La migliore check-list per scegliere un nuovo software HR
Grazie al Cloud, ci sono più sistemi HR sul mercato oggi che mai prima d’ora. I fornitori di software per le risorse umane sono molti: nuove start up, nomi noti che si sono uniti o sono stati acquisiti e altri fornitori che stanno cercando il modo migliore per sviluppare le loro soluzioni Cloud a prova di futuro.
Questa frammentazione del mercato può rendere la selezione di un sistema HR estremamente complicata.
Pertanto, vogliamo dare alcuni suggerimenti e una check-list che vi aiuteranno durante il processo di software selection.
Tenere i costi sotto controllo
Per la maggior parte di noi, il primo passo durante qualsiasi processo di selezione di un software è identificare la corrispondenza ottimale tra funzionalità del sistema che cerchiamo e budget di spesa a disposizione. Come è inutile selezionare un sistema HR che non soddisfi i requisiti essenziali, allo stesso modo è inutile presentare un budget di spesa per un'attività che non verrà mai approvata. Oltre ad essere una perdita di tempo, è anche molto frustrante!
I fornitori di sistemi per le risorse umane hanno modelli di pricing piuttosto diversi, quindi è importante porsi le domande giuste onde evitare brutte sorprese.
Esaminare i termini contrattuali
La pianificazione è fondamentale quando si vuole implementare un nuovo software in azienda e questa include anche essere preparati per eventuali futuri cambiamenti.
Che tu sia pronto per un impegno contrattuale molto lungo o che tu ne preferisca uno più limitato nel tempo, è importante conoscere le condizioni e i termini contrattuali della fornitura e le politiche di cancellazione, quanto questi termini sono flessibili nel caso le tue esigenze o priorità dovessero cambiare.
Sicurezza dei dati e conformità al GDPR
Come professionista delle risorse umane, sai quanto sia importante la sicurezza dei dati aziendali.
Essendo il custode dei dati personali dei dipendenti, è tua responsabilità proteggerli e gestirli in modo conforme al GDPR e ai requisiti, sia legali sia specifici per la tua organizzazione. È raro trovare un fornitore di software HR che non tratti la sicurezza dei dati personali seriamente. Tuttavia, è tuo dovere controllare attentamente e accertarti che il sistema HR ti aiuterà e supporterà nelle procedure di conformità al GDPR.
Segui la regola 80:20
Il software HR dovrebbe essere già fornito delle funzionalità HR essenziali, come ad esempio ruoli di sicurezza, workflow autorizzativi, notifiche, strumenti di caricamento e reportistica dei dati, già preconfigurate nel sistema.
Il sistema HR ideale dovrebbe avere l'80% delle principali funzionalità di cui hai bisogno già pronte per essere utilizzate in modo che tu possa iniziare rapidamente.
L'altro 20%, che consente di adattare il sistema al modo in cui lavori, lo puoi invece ottenere anche gradualmente attraverso la configurazione.
Adattarsi al tuo modo di lavorare
Il software per le risorse umane è estremamente vantaggioso, non per interrompere quello che fai già, ma per supportare e ottimizzare il modo in cui tu e la tua organizzazione lavorate. È fondamentale sapere quanta autonomia nella configurazione del sistema puoi avere, senza fare affidamento sul fatto che il tuo fornitore lo faccia per te.
Così come la tua organizzazione e i processi delle risorse umane possono trasformarsi nel tempo, così dovrebbe poterlo fare anche il tuo software HR. Dovrebbe avere la capacità di adattarsi ai tuoi cambiamenti e tenere il passo con l’evoluzione tecnologica.
Guardare sotto il cofano
Oggi i fornitori di software per le risorse umane sono «Cloud hosted» o «Cloud native». I primi sono il risultato di vecchi sistemi esistenti ospitati in un ambiente Cloud, i secondi, invece, sono stati sviluppati più di recente direttamente in ambiente Cloud – spesso multi-tenant - e hanno molti vantaggi in termini di agilità ed efficienza nella gestione dei costi potendo sfruttare appieno le più moderne infrastrutture cloud.
La parola chiave da ricordare qui è "multi-tenant". Significa che un sistema può ospitare più clienti in un’unica piattaforma, applicando le medesime regole di controllo e quindi senza mettere in pericolo la sicurezza e la privacy dei clienti.
Pensa al fornitore come al proprietario di un condominio (il software HR), con ogni appartamento affittato ad inquilini (clienti).
All'interno di ogni appartamento sono erogati i servizi di base (funzionalità di base) e ogni locatario può decorare e riorganizzare i mobili in base al proprio gusto e comodità (dati e configurazione proprie).
Ogni inquilino ha il controllo su ciò che accade nel suo spazio (conformità di sicurezza dei dati). Il proprietario mantiene per sé la manutenzione dell'edificio nel suo complesso e – nei termini contrattuali - gestisce la manutenzione e il programma di miglioramenti, come l’adattamento ad un nuovo sistema di sicurezza, l’aggiornamento delle caldaie o aggiunta di una terrazza sul tetto (manutenzione e sviluppo).
Tutti gli inquilini possono quindi beneficiare di questi miglioramenti e modifiche nello stesso momento, mantenendo in sicurezza e sotto controllo ciò che accade all’interno dell’appartamento.
Fare il passo successivo
Una volta che sei soddisfatto e hai trovato due o tre sistemi HR adatti alla tua azienda ed alla sua crescita ad un prezzo ragionevole per la tua organizzazione, il passo successivo è generalmente organizzare una presentazione/dimostrazione.
La maggior parte dei sistemi per la gestione delle risorse umane copre i principali processi HR, ma dovresti dotarti in anticipo di un elenco di funzionalità e caratteristiche chiave.
Ad esempio, potrebbe essere necessario un modulo di on boarding o performance integrati al software HR di base; potresti avere bisogno di supportare i processi di approvazione in più fasi di permessi o ferie, oppure il sistema dovrebbe essere in grado di riflettere le differenze di diversi paesi, i problemi di conformità o legali.
Non abbiate paura di condividere, anche in anticipo, con il fornitore cosa volete approfondire durante la demo. Vi darà meglio l’idea di quanto sia flessibile il sistema di gestione delle risorse umane e, se il consulente non è in grado di configurare il sistema per adattarlo a quanto richiesto, è probabile che non sarà facile neanche per te.
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