Cos’è il Bradford Factor e come può aiutarti a gestire le assenze in azienda?

Cos’è il Bradford Factor?

Nella gestione delle Risorse Umane, il Bradford Factor è una formula utilizzata per generare un “punteggio d’assenza” individuale basato appunto sui dati d’assenza di ciascun dipendente.

L’idea è che assenze frequenti, brevi e non programmate, siano più pericolose per il buon andamento del business rispetto ad assenze lunghe; da ciò, più è alto il punteggio di un dipendente nel Bradford Factor, più problematiche può causare potenzialmente in azienda.

Come si calcola?

Il Bradford Factor si calcola utilizzando la formula (S x S) x D.

• S = Il numero totale di istanze di assenza di un collaboratore in un dato periodo di tempo, di solito 52 settimane.
• D = Il numero totale di giorni di assenza di un dipendente nello stesso periodo di tempo.

Vediamo qualche esempio:

• 10 assenze di un giorno → (10x10) x10 =1000
• 1 assenza di 10 giorni → (1x1) x10 =10
• 5 assenze di due giorni → (5x5) x10 =250
• 2 assenze di 5 giorni → (2x2) x10= 40

Dagli esempi è subito evidente come assenze brevi e frequenti portino al rapido accumulo di un alto punteggio rispetto ad assenze lunghe e meno frequenti. In ognuno dei casi citati, il numero totale di giorni d’assenza è 10, ma dove abbiamo 10 assenze della durata di un giorno, il punteggio è significativamente più alto rispetto agli altri casi.

Le linee guida indicano un punteggio considerato appropriato, ma è bene che ogni organizzazione identifichi il proprio in base alle esigenze del business.

In che modo può aiutare nella gestione delle assenze?

Ogni organizzazione si affida ai propri collaboratori per lavorare con efficienza, quindi assicurare il giusto livello di copertura delle attività è fondamentale. Organizzare il piano ferie, o assicurare la giusta copertura di fronte ad un’assenza per malattia di lungo termine, non è così complicato; al contrario, alti livelli di assenze brevi, possono essere molto costosi ed avere un impatto sul morale e le performance di chi deve coprire i colleghi assenti.

Il Fattore di Bradford aiuta le organizzazioni a tenere sotto controllo l’impatto delle assenze brevi, che troppo spesso rischiamo di passare inosservate; agisce come segnale d’allarme quando le assenze raggiungono dei livelli preoccupanti sul piano individuale o all’interno di un team.

La prima cosa da fare, è parlare con il collaboratore, od i collaboratori, le cui assenze evidenziano una problematica. Molto spesso, già in questa fase le vere ragioni delle assenze frequenti vengono a galla. Si potrebbe trattare di un dipendente in difficoltà nell’organizzazione della gestione di un figlio, o di un genitore anziano di cui deve prendersi cura; o di una situazione di tensione con un altro membro del team o un manager; o ancora di un periodo di eccessivo stress e sovraccarico lavorativo.

Con queste informazioni a disposizione, il team risorse umane potrà attivare le giuste strategie di gestione assenze, per esempio pensare ad un’impostazione del lavoro più flessibile, modificare orari o ruoli o intervenire sulle problematiche di relazione.

Qualora non si riuscisse ad identificare facilmente una causa a seguito di questi primi colloqui, può essere utile prevedere dei colloqui al rientro al lavoro di un collaboratore, per comprendere le ragioni dell’assenza; da questo si arriva spesso a parlare di piani per il miglioramento delle performance individuali, o purtroppo in casi estremi, a prendere in considerazione provvedimenti disciplinari.

Come in ogni aspetto della gestione delle risorse umane, la comunicazione è fondamentale anche in questo caso; se i collaboratori sanno che c’è un certo grado di attenzione alle assenze e che queste vengono monitorate, saranno disincentivati dall’abusarne in quelle situazioni in cui vorrebbero mettersi in malattia pur essendo perfettamente in grado di lavorare.

Molte persone poi, non sono davvero consapevoli di quanto tempo stiano assenti dal lavoro, o di quanto la loro assenza non programmata possa gravare sui colleghi e la produttività aziendale. Avere dati concreti da mostrargli, li aiuterà ad avere una visione più chiara.

Quali sono gli aspetti negativi del Bradford Factor?

Si sa, i numeri in sé non raccontano nulla, il punteggio del Bradford Factor non fa eccezione. Ogni dato va confrontato con qualcosa, per esempio con i livelli di assenza degli anni passati o quelli delle aziende nello stesso settore della vostra.

È importante assicurarsi di non fissare obiettivi che risultino irrealistici agli occhi dei collaboratori e non eccedere nel controllo: anche le assenze brevi possono in fin dei conti essere causate da motivazioni valide.

Un altro aspetto da tenere sotto controllo è quello delle policy aziendali: nel caso delle assenze è opportuno verificare che le regole impostate non siano inavvertitamente discriminatorie per alcuni gruppi di collaboratori, chi per esempio ha patologie o disabilità che portano all’esigenza di frequenti giornate di assenza, sia per visite o per riposo.

Qualunque punteggio quindi, va valutato caso per caso, assicurandosi di prendere delle decisioni efficaci ed agire in un modo che risulti appropriato ed equo per tutti.

Calcolare il Bradford Factor con un software di gestione assenze

Un software di gestione ferie ed assenze dei dipendenti come Cezanne HR, può semplificare il calcolo del fattore di Bradford:

• Esegue il calcolo su un periodo di 52 settimane.
• Puoi analizzare i dati di qualsiasi periodo, non solo a partire dalla data odierna.
• Invia una notifica ad HR e manager quando un dipendente raggiunge il punteggio limite definito in un determinato periodo.
• La quantità di assenze per malattie viene valutata proporzionalmente al numero di ore di lavoro di ciascun collaboratore.
• I dati del Bradford Factor possono essere visualizzati nell’organigramma aziendale per comprenderne le variazioni nelle diverse aree e valutare se vi siano settori con problematiche particolari.
• Calcola il punteggio di Bradford Factor medio di un determinato periodo escludendo dal calcolo quei dipendenti che non hanno fatto assenze.

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Cezanne HR
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Questo articolo è stato scritto da Martina Tattini, Responsabile Marketing di Cezanne HR Italia.