Le risorse umane del futuro non possono più fare a meno della tecnologia
Siamo entrati in un nuovo decennio, quello in cui la tecnologia viene definitivamente consacrata come elemento imprescindibile del nostro quotidiano: lo smartphone è un importantissimo alleato di vita privata e professionale, le nostre case sono sempre più smart… perché non dovrebbe esserlo il lavoro?
Anche chi si occupa di risorse umane sa che l’innovazione mette a disposizione degli strumenti moderni e sicuri che possono agevolare il compito delle HR. Senza mai dimenticare la centralità delle persone e la comunicazione con loro, i software per la gestione risorse umane possono alleggerire le incombenze amministrative del day-to-day, molto spesso ripetitive, per liberare tempo in cui dedicarsi a progetti che apportino valore in azienda, come piani di sviluppo del personale, cura della retention, ascolto dei dipendenti, risoluzione di problematiche di motivazione o interne al team, delegando alla tecnologia compiti a scarso valore aggiunto.
Ma vediamo più nel dettaglio alcuni degli aspetti in cui un software per la gestione del personale può semplificarvi la giornata.
Dati del personale
Quante informazioni gestiamo ogni giorno? Tante, a volte troppe! Informazioni che viaggiano via mail, su documenti cartacei, registrate su excel, non sono al sicuro, si perdono facilmente, sono difficili da mantenere aggiornate.
Un software HR vi consente di avere un database completo dei dati dei vostri collaboratori in cui le informazioni vengono archiviate al sicuro, ma rimangono accessibili a chi ne ha bisogno. All’interno del sistema vengono registrati dati di contatto, contratto e modelli orari, storico carriere, disciplina e reclami, salute e sicurezza, organigramma e gerarchie di riporto ed un’infinità di altre informazioni.
Tutti questi dati non rimangono lì, statici, ma possono entrare all’interno di processi e workflow di approvazione, così che le risorse umane abbiano sempre tutto sotto controllo e le informazioni siano sempre aggiornate.
Oltre a questi dati, dotandovi di un sistema gestionale HR, mettete al sicuro anche i documenti relativi al personale: il software vi consente infatti di prepararli direttamente online, attraverso template specifici da voi costruiti ed archiviati, distribuirli ai dipendenti tramite un processo tracciato e richiederne conferma di ricezione, lettura e firma elettronica, così da essere sempre certi che le comunicazioni arrivino ai giusti destinatari.
Un altro elemento che non deve mancare è un sistema di reminder che le risorse umane possano impostare affinché vengano inviate notifiche agli interessati quando si avvicinano delle scadenze importanti, come per esempio quelle relative alla formazione obbligatoria.
Dotarsi di una piattaforma tecnologica per la gestione delle risorse umane, significa non solo come abbiamo visto fino ad ora, archiviare i dati al sicuro, ma soprattutto avere la possibilità di analizzarli e confrontarli più facilmente, grazie ad avanzati sistemi di reportistica ed analitiche.
Assenze dei dipendenti
Gestire le ferie è uno dei compiti che più sottrae tempo (e procura grattacapi) in ambito risorse umane: far coincidere le esigenze aziendali con i desideri individuali è complesso, accade spesso di scontentare qualcuno, di dare l’impressione che esistano favoritismi ed iniquità. In più, senza un sistema HR, il dipendente ha a disposizione solo il cedolino mensile per conoscere il proprio residuo ferie e permessi, ed accade spessissimo che vada a chiederlo alle HR, procurando uno spreco di tempo per tutti quando potrebbe semplicemente consultarlo in autonomia, se l’organizzazione fosse dotata di uno strumento adeguato.
Con un software di gestione ferie ed assenze è appunto possibile gestire qualunque tipologia di assenza, quindi non solo ferie e malattie, ma anche congedi parentali, maternità, permessi per visite, donazioni di sangue, e molte altre ancora.
I residui vengono calcolati automaticamente, ciascun collaboratore può accedere e verificare il proprio oltre ad inoltrare una richiesta di assenza che il sistema invia direttamente al responsabile per l’approvazione. Tutti gli attori coinvolti nel processo ricevono alert e notifiche che consentono al management, insieme a report dedicati, di tenere sotto controllo le assenze ed intervenire laddove dovesse esserci un incremento allarmante.
Siete voi stessi ad impostare il sistema secondo le vostre policy aziendali, le ferie obbligatorie e tenendo in considerazione esigenze locali ed internazionali, come tutte le festività regionali.
Funzionalità Self-service
Abbiamo già accennato a quelle funzionalità di un gestionale HR che consentono di dare maggiore autonomia ai collaboratori; questo è un vantaggio per tutti i membri dell’organizzazione: i dipendenti possono visualizzare le informazioni che li riguardano quando vogliono e senza doverle richiedere alle risorse umane, i manager tengono sotto controllo tutto ciò che riguarda i loro team, le risorse umane hanno visibilità completa sui dati e non vengono costantemente interpellate dai dipendenti, avendo, come dicevamo all’inizio, maggiore tempo libero per altre attività.
Naturalmente queste funzionalità non inficiano la sicurezza del sistema, poiché vengono impostate regole e permessi affinché ciascuno abbia visibilità solo sulle informazioni che lo riguardano, oltre ad accedere al sistema solo attraverso un avanzato sistema di protezione con password e doppia autenticazione.
Davvero nel 2020 pensi ancora di poter gestire le risorse umane senza gli strumenti adeguati? Sicuramente no, scopri le soluzioni che abbiamo per te>>
Quest’articolo è stato scritto da Martina Tattini, Responsabile Marketing di Cezanne HR srl
