Scegliere un gestionale risorse umane: le domande essenziali

Cezanne HR

Scegliere un gestionale risorse umane: le domande essenziali

Sentite l’esigenza di gestire i dati HR in maniera più strutturata ed efficiente? Vi accorgete che alcuni processi attualmente in uso fanno perdere troppo tempo a manager e dipendenti? L’avvicinarsi dell’estate è un buon momento per chi si occupa di risorse umane per guardarsi attorno alla ricerca di un software di gestione risorse umane: le ferie saranno già state pianificate, il lavoro rallenta un po’ e probabilmente avrete un attimo di respiro per dedicarvi alla software selection senza l’ansia delle incombenze quotidiane che vi soffoca.

Per rendere il processo ancor più efficiente, è bene arrivarci preparati: riflettete attentamente sulla vostra organizzazione aziendale per comprendere quali sono gli aspetti su cui intervenire immediatamente per strutturarli al meglio grazie all’uso di un sistema, quali procedure debbano essere rispecchiate sul software esattamente come sono oggi e quali invece possano essere modificate. Vi sono poi alcune domande da porre a tutti i fornitori, qualunque tipo di organizzazione sia la vostra, perché riguardano la tecnologia scelta, alcuni aspetti di sicurezza imprescindibili ed altre caratteristiche su cui qualunque fornitore deve dimostrare la massima trasparenza.

Abbiamo preparato un elenco di domande che potrebbe essere la base di partenza per confrontare le diverse soluzioni cui vi troverete davanti nella scelta di un software HR.

Trasparenza sui costi

Per la maggior parte di noi il primo passo nella selezione di un software HR è identificare l’equilibrio ottimale tra funzionalità di sistema e budget; scegliere un sistema i cui costi superano il budget approvato dall’azienda, può essere davvero frustrante, oltre che un inutile spreco di tempo.

I fornitori di sistemi HR hanno dei modelli di prezzo molto differenti tra loro: canone di sistema, costi di licenza, avviamento, supporto… È importante fare le giuste domande per non avere brutte sorprese in futuro.

Licenza/Canone

Quali sono i costi di canone e/o licenza?
Su cosa si basano? Numero di utenti, moduli, dipendenti…
In che modo devono essere corrisposti? Annualmente, mensilmente, in anticipo…
I costi sono fissi o possono cambiare? Es: se diminuisce il mio numero di dipendenti o voglio eliminare un modulo che non utilizzo, si riduce anche il canone?
Qual è il tempo minimo di sottoscrizione? Quale il preavviso per la cancellazione?
C’è un tetto massimo di dati caricabili a sistema? Se sì, quali sono i costi in caso di sforamento?

Setup/Implementazione

Quali servizi di avviamento sono previsti nel canone o nella licenza?
Quali sono i costi tipici di implementazione per un’azienda come la nostra? Cosa includono?
Quanto tempo prevedete sia richiesto per l’avviamento?
Vi occupate del caricamento dei dati?

Formazione

Che tipo di formazione all’uso del sistema ci verrà fornita?
Chi parteciperà a questa formazione? (HR, manager, responsabili…)
Quali costi ha la formazione?
La formazione viene fornita online, presso i nostri uffici o presso la vostra sede?

Supporto

Il supporto è incluso nel canone/licenza o ha dei costi extra?
Come funziona?
Esiste un portale di supporto online?
Il team di supporto parla la mia lingua? In che orari lo trovo disponibile?
Avete uno SLA (Standard Service Level Agreement)?

Mantenimento ed aggiornamento

Quali servizi di mantenimento ed aggiornamento fornite come parte del canone o dei costi di licenza?
Gli aggiornamenti dei moduli acquistati vengono erogati in automatico? A che costo?
In che modo vengono gestiti gli aggiornamenti?

Chiarezza contrattuale

Così come per i costi, anche per i contratti ed i termini di disdetta vi accorgerete che ciascun fornitore ha degli standard differenti. Sottoscrivere un contratto che dura più anni potrebbe non essere un problema per voi. Ma se invece voleste avere la libertà di cambiare fornitore di fronte a nuove esigenze, è importante assicurarsi che il fornitore scelto abbia l’approccio che funziona per voi.

Qual è il periodo minimo di contratto?
Con quanto anticipo devo notificare la disdetta?
Come mi vengono restituiti i dati se disdico? Ha un costo?
Per quanto tempo vengono conservati i dati dopo la disdetta? (Questa è un’informazione molto importante per la compliance al GDPR.)

Sicurezza dei dati e GDPR

Chiunque si occupi di risorse umane sa bene quanto sia importante la sicurezza dei dati; in quanto custodi delle informazioni sul personale, è responsabilità del team HR gestirle in modalità che siano compliant al GDPR ed alle policy aziendali. Ad oggi, praticamente tutti i fornitori di software HR hanno un occhio di riguardo per la sicurezza dei dati, ma è vostra responsabilità verificare ed assicurarvi che il sistema scelto vi aiuti nella compliance.

Sicurezza e compliance al GDPR

Il vostro software è compliant al GDPR?
Dove vengono conservati i dati ed il loro backup? Si trovano all’interno dell’Unione Europea?
Per quanto tempo vengono conservati i backup? I dati cancellati vengono eliminati in maniera permanente?
Chi è l’hosting dei miei dati?
Siete in possesso di una certificazione di sicurezza indipendente come per esempio l’ISO27001?
Vengono svolti regolarmente dei test di penetrazione indipendenti per verificare la validità delle misure di sicurezza adottate?
I dati sono criptati?
Possono impostare diversi ruoli di sicurezza in base per esempio al paese od ai dipartimenti aziendali, in modo da controllare quali dati ognuno possa vedere/modificare?
Posso utilizzare il Single Sign-on o la doppia autenticazione?
Che policy per le password posso impostare?

Compliance GDPR interna

Possono fornire un accesso self-service sicuro, così che i dipendenti possano visualizzare ed aggiornare le loro informazioni personali?
I cambiamenti possono essere inoltrati attraverso un workflow di approvazione ad uno o più approvatori?
Possono tracciare la ricezione e la visualizzazione dei documenti importanti tramite firma digitale?
Posso impostare delle policy di data retention per automatizzare cancellazione ed anonimizzazione dei dati in linea con i requisiti del GDPR e le diverse esigenze interne del business, o devo procedere ogni volta manualmente?
Posso impostare degli alert perché mandino delle notifiche automatiche quando è necessaria della formazione obbligatoria o vi sono delle attività che devono essere revisionate?
C’è un portale od uno spazio centralizzato in cui archiviare i documenti in modo che siano facilmente accessibili a chi ha i permessi per visualizzarli?

Seguire la regola del 80:20

I software HR devono venir forniti con le caratteristiche essenziali già a sistema. Se i sistemi di data upload non sono già previsti, o devono essere impostati altri aspetti di base come i ruoli di sicurezza, workflow e notifiche, potresti trovarti a perdere molto tempo e risorse. L’80% delle funzionalità necessarie dovrebbe essere già a sistema, mentre l’altro 20% dovrebbe essere impostabile tramite la configurazione.

Quali dati potete caricare per me? A che costo?
Quali ruoli di sicurezza sono già impostati?
Quali workflow di approvazione?
Quali notifiche?
Il sistema viene fornito con una reportistica di base, per esempio il Bradford Factor?

Adattabilità

Le organizzazioni non sono immobili, così come non lo saranno i processi HR. Quindi, accanto alla lista di funzionalità imprescindibili, è fondamentale scoprire anche quanto sia flessibile il sistema e quanto controllo potete avere su setup e configurazione. Se hai bisogno del fornitore per apportare dei cambiamenti, dovrai prevedere un budget da investire.

Posso creare, salvare e schedulare dei report affinché partano automaticamente?
Posso aggiungere i miei form personalizzati perché partano automaticamente?
Posso impostare dei ruoli di sicurezza adattati alle nostre esigenze?
È possibile rietichettare o aggiungere dei campi?
Posso creare e distribuire dei documenti per riaverli firmati digitalmente?
Possono modificare i workflow autorizzativi perché siano differenti in diversi paesi o dipartimenti?
Posso aggiungere nuovi paesi, lingue, divisioni e dipartimenti?
Se il canone o la licenza sono basati su un costo fisso, cosa succede se ho bisogno di aggiungere dei dipendenti?
Avete delle API?

Caratteristiche di sistema

Ad oggi, i software HR possono essere ospitati sul Cloud o nati sul Cloud; alcuni fornitori hanno migrato le soluzioni esistenti sul Cloud, altri ne hanno costruite di nuove che potessero sfruttare tutti i vantaggi in termini di agilità e riduzione dei costi delle più moderne infrastrutture Cloud.

Se vuoi essere tranquillo nella scelta della tecnologia maggiormente al passo con i tempi, devi porre tre semplici domande:

Il sistema è multi-tenant?
Gli aggiornamenti sono a disposizione automaticamente per tutti i clienti appena vengono rilasciati?
La piattaforma può scalare automaticamente in risposta alle esigenze di sistema?

Se la risposta dovesse essere no ad una di queste domande, è molto probabile che il fornitore stia utilizzando una piattaforma tecnologica datata. Questo non è necessariamente un problema nell’immediato, ma potrebbe influenzare i costi futuri.

Ad oggi molti sistemi HR vengono utilizzati anche da mobile, sia via app che desktop. Se l’applicativo scelto non dovesse funzionare agilmente su tablet o smartphone, ti troveresti vincolato ad utilizzarlo solo dal PC dell’ufficio, quando alcune funzionalità (es: richiesta ed approvazione ferie) potrebbero esserti utili anche da mobile.