Gestione Performance dei dipendenti: che qualità servono?

Cezanne HR

Gestione Performance dei dipendenti: che qualità servono?

In un team di collaboratori, ci sarà sempre chi si impegna per dare il massimo e chi invece tende a far passare la giornata sforzandosi il meno possibile, ma la maggior parte delle persone si dedica con dedizione al proprio lavoro, mostrandosi propositiva ed entusiasta, disposta a sostenere i colleghi per arrivare al risultato insieme. Quando non si raggiungono gli obiettivi e le performance non sono al livello sperato, non è quasi mai un problema individuale, ma che riguarda dinamiche che interessano tutta la squadra.
Chi si occupa di risorse umane in azienda sa quanto sia importante gestire in maniera corretta il processo di valutazione delle performance. Ma quali doti servono per farlo al meglio?

Preparazione

Ogni incontro con i dipendenti richiede di arrivarci preparati, a maggior ragione se sappiamo che dovremo affrontare argomenti difficili. Il fraintendimento è pericolosissimo, perciò è bene prepararsi in anticipo, riflettendo a fondo sul messaggio che si vuole trasmettere: quali parole usare, che tono di conversazione impostare… È sempre utile non rimanere sul vago, ma avere a disposizione esempi reali a sostegno delle proprie tesi.

Prima di affrontare l’argomento con i dipendenti, può essere utile prendersi del tempo per confrontarsi con il management, in modo da crearsi un quadro completo della situazione e raccogliere tutti i punti di vista delle persone coinvolte. Condividere le proprie impressioni aiuterà ciascuno a comprendere quanto siano basate su episodi reali e quanto invece possano essere condizionate da fattori altri, come incompatibilità caratteriali o tensioni che poco hanno a che fare con il lavoro.

Concretezza

Abbiamo già detto quanto sia importante avere a disposizione degli esempi concreti da portare a sostegno delle proprie tesi, ma ancora di più lo è assicurarsi che questi esempi siano verificabili e portatori di dati oggettivi. Basati su ciò che hai potuto osservare in prima persona, o comunque dai peso a ciò che ti viene riportato solo quando riesci ad accertane la veridicità. Come prima, è richiesto un profondo lavoro su sé stessi e con gli altri per mettere da parte tutte quelle sensazioni che non siano oggettive, ma basate su pregiudizi, screzi passati, antipatie. Sembra banale, ma non lo è affatto; molto spesso si tratta di processi irrazionali che ci condizionano anche quando pensiamo di essere il più corretti possibile.

Accoglienza

L’ambiente che abbiamo intorno condiziona nel profondo il nostro sentire, così come il modo di comportarsi di chi abbiamo di fronte ci lancia dei segnali a volte ancor più forti delle parole usate. Non organizzare un colloquio di valutazione se non hai a disposizione spazio e tempo sufficienti da dedicargli. Evita di ritrovarti in un ambiente rumoroso o in cui verrai facilmente interrotto, fai in modo che sia chiaro a tutti che non devi essere disturbato. Non partire in quarta con un atteggiamento accusatorio, ma cerca di spiegare con pacatezza le ragioni dei risultati scadenti, mantenendo un approccio positivo che miri ad una soluzione, non a recriminazioni. Soprattutto, ricorda sempre che non stai sgridando un bambino, ma hai di fronte una persona adulta cui devi lasciare spazio per spiegarsi, ed esprimere le proprie opinioni, facendo in modo che percepisca la situazione come abbastanza sicura da esprimersi liberamente e con sincerità.

Sensibilità

Puoi prepararti al colloquio in ogni minimo dettaglio, ma non sarai mai completamente pronto alle reazioni della persona che hai di fronte. Ciò che puoi fare però è esercitarti per mantenere in ogni circostanza un approccio pacato ed accogliente. Se durante una conversazione, l’interlocutore si innervosisce ed alza i toni, d’istinto è molto probabile che ci venga da fare lo stesso, portando il colloquio ad un livello di scontro che non potrà più essere produttivo. Non dobbiamo mai dimenticare quanto possa essere difficile ricevere dei riscontri negativi, soprattutto se il dipendente non è consapevole di avere commesso degli errori e si sente accusato ingiustamente. Più che soffermarti sugli errori commessi sottolinea l’importanza del colloquio, che non è punitivo, ma anzi un momento propositivo in cui insieme individuare una soluzione per migliorare in futuro. Fai in modo che le persone si sentano a proprio agio, libere di esprimere le loro problematiche, anche quelle non strettamente legate al luogo di lavoro: potrebbe essere un periodo stressante per questioni familiari; in questo caso mostra comprensione e cerca di venire incontro nella pratica a chi vive un momento di difficoltà.

Lungimiranza

Guardare avanti e non soffermarsi solo sugli errori commessi significa concludere le valutazioni delle performance avendo ben chiari gli obiettivi da raggiungere e le soluzioni da mettere in campo. Queste devono essere realistiche e condivise da tutte le persone coinvolte, così come gli obiettivi fissati devono essere misurabili. Siate chiari sui cambiamenti che vi aspettate e sugli strumenti che mettete a disposizione. Come si dice “Verba volant…”, assicurati che tutte le decisioni siano tracciate in un documento che rimanga a disposizione di tutti.

A volte i dipendenti raggiungono scarsi risultati perché ci si è aspettato troppo da loro, fissando traguardi irrealistici o per i quali non avevano le competenze necessarie. Guardare avanti significa lavorare costantemente perché il team cresca, offrire occasioni formative a chi ne abbia bisogno ed opportunità di carriera a chi dimostri di aver accresciuto le proprie capacità.

Comunicativa

Lo sappiamo, c’è chi è nato per fare il comunicatore, parlare ad un pubblico, sostenere le proprie opinioni, e chi va nel panico al solo pensiero di dover mandare una mail più dura del solito. Per questo accade spesso che il management aziendale affronti le valutazioni delle performance come una scocciatura, un’occasione in cui i manager per primi si sentono messi sotto esame e tendono quindi a liquidare rapidamente i colloqui ed ignorare i problemi. Le doti comunicative sono innate, è vero, ma si possono allenare, per esempio mettendo in piedi workshop in cui esercitare soft skill quali l’ascolto, la gestualità e la scelta delle parole. Nessuno deve sentirsi solo nel processo di valutazione, non i dipendenti, né tantomeno i manager. Fate in modo che documenti, linee guida, processi siano sempre a disposizione e che sia chiara la presenza costante del dipartimento risorse umane per affiancare ed aiutare chi si occupa del processo. Se vi rendete conto che il colloquio fissato all’interno del processo di valutazione formale crea delle ansie, suggerite di affiancare anche dei colloqui più informali durante l’anno in cui semplicemente raccogliere feedback ed osservazioni su cui lavorare per aggiustare le cose in corso d’opera e semplificare il processo di valutazione.

Modernità

Abbiamo parlato di troppe cose da gestire perché possa riuscire a farlo efficacemente una sola persona senza il supporto degli strumenti adeguati. Le valutazioni delle performance infatti non solo hanno bisogno, come già detto, di dati oggettivi su cui basarsi, ma ne producono una quantità incredibile. Si tratta di informazioni indispensabili da utilizzare come base di conoscenza per impostare piani di formazione, di carriera, di successione… Tutto quello che sappiamo sulle capacità della forza lavoro, sulle esigenze formative e sulle aspirazioni di crescita ci aiuta a prendere decisioni informate, giustificate da dati oggettivi. Ma come maneggiare questi dati a nostra disposizione in modo che non vadano perduti pur restando a disposizione di chi deve utilizzarli o non contengano errori? Aprirsi alla tecnologia è la soluzione migliore: utilizzare un software di gestione delle performance vi consentirà di costruire un processo standardizzato e di conservare tutte le informazioni raccolte in uno spazio sicuro e condiviso.

Quando viene avviato un processo di valutazione su un software come Cezanne HR, tutte le persone coinvolte vengono informate tramite alert e notifiche via mail, così da poter completare la loro parte. I risultati delle valutazioni sono visibili e condivisi, così da ridurre la possibilità di lamentele ed i timori di mancata imparzialità. Tutti i dati possono essere elaborati ed estratti in modo da costituire parte del processo di analisi dell’andamento del business.