Estate: il momento giusto per scegliere il software HR

Cezanne HR

Estate: il momento giusto per scegliere il software HR

Dopo aver dedicato gli ultimi mesi alla pianificazione corretta delle ferie aziendali, assicurandosi di soddisfare meglio possibile le esigenze di tutti mantenendo la necessaria copertura delle attività, i mesi estivi sono un periodo relativamente tranquillo per le risorse umane.

Fatta eccezione per gli imprevisti sempre in agguato, la mole di attività si riduce, non è il periodo di grandi progetti, vi trovate ad avere più tempo da dedicare a tutte quelle attività più strategiche che solitamente rimangono indietro di fronte al day-to-day.

Questa è una delle ragioni per cui si tratta del momento ideale in cui avviare una software selection per scegliere la tecnologia HR più adeguata alle vostre esigenze.

Vediamo mese per mese cosa vi consentirà di ottenere nel giro di un semestre selezionare ora il gestionale risorse umane che fa al caso vostro.

Luglio e agosto – Selezione, implementazione e test

Abbiamo già detto che le risorse umane si trovano ad avere più tempo libero in questo periodo; lo stesso discorso vale per molti dipartimenti aziendali, ragione per cui non sarà difficile coinvolgere tutte le persone necessarie alla software selection. L’IT aziendale per esempio non dovrebbe avere difficoltà a dedicarvi un po’ di tempo per comprendere se il prodotto scelto abbia le caratteristiche tecnologiche più innovative. Avere la disponibilità di tutti gli attori coinvolti, vi consentirà di arrivare ad una decisione in un tempo significativamente più rapido che in altri periodi.

Ipotizzando che per la fine di luglio arriviate a scegliere il sistema che fa per voi, la prima settimana di agosto, prima che tutti vadano in ferie, potrà essere dedicata al lavoro con il consulente per implementare il sistema, in particolare per caricare i dati aziendali, impostare i moduli scelti e fare formazione sull’utilizzo.

Con il sistema up and running ad inizio agosto, al vostro rientro dalle ferie (ipotizziamo l’ultima settimana di agosto), avrete ancora un po’ di tempo per testarlo e prenderci confidenza prima che tutte le attività aziendali riprendano a pieno ritmo.

Settembre – Apertura ai dipendenti

Dopo che il sistema nelle sue funzionalità base sarà stato portato a regime ed il dipartimento HR avrà imparato ad utilizzarlo, a settembre sarete pronti ad aprirlo a tutti i dipendenti. Questi, al loro rientro dalle ferie, verranno dotati di un accesso self-service al software, attraverso cui potranno accedere a tutti i dati che li riguardano, apportarvi delle modifiche se necessarie e richiederne l’approvazione.

Soprattutto dopo essere stati assenti per un periodo, sarà utile e tutti, trovare a propria disposizione in uno spazio centralizzato sempre online, tutti i documenti necessari e le policy aziendali, oltre ad avere accesso ad un portale HR integrato al software in cui vengono pubblicate le ultime news aziendali.

Novembre/Dicembre – Valutazione delle Performance

Verso fine anno, il sistema HR sarà ormai in uso da alcuni mesi e tutto il team ormai saprà muoversi al suo interno. Il momento cade perfetto per svolgere le valutazioni annuali delle performance dei dipendenti proprio utilizzando il gestionale risorse umane: potrete creare direttamente a sistema le schede di valutazione, distribuirle online a tutti i dipendenti coinvolti, impostare alert e notifiche per il completamento del processo ed infine raccogliere ed analizzare i dati. Il tutto, in un unico spazio cloud sicuro ed accessibile.

Gennaio – Gestione Assenze

Dotarvi di un software HR moderno, vi dà la possibilità di implementare passo passo solo i moduli utili: riprendendo l’esempio portato avanti finora, dopo l’avviamento iniziale, l’apertura ai dipendenti e la gestione del processo di performance, l’inizio del nuovo anno è il momento ideale per iniziare ad utilizzare il modulo di gestione ferie ed assenze. Cominciare a gennaio significa gestire coerentemente in un unico spazio tutti i dati dell’anno, caricare tipologia oraria e residui dell’anno precedente e lasciare che sia poi il sistema ad aggiornare i dati. Tutte le tipologie di assenze vengono gestite a sistema, il calendario è condiviso, i dipendenti consultano i loro residui ed inoltrano le loro richieste anche da app mobile, approvate poi dai responsabili in pochi click.