Rischi legali e reputazionali legati all'esecuzione di una RFI / RFQ / RFP
Il recente post su LinkedIn del nostro CEO su Termini RFx ha scatenato un'interessante conversazione sull'uso corretto di questi termini e sui rischi di non farlo. Questi rischi vanno dal semplice sembrare stupido all'effettiva responsabilità legale dalla definizione errata delle tue intenzioni.
Come uno dei commentatori ha segnalato, distinguere tra i termini RFx è uno dei primi concetti che i professionisti dell'approvvigionamento dovrebbero impegnarsi a ricordare e capire. Non è importante solo dal punto di vista strategico, ma anche per considerazioni legali.
Abbiamo deciso di consultarci con Anti Peever, Strategic Sourcing Manager in ABB, per avere un quadro ancora migliore di utilizzare correttamente diversi tipi di richieste e mitigare i rischi comuni. Ecco cosa abbiamo scoperto:
Una RFI è proprio questo: richiesta di informazioni. L'emissione di una RFI dovrebbe inviare un messaggio chiaro che un contratto non verrà aggiudicato immediatamente.
Tipicamente, una RFI seguito da una RFP o RFQ. Si prevede che determinino l'aggiudicazione di un contratto. L'organizzazione che emette la richiesta è denominata Emittente e un fornitore che invia una risposta, a Resistente.
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Rischi reputazionali di una RFI / RFQ / RFP
L'esecuzione inadeguata di una RFx è prima di tutto un rischio reputazionale. Se una RFP o una RFQ non si traducesse nell'aggiudicazione di un contratto, potresti perdere la credibilità della tua azienda.
Preparare una risposta a una RFI / RFQ / RFP richiede molto lavoro anche per i potenziali fornitori intervistati. Anche una semplice RFI significa comunque che egli deve impiegare tempo e impegno per mettere insieme una risposta. Rispondere a una RFP complicata può richiedere un notevole investimento di tempo e risorse.
Mantieni aggiornati tutti gli intervistati, tratta tutti allo stesso modo e in modo trasparente. Essere rispettoso con i tuoi potenziali fornitori è fondamentale e imperativo o presto nessuno si prenderà la briga di risponderti.
Anti descrive come una volta doveva disegnare una complessa combinazione di RFQ e RFP: “Avevamo bisogno di guanti da lavoro, ma anche di un distributore di guanti in cui i lavoratori potessero prenderli utilizzando la loro tessera di lavoro. Non sapevamo esattamente di cosa avessimo bisogno e se fosse possibile, quindi abbiamo lasciato che i fornitori ci guidassero attraverso le diverse opzioni che potevano offrire. Per me, è stato sempre importante trattarli allo stesso modo, il che, ad essere onesti, è servito anche al mio interesse, per ottenere la migliore offerta possibile. Questo ibrido di RFQ e RFP ha richiesto molta preparazione e comunicazione con i fornitori sia quando si accettano le offerte, sia successivamente nella fase di negoziazione."
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Rischi legali di una RFI / RFQ / RFP
I rischi legali di una RFI / RFQ / RFP variano a seconda delle leggi locali o internazionali. In alcuni punti, non sono necessariamente vincolanti (se non diversamente specificato), in altri luoghi è l'esatto opposto - vincolanti se non diversamente specificato.
Come al solito, la situazione giuridica dipende in ultima analisi dalla situazione particolare. È meglio essere consapevoli che l'esecuzione di una RFx può probabilmente avere implicazioni legali, tieniti aggiornato con le normative riguardanti la tua attività specifica e prestare attenzione ai dettagli durante la stesura dei documenti RFx.
Se la posta in gioco è alta, un intervistato che non ha avuto successo può prendere in considerazione procedimenti legali contro l'emittente. Più comunemente, possono contestare l'aggiudicazione di un contratto quando l'emittente non ha seguito il processo o i termini della propria RFQ / RFP.
Come evitare i rischi comuni di RFQ e RFP
- Prepara, prepara, prepara. Come abbiamo detto in uno dei nostri post sul blog su Processo RFQ, dovresti dedicare almeno il 50% del tuo tempo alla preparazione. Naturalmente, tutti hanno fretta e si affrettano a togliere di mezzo i requisiti tecnici e aziendali. Ma i principi e i processi di approvvigionamento sono altrettanto importanti per ottenere una concorrenza aperta, equa e trasparente, ottenere i migliori risultati ed evitare negoziati successivi.
- Assicurati che il processo e i documenti siano ben strutturati, dettagliati e organizzati. In questo modo il processo di approvvigionamento è chiaro ed equo per tutti gli intervistati. Questa è la tua opportunità per impostare i termini e le condizioni dell'intero processo, nonché i termini e le condizioni principali del contratto risultante.
- Non limitare l'innovazione delle RFP. Stabilire regole e processi chiari per una RFP è più complicato perché gli intervistati devono avere la flessibilità per offrire la migliore soluzione possibile.
- Rifletti e indica chiaramente se e quali parti della RFP o della RFQ diventeranno vincolanti. Se non è chiaro nella richiesta, il rispondente può anche dichiarare di non accettare che la sua risposta venga incorporata nel contratto nella sua interezza. Anti una volta pensava di aver messo i fornitori in una situazione sì / no. Successivamente scoprì che uno dei fornitori aveva accettato le condizioni generali, trovando però l'opportunità di aggiungere commenti alla sezione dei prezzi e lì dichiarò di non accettare le condizioni generali.
Usare il termine o il modulo di richiesta sbagliato può significare responsabilità, quindi dovresti stare attento con le tue parole e il modo in cui gestisci la tua RFx.
LEGGI DI PIÙ sulla preparazione e l'esecuzione efficiente dei processi RFx nel nostro post sul blog: Processo RFQ efficiente
