coinvolte sulle attività da portare a termine e le tempistiche.

Check-list

Oltre ad alert e notifiche, i software di gestione dei processi HR consentono di creare delle liste di controllo dei compiti da portare a termine. In cui indicare le persone coinvolte, i responsabili, le scedenze da rispettare, sollecitando chi sia in ritardo sullo svolgimento di un’attività.

Una volta creato un template in cui inserire le attività solitamente legate ad un determinato processo, sarà semplice e meno oneroso apportare quelle piccole modifiche necessarie per adattarlo alla situazione specifica.

Integrazione

I processi di gestione risorse umane, dal recruiting alla valutazione delle performance, non sono a compartimenti stagni, ma sempre collegati tra loro e con conseguenze l’uno sull’altro. Per questo anche le tecnologie HR utilizzate non possono essere separate, ma devono consentire un passaggio di informazioni agile anche tra sistemi diversi. Le funzionalità di gestione onboarding devono lavorare di pari passo con gli altri moduli della soluzione di gestione HR: i dati raccolti nelle prime fasi dell’inserimento all’interno del welcome portal, passeranno in automatico all’interno del profilo del dipendente dove vengono gestite gerarchie di riporto, workflow autorizzativi e sistema di notifiche validi per tutte le funzionalità del sistema.

Evitare di avere dati duplicati da gestire significa ridurre gli sprechi di tempo, gli errori e la presenza di dati non aggiornati.

Se vuoi saperne di più sull’aiuto che la tecnologia può darti nella gestione dei processi aziendali, richiedi una demo di prodotto personale e gratuita.

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Questo articolo è stato scritto da Martina Tattini, Responsabile Marketing di Cezanne HR Italia.
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