L’importanza di un buon contratto per migliorare l’operatività e l’efficienza aziendale

A cura dell’Avv. Gianluca Meterangelo del Foro di Milano

Quale è il valore economico che si può attribuire a un contratto ben scritto piuttosto che a un contratto predisposto senza le necessarie competenze?

Purtroppo, per avere la risposta molto spesso occorre che nasca un problema o una questione in ordine all’interpretazione, agli effetti e/o all’esecuzione contratto.

Di solito è in questo momento che la Società/Imprenditore si rende conto che forse avrebbe potuto regolamentare il rapporto contrattuale – talvolta anche per acquisti o vendite di beni e/o servizi importanti - in modo più completo o più chiaro ovvero prevedere delle situazioni che potevano creare delle criticità.

Perché sino a quando il rapporto contrattuale “fila via liscio” può bastare un contratto predisposto, senza l’ausilio di un Professionista, magari (e sottolineo magari) facendo “salva con nome” con un file contenete un precedente contratto buono per “tutte le stagioni” - che si tramanda in azienda da tempo immemorabile al punto che non si sa più neanche chi ne sia stato l’autore – oppure usando degli standard non personalizzati al particolare rapporto che si vuole regolamentare, fino ad arrivare a scaricare da Internet dei modelli di contratto senza alcuna rielaborazione oppure mixando clausole prese da diverse fonti in una specie di collage.

La pratica quotidiana ci insegna che sempre più frequentemente non fila tutto liscio e che questo determina:

• ritardi, sospensioni o inefficienze nella produzione, o riflessi negativi a “cascata” tra le diverse fasi delle lavorazioni, oppure nella distribuzione;
• mancata ricezione o mancato espletamento di un servizio;
• mancata fatturazione;
• ritardi negli incassi;
• costi espliciti e impliciti per il tempo che le risorse aziendali impiegano per risolvere il problema (si pensi ai “giri” di telefonate, e-mail, conference call o riunioni, corrispondenza con la controparte, etc);
• costi dei consulenti esterni (avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro, etc) per trovare soluzioni tecniche al problema.

I conflitti che possono derivare dai contratti potrebbero enormemente condizionare l’operatività e l’efficienza aziendale andando ad erodere la competitività e i profitti.

Anche perché ogni società sviluppa centinaia o migliaia di relazioni commerciali che vanno tutte regolamentate.

A titolo di esempio: contratti di locazione per uffici, capannoni o magazzini; contratti di acquisto o leasing o noleggio di automezzi e/o attrezzature; contratti con i fornitori; contratti con i lavoratori; contratti con i clienti; appalti e sub-appalti; forniture e sub-forniture. Insomma, se ogni rapporto contrattuale venisse rappresentato come un filo, l’attività di impresa sarebbe una vera e propria ragnatela.

Il tutto condizionato da una frenetica iperattività del Legislatore che cambia di anno in anno (a volte anche più velocemente) le “carte in tavola” o introduce nuovi adempimenti per essere “a norma”.

Di seguito si vuole offrire una breve panoramica di questioni che nella pratica si verificano con una certa continuità in materia contrattuale:

• corretta identificazione delle parti: tralasciando i meri dati relativi alla ragione sociale, alla partita Iva e alla sede legale, più rilevante può essere l’identificazione del soggetto che rappresenta la parte e, soprattutto, la verifica dei poteri del rappresentante di impegnare la società. Altra questione riguarda le società che fanno parte di un Gruppo. Capita spesso infatti che il soggetto che stipula il contratto (Società Alfa) sia diverso dal soggetto che beneficerà della prestazione (Società Beta, controllata da Alfa) o dal soggetto (società Gamma, controllante di Alfa) che sarà tenuta al pagamento.

• corretta determinazione dell’oggetto del contratto: ciò è fondamentale soprattutto per la qualificazione giudica del contratto (quindi ad esempio se ci troviamo davanti a un contratto di logistica, piuttosto che a un contratto di appalto o di trasporto o di deposito) e, quindi, sulle disposizioni di legge che sono applicabili. Infatti, mentre nei sistemi giuridici di common law le disposizioni del contratto rappresentano l’unica fonte negoziale tra le parti, nei sistemi di civil law (quale quello italiano) ogni contratto è automaticamente integrato dalle norme del codice civile o di leggi speciali applicabili alla fattispecie (salvo che dette norme non siano derogabili e nel contratto si siano specificatamente derogate) mentre sono automaticamente espunte le clausole contrarie a norme imperative (quindi inderogabili) o all’ordine pubblico. Tradotto: posso inserire una meravigliosa clausola a me molto favorevole ma se è contraria alla legge sarà dichiarata nulla e sostituita dal Giudice dalla norma di legge; oppure posso non prevedere nulla ed essere favorito o sfavorito dall’integrazione di legge.

• corretta determinazione delle obbligazioni delle parti: spesso, purtroppo, accade che l’attenzione si focalizzi sulla prestazione principale a discapito delle prestazioni accessorie, talvolta indispensabili per la corretta esecuzione di quella principale. Uno dei classici conflitti concerne se la prestazione accessoria – non esplicitata o non regolamentata – sia dovuta e, soprattutto, se il valore economico della stessa rientri nel corrispettivo generale del contratto ovvero se dia diritto a un compenso extra a chi la fornisce.

• prevedere procedure chiare, possibilmente inserendo automatismi: cosa si intende? Si intende ad esempio che per ritenersi ultimata una fase di lavorazione o una prestazione per procedere alla successiva, ci sia bisogno di una manifestazione di consenso della controparte (una approvazione). Solitamente questa manifestazione tarda ad arrivare – anche se tutto è a posto – in quanto da tale approvazione (ad esempio di un progetto) discende a favore dell’altra il diritto a ricevere un compenso (o ad esempio uno stato avanzamento lavori in materia di appalto di costruzioni). In questi casi è necessario inserire un termine per l’approvazione (trascorso il quale si intende approvato) o la disapprovazione (che dovrà essere motivata). Altre problematiche vi possono essere sul luogo e sulle tempistiche di consegna (ad esempio: quale costo subisce una società che ha i magazzini pieni della merce che deve consegnare a un cliente e questi gli differisce la data di consegna di una settimana per suoi problemi organizzativi/gestionali?)

• inserire un adeguato sistema di garanzie: performance bond, minimi garantiti, disciplinari qualitativi, capitolati, polizze fideiussorie, depositi cauzionali, ipoteche e pegni, clausole penali, caparre.

• inserire clausole a tutela dei marchi, dei modelli, dei brevetti, del know-how, del diritto di autore e dello sfruttamento economico dell’opera, delle licenze e delle loro limitazioni territoriali e temporali: sono tutti aspetti a tutela delle immobilizzazioni immateriali che costituiscono il patrimonio aziendale e che rivestono sempre maggiore importanza, anche in relazione alla tutela dalla concorrenza sleale di altri operatori. Ogni imprenditore è consapevole del danno economico che subisce se qualcun altro sfrutta i propri marchi o crea confondibilità di prodotti, o gli storna dipendenti-chiave o si appropria del know-how aziendale (anche “banalmente” della lista clienti o dei listini prezzi o della scontistica per cliente).

Questa breve panoramica solo per offrire una prima valutazione sul numero e complessità delle questioni che bisogna affrontare per arrivare a un contratto “su misura” che se, da un lato, non può eliminare ogni rischio, dall’altro lato, può enormemente prevenire conflitti tra le parti contrattuali e pertanto incidere sull’operatività e sull’efficienza aziendale.

In Italia, purtroppo, non si è ancora sviluppata totalmente la cultura dell’investimento nell’assistenza professionale nella redazione dei contratti e per questo si spende molto di più per risolvere i problemi commerciali piuttosto che per prevenirli, probabilmente per la mancanza di una percezione diretta e concreta del beneficio che si ottiene da tale investimento.