Remote working: come gestire i dipendenti nel quotidiano?
Che lo smart working fosse o meno una modalità di lavoro utilizzata nella vostra azienda, ad oggi siete necessariamente obbligati ad avervi a che fare; per chi vi si relaziona per la prima volta è difficile farsi trovare preparati: manca l’organizzazione, gli strumenti giusti, le policy… Ed il tempo per organizzarsi non c’è, è necessario essere operativi subito se non si vogliono perdere business e produttività.
Vi sono degli aspetti nella scelta delle modalità di lavoro a distanza più adatte alla vostra realtà che non potete sottovalutare o rimandare: gli strumenti giusti sono tra questi. È fondamentale infatti utilizzare sistemi che semplificano il passaggio di informazioni tra colleghi ed il dialogo.
Ma quali caratteristiche devono avere questi strumenti?
Sicurezza e Cloud
Tutti i dati con cui lavorate devono essere gestiti nel rispetto delle normative in materia di dati sensibili, questo significa che, anche lavorando da casa, dovete essere certi che ciascun dipendente li mantenga al sicuro: no quindi a documenti cartacei, vietato passarsi file excel via mail e salvarli sul proprio computer. Questi modi di agire non rispettano le prescrizioni legate al GDPR.
“Ma noi salviamo tutto in Cloud, così i file sono al sicuro e sempre a disposizione di tutti, in modo da essere certi che tutti i dipendenti lavorino sulle stesse informazioni.” Ottimo, è la scelta migliore senza dubbio, ma sono comunque necessari alcuni approfondimenti: il GDPR prevede infatti che i dati personali siano conservati all’interno del territorio dell’Unione Europea. Per questa ragione dovete essere certi che il fornitore scelto utilizzi server ospitati in UE e non al di fuori.
Verificati i requisiti di sicurezza, è assolutamente vero che strumenti Cloud sono ad oggi l’unica scelta per chi voglia lavorare in modo innovativo ed agile, gli unici adatti al lavoro da remoto poiché come detto, permettono a tutti di avere accesso alle informazioni necessarie in tempo reale, ovunque siano, che utilizzino pc, tablet o smartphone.
Accesso e comunicazione
Strumenti HR innovativi consentono a tutti i membri del team di lavorare da casa avendo a disposizione tutti i dati necessari; ma anche qui torna in gioco la sicurezza delle informazioni. Bisogna infatti assicurarsi che il software sia accessibile, ma sicuro e che preveda quindi ruoli ed impostazioni di visibilità definibili dal responsabile di sistema. In questo modo le risorse umane aziendali si assicurano che tutti abbiamo accesso ai documenti che li interessano, ma non ad altri che invece sono riservati a chi ricopre un ruolo differente.
Consentire a tutto lo staff di accedere al gestionale tramite diversi ruoli (self-service, manager, HR…) rende più semplice la comunicazione all’interno del team, fondamentale quando si lavora a distanza, e consente quindi di portare a termine le attività più facilmente.
Ma di quali attività stiamo parlando?
Gestione assenze e presenze
È il tema del momento in ambito risorse umane. Le assenze vanno gestite anche a distanza, ma non tutte le aziende avevano in piedi processi che consentano di farlo agilmente. Per esempio, se le richieste venivano inviate attraverso moduli cartacei compilati dal dipendente o se non esiste uno spazio online in cui archiviare i certificati di malattia, adesso bisogna inventarsi modalità nuove.
Anche eventuali chiusure aziendali vanno gestite e con esse l’eventualità di ferie obbligate e lo smaltimento di arretrati.
Sistemi gestionali come Cezanne HR vengono in tuo soccorso proprio per gestire anche in fase di smart working le assenze dei dipendenti. Attraverso il calendario di team tutti possono vedere ogni giorno chi sia operativo o meno, il singolo collaboratore ed il suo responsabile possono consultare i residui sempre aggiornati e gestire le richieste di assenze direttamente a sistema, attraverso workflow di approvazione che fanno sì che tutto il processo, dalla richiesta alla sua registrazione, sia tracciato ed archiviato in uno spazio sicuro online. Sempre attraverso il software chi si occupa delle paghe ha accesso ai dati utili per elaborare i cedolini; questi ultimi vengono poi caricati a sistema all’interno del profilo del dipendente, affinché ciascuno possa consultare in sicurezza il proprio cedolino.
Di pari passo con le assenze, anche le presenze dei collaboratori vanno gestite, pur lavorando da remoto; se prima di questo smart working forzato infatti eravate abituati a censire le ore di attività dei collaboratori, non c’è nessuna ragione per smettere di farlo ora. Cezanne HR dà la possibilità a ciascun utente di compilare a sistema un proprio foglio presenze settimanale in cui censire le ore di lavoro su ciascun progetto attivo, così da avere sempre sotto controllo lo svolgimento delle attività e non correre il rischio di bucare delle scadenze. Ma se in azienda era prassi rilevare le presenze, potete avere a vostra disposizione un vero e proprio sistema di timbratura geolocalizzata da remoto tramite app mobile o direttamente a pc.
Le ore di presenza registrate, vengono interfacciate automaticamente dal sistema con le assenze richieste in modo da segnalare eventuali incongruenze ed evitare errori.
Gestione dati e documenti
Come facciamo a lavorare se non abbiamo a disposizione i dati ed i documenti che ci servono? Come facciamo a condividere i documenti con i nostri colleghi ed a sapere che stiamo lavorando su dati aggiornati?
Se utilizzate un gestionale innovativo e Cloud tutti i vostri documenti possono essere archiviati online, accessibili in ogni momento a chi ne abbia i permessi secondo il proprio ruolo di sicurezza. In questo modo sono sempre consultabili e tutti sono certi di avere a disposizione le informazioni aggiornate, senza difficoltà a condividerle con i colleghi.
Sempre a sistema è possibile generare la documentazione necessaria: creati tutti i template di documenti preconfigurati che ritenete utili, vi sarà sufficiente richiamarli a bisogno ed il software automaticamente compilerà i campi previsti, così che ciascuno riceva un documento personalizzato, senza sprechi di tempo per l’HR. Una volta creati i documenti, è il gestionale ad inviarli alle persone interessate, dandovi la possibilità di chiederne conferme di ricezione e lettura, nonché di firma elettronica. Dalla creazione, all’archiviazione, passando per la ricezione, tutto tracciato ed in sicurezza.
Gestione attività
Non è semplice rimanere allineati sull’andamento delle attività quando non si ha mai la possibilità di un confronto diretto. È possibile che le persone dimentichino alcune scadenze, o che si perda visibilità sulle priorità ed i ruoli di ciascuno. Per queste ragioni un sistema online accessibile a tutti può rendere molto più lineare la gestione dei progetti e semplificare il raggiungimento degli obiettivi.
Attraverso le check list di Cezanne HR, ciascun responsabile può assegnare ai diversi collaboratori i compiti da portare a termine con le relative tempistiche; in questo modo nulla viene dimenticato poiché i dipendenti vengono automaticamente notificati dal sistema dei task loro assegnati, oltre a ricevere dei reminder all’avvicinarsi della scadenza, ed ai responsabili arriva una notifica quando il collaboratore dichiara di aver terminato l’attività.
Abbiamo visto come la tecnologia sia fondamentale, soprattutto in questa nuova dimensione del lavoro, per ottimizzare la comunicazione, il passaggio di informazioni e lo scambio di dati.
Quest’articolo è stato scritto da:
Martina Tattini, Responsabile Marketing di Cezanne HR srl
