Attività del business - organizziamole al meglio!
Poter organizzare progetti e scadenze sapendo sempre su quali collaboratori poter contare in un dato momento, è il sogno di tutti; un sogno che quasi mai si realizza: calendario dei turni poco chiaro, assenze e cambi dell'ultimo minuto, periodi ad organico ridotto, sono solo alcune delle difficoltà che un manager incontra nel tentare di organizzare al meglio le attività del business.
Vi sono però dei punti chiave da tenere sempre a mente per gestire al meglio la forza lavoro della propria azienda, ed assicurare benefici per l'impresa e per i dipendenti. E sono strategie da adottare indistintamente dalla tipologia di impresa, che si tratti di servizi o produzione, che abbia 10 o 1000 dipendenti.
Prima di tutto la policy sulla gestione di presenze ed assenze: i contenuti sono chiari ed inequivocabili? È comprensibile a chiunque? Nel caso vi siano dei nuovi assunti, le regole dell'azienda sono tra le prime cose che devi chiarire, in modo che non si sentano smarriti e sappiano come devono comportarsi. Dedica del tempo a questa introduzione, specifica le policy e le procedure pratiche per richiedere un'assenza o per verificare i propri turni sul calendario.
Una volta sistemata questa prima fase è bene accertarsi di ridurre al minimo la possibilità di errore: individua un unico referente che si occupi di gestire presenze ed assenze, o più di uno se l'azienda è grande, purché tutti sappiamo a chi devono rivolgersi. Ed in che modo raccogliete le richieste di ferie e distribuite il calendario delle presenze? Non ditemi con dei moduli cartacei! Già via mail è un metodo leggermente più sicuro e sistematizzato... ma che non vi salva da errori e richieste smarrite o turni non letti. Un buon software per la gestione delle risorse umane può aiutarvi.
In questo modo riducete la percentuale di errore perché tutti all'interno dell'azienda utilizzano lo stesso sistema ed in esso reperiscono tutte le informazioni necessarie: il dipendente che vuole richiedere delle ferie può farlo anche da mobile, l'approvatore riceve una notifica dell'avvenuta richiesta e può decidere se approvarla o meno con un solo click; allo stesso modo la risposta viene immediatamente notificata al dipendente. Stessa linearità per i calendari delle presenze: puoi lasciare che sia il personale a compilare il proprio timesheet inserendovi i progetti su cui è impegnato e le ore lavorate, o puoi farlo utilizzare dal line manager che in questo modo distribuisce il lavoro. Il calendario presenze è integrato alle assenze, assicurando che un progetto specifico venga assegnato al personale effettivamente disponibile in quei giorni.
Se tutti questi aspetti sono stati gestiti in modo ordinato ed efficiente dovreste essere già a buon punto per avere una gestione delle presenze e delle assenze in azienda semplificata. Ma non dimenticate che le persone hanno sensazione ed emotività: sistematizzare il processo non vi eviterà richieste di ferie sovrapposte, polemiche per presunti favoritismi; prestate attenzione ai segnali di malessere, cercate di essere sempre chiari ed onesti sulle ragioni delle vostre decisioni, dimostrando i vostri tentativi per soddisfare al meglio le ragioni del business e quelle di ogni singolo dipendente.
