3 consigli per comunicare con efficacia?
Innanzitutto dobbiamo chiarire che cosa intendiamo per comunicare con efficacia. Essere efficaci vuol dire essere chiari, sintetici e impattanti.
Quando è stata l’ultima volta in cui nel leggere una mail o nel sentire qualcuno parlare ci siamo detti: “Ho compreso proprio tutto, la sintesi è stata ottima, e mi ha anche molto interessato!”. Che piacere poter pensare questo degli altri e ancor più che gli altri lo pensino di noi!
Che cosa fare per risultare efficaci quando comunichiamo?
Possono esserci d’aiuto 3 strumenti messi a punto da Keith Spicer, ideatore del corso di comunicazione efficace Think on Your Feet®, oggi il più diffuso al mondo grazie al network internazionale di McLuhan & Davis.
Fare sintesi
Perché comunicare se non vogliamo lasciare in qualche modo un segno in chi ci ascolta o legge? La mente umana è un magazzino e come tale ha capienza limitata. Quindi cancella dati e trattiene solo quelli che le viene più facile ricordare. Sarebbe però fastidioso che gli altri cancellassero sistematicamente proprio tutto quello che diciamo e o scriviamo noi. Per evitare che ciò accada la prima cosa da fare è selezionare i concetti. 3 cose, non di più.
Perché la religione cristiana si fonda sul 3? Perché si impara l’ABC di una lingua? Perché Tizio Caio Sempronio? Perché “Pronti, partenza… via”? Perché “Non c’è il due senza il tre?” Perché Paperino ha tre nipoti, Qui Quo Qua? E’ una regola fondamentale, per nulla originale, ma non per questo banale: tre concetti bastano. Operate voi la selezione tra la quantità di informazioni che volete emettere, altrimenti lo faranno comunque gli altri e non è affatto detto che selezionino proprio quello che volete rimanga loro impresso.
Immagini e esempi
Quando mi presento all’inizio di un mio corso io dico sempre: “La mia vita è in tre tipi di scarpe: ecco a voi una breve biografia. Le 3 scarpe sono i mocassini, le scarpe da ginnastica e le pantofole. I mocassini sono la mia vita lavorativa, come consulente di negoziazione; le scarpe da ginnastica sono espressione della mia passione per lo sport, in particolare per il tennis; in ultimo le pantofole, la mia dimensione famigliare fatta di tre figlie e un marito, che offre molti spunti negoziali. Ecco qui la mia vita molto semplicemente in 3 paia di scarpe, i mocassini, le scarpe da ginnastica e le pantofole”. Non sarà un esempio di massima originalità, né posso vantare grande creatività, ma un risultato lo ottengo: quasi sempre le persone alla fine del giro di tavolo non rammentano, se non confusamente, le presentazioni degli altri, magari un po’ disordinate e ricchissime di informazioni, mentre ricordano il contenuto della mia, spesso snocciolando orgogliosamente anche nell’ordine i tre tipi di scarpe da ma proposti.
E’ bastato introdurre delle immagini: la nostra mente è visiva e la narrazione beneficia dell’uso di immagini soprattutto per generare ricordo e empatia.
Del pari, è preferibile utilizzare esempi e non concettualizzazioni vaghe. Se diciamo che qualcosa è “difficile” , “ problematico”, “complesso” non stiamo dicendo nulla. Sono concetti inconsistenti e soprattutto soggettivi, per cui interpretabili a piacimento. Ciò che è difficile per te, può non esserlo per me. Facciamo un esempio di ciò che intendiamo per difficile: chi ci legge o ascolta comprenderà meglio e probabilmente si immedesimerà, facilitando comunque il flusso relazionale.
Dire Dire Dire
Non è un errore di digitazione, avete letto bene, tre volte dire. Chi comunica deve immedesimarsi in chi riceve il messaggio, che sia scritto o orale, spesso chi lo riceve ha per la prima volta accesso a un contenuto nuovo. Non comunichiamo per noi stessi, ma per gli altri. Accettando questa prospettiva, ogni nostra comunicazione dovrebbe seguire lo schema tanto caro agli amici anglosassoni, e indubbiamente efficace: “Dì loro quello che dirai, dillo e dì loro quello che hai detto”.
Dite loro quello che direte - Quando iniziamo una comunicazione mettiamo sempre un cappello introduttivo e chiariamo a chi ci ascolta o legge dove lo vogliamo portare. “Vi parlerò di xy”. Questo permetterà al ricevente intanto di scegliere se seguirci o meno, oltre che probabilmente, se decide di farlo, di seguirci con maggior fiducia e tranquillità. "So dove mi porti e dunque ti seguo". Lo facciamo già tutti, nulla di nuovo: pensate all’oggetto di una mail o al titolo di un articolo. Che effetto vi farebbero se non li avessero? Ditelo- ossia fate seguire alla dichiarazione d’apertura un contenuto coerente con l’annuncio. Molte volte le persone iniziano con un argomento e poi si perdono nella narrazione, tradendo di fatto le aspettative degli interlocutori.
Spesso, durante le nostre osservazioni di incontri negoziali, notiamo che le persone annunciano una proposta, ma poi non la fanno: iniziano a spiegarci invece i motivi per cui dovremmo accettarla…”Ma se ancora non conosco la proposta nei suoi dettagli, come posso seguirti nella argomentazione che fai e convincermi a accettarla?”.
Dite loro ciò che avete detto - alla fine riassumete, sintetizzate e ripetete in poche parole quanto detto o scritto. Questo aiuterà a fissare nella mente di chi riceve il messaggio i punti salienti, aumentando la possibilità di ricordarli.
In sintesi: per comunicare con efficacia ci sono molti strumenti.
3 sono facili, di immediata applicazione e molto utili: selezionare i concetti, usare immagini e esempi, annunciare dire sintetizzare.
