L'ottimizzazione della logistica

Il commercio del ventunesimo secolo si caratterizza per alcune peculiarità che lo differenziano da quello del ventennio precedente: assenza di confini, globalizzazione, telematizzazione delle vendite e degli acquisti ed accelerazione dei processi di fornitura ed invio merce.

Il mercato attuale, infatti, riesce a coprire un bacino d'utenza mondiale, soprattutto se si instaurano partnership con aziende estere ed il Made in Italy rappresenta una buona percentuale di PIL considerevole.

In questo scenario di continuità dei rapporti commerciali l'imprenditore ha l'opportunità di ampliare la sua attività trasformando piccole realtà imprenditoriali in grandi aziende del settore. Se una dose di fortuna, assieme ad una buona conoscenza dei bisogni della clientela possono giocare a favore di ciascun imprenditore, un'ottima gestione aziendale permette di accelerare i processi organizzativi consentendo di rendere efficiente ed efficace l'intera attività. Che sia essa produttiva o distributiva, che produca beni o servizi o semplicemente si occupa di un mercato circoscritto l'importante è adottare strategie di supply chain management organizzate in un'ottica di ottimizzazione dei processi distributivi. In tal modo sarà possibile ottenere vantaggi economici come la riduzione delle perdite, l'aumento del profitto ed economie di scala adeguate alla propria attività.

Logistica aziendale: di cosa si tratta?

La logistica è un termine che trova notevole diffusione in un periodo dove l'efficienza nell'organizzazione dei processi aziendali deve conformarsi alla crescita del mercato ed alle esigenze della clientela. Un tempo le forniture e l'acquisto al dettaglio avvenivano face to face, o comunque utilizzando canali come fax, telefoni e raccomandate. Attualmente la tecnologia ed il mondo digitale permette di acquistare con un solo click, mentre le aziende comunicano l'un l'altra attraverso software sofisticati. Il marketing assume una nuova veste perdendo l'identità territoriale che rimane relegata alla sola sede legale ed all'edificio dove avviene la produzione e/o la distribuzione. La localizzazione si evolve in globalizzazione mentre i rapporti fra impresa e stakeholder (i così detti portatori di interessi, sia in maniera diretta che indiretta e che sono coinvolti nell'attività d'impresa) si digitalizzano accorciando le distanze e i tempi. I processi aziendali (operativo, organizzativo, gestionale) sono pianificati in un'ottica strategica, dove per strategia si intende l'adozione di tattiche che ottimizzano la comunicazione fra aree interne all'azienda o fra soggetti interni ed esterni, migliorano la produzione o la distribuzione. Le tattiche sono finalizzate cogliere i cambiamenti repentini del mercato per consentire all'azienda di rispondere adeguatamente.

Le risorse sono razionalizzate per diminuire le perdite aumentando i profitti e l'azienda diventa quell'organizzazione di beni e di capitali gestita in ogni dettaglio per consentire il prosieguo dell'attività economica.

Secondo i principi di economia aziendale, un'azienda riesce ad ottenere profitti quando lavora in maniera efficace ed efficiente:

• l'efficacia è la capacità di un soggetto di realizzare obiettivi prefissati nei tempi prestabiliti,
• l'efficienza è il raggiungimento degli obiettivi senza lo spreco delle risorse.

Secondo l'AILOG (Associazione Italiana di Logistica) la logistica è l'insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nell'azienda i flussi di materiali e delle relative informazioni dalle origini presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai clienti e al servizio post-vendita. In altri termini la logistica aziendale è una sezione specifica della supply chain (la catena di distribuzione) il cui compito consiste nell'ottimizzare le attività inerenti all'azienda ed i suoi rapporti con l'esterno ottimizzando le risorse e rendendo efficaci, ma anche efficienti, i processi. Le fasi più importanti che ricadono nella programmazione logistica sono l'approvvigionamento delle forniture e delle risorse produttive includendo anche il capitale umano, la trasformazione delle risorse in prodotti o servizi, la distribuzione dei fattori sul mercato.

Se il concetto di logistica sembra essere di facile interpretazione, una definizione in più la fornisce la Society Of Logistic Engineers (S.O.L.E.), secondo cui la logistica è arte e scienza dell'organizzazione, della progettazione e dell'attività tecnica riguardante i requisiti, la definizione, la fornitura e le risorse necessarie a supportare obiettivi, piani ed operazioni.

Tipologie di logistica

La logistica è una pianificazione dettagliata di tutto ciò che coinvolge l'impresa, ma per essere ottimizzata è necessario sapere che essa si divide in tre fasi:

1. la logistica in entrata: include tutte le operazioni ed i processi inerenti alla ricerca dei fattori produttivi che costituiscono l'input dell'impresa (materie prime, capitali, beni immateriali come licenze, brevetti, know-how, risorse umane, locali per la produzione, macchinari);
2. la logistica interna: essa varia in base al tipo di attività svolta dall'azienda che trasforma gli input in output. Tutto ciò che entra nell'impresa viene trasformato in beni o servizi che saranno distribuiti sul mercato nella fase finale;
3. la logistica in uscita: coinvolge tutte le strategie utili a collocare sul mercato il prodotto o il servizio servendosi di differenti canali distributivi, come ad esempio i corriere espresso.

E' facile intuire come l'ottimizzazione logistica preveda la definizione di strategie dettagliate che possano essere collegate fra loro diventando un'unica pianificazione aziendale. Se la logistica si divide in tre distinte fasi, ciascuna di esse deve appartenere ad un unico progetto che permette all'azienda di funzionare interamente sul mercato.

Ottimizzare la logistica: cosa significa?

Un'azienda può funzionare ma può anche subire dei fallimenti che ne minano la stabilità economica. Il Diritto Commerciale o quello Civile insegnano che un'azienda può apparire solida ma essere in defalut perché priva di liquidità. In termini economici un'impresa funziona quando l'imprenditore trae un profitto, ma quest'ultimo deve ricoprire tutte le spese inerenti l'attività. Nello specifico

• il ricavo è l'acquisizione di ricchezza dalla vendita dei beni,
• il profitto è dato dall'eccedenza dei ricavi sulle spese sostenute in un determinato periodo,
• il guadagno è l'utile che rimpingua all'imprenditore dopo aver affrontato le spese dell'azienda.

Maggiore è il profitto, migliore è la salute dell'impresa che, con ricavi alti riesce ad accantonare capitali da reinvestire sull'attività.

Se ottimizzare significa migliorare il risultato, la logistica può essere razionalizzata seguendo strategie orientate ad una diminuzione delle perdite (date ad esempio dalla riduzione degli sprechi di energia, dall'allocazione delle scorte rimaste invendute, dall'uso di materie prime a costo competitivo) massimizzando il profitto. Per raggiungere l'obiettivo ogni processo aziendale deve essere pianificato, organizzato ed incrementando sfruttando dati ed informazioni interne ed esterne studiando le statistiche, i bilanci e le esigenze dei clienti. Non a caso le economie di scala consentono all'impresa di aumentare la produzione riducendo i costi, e ricomprendo in tal modo un target di clienti con un potere d'acquisto differente.

Come ottimizzare la logistica?

Ottimizzare la logistica presuppone una profonda conoscenza della propria azienda riuscendo a reperire tutte le informazioni provenienti da ogni area che costituisce l'impresa. A partire dal magazzino per giungere alla distribuzione, ogni notizia attraversa un canale di comunicazione che consente di monitorare l'andamento delle attività in ogni loro fase. Oltre alle informazioni interne è fondamentale conoscere quelle che provengono dall'ambiente esterno in maniera tale da percepire i cambiamenti e adattare l'azienda alle novità del mercato. Per farlo è necessario puntare sui ricerche di mercato, su informazioni reperite dai social o su statistiche generali, ma il trend può essere rinvenuto anche dalle mode dettate in un preciso ambito.

L'ottimizzazione logistica opera su tre fronti: quella in entrata, quella interna e la logistica in uscita. La pianificazione deve corrispondere ad un progetto più ampio che include obiettivi specifici e che coinvolgono l'impresa nel suo insieme.

E' necessario quindi fissare dei target come l'aumento della produzione riducendo i prezzi di vendita ed adottando economie di scala, l'efficienza nella distribuzione, l'immagazzinaggio dei prodotti o lo snellimento della comunicazione.

Importante è non distogliere l'attenzione dall'efficienza e dall'efficacia cercando di minimizzare i costi massimizzando i profitto.

Definiti gli obiettivi è necessario procedere all'individuazione delle strategie ed alle strumentazioni necessarie per attuarle.

Ottimizzare la logistica in entrata

Suddividendo la strategia globale in una più settoriale diventa importante adottare tattiche vincenti che possano migliorare la logistica in entrata. Essa, come qualsiasi altro processo, deve essere efficace ed efficiente e basarsi sull'uso di tecnologie all'avanguardia che monitorano i costi, riducono le perdite e dimezzano i tempi di approvvigionamento. Per raggiungere un buon risultato è altresì fondamentale consentire alle informazioni (sia interne che esterne) di raggiungere un solo punto, per poter essere monitorate all'occorrenza e sfruttate con tattiche differenti. Un quadro unico di tutti gli input presenti in azienda permette di intervenire in maniera immediata senza interrompere i processi. Le informazioni permetteranno all'imprenditore di:

• controllare in ogni momento le scorte presenti in magazzino acquisendo le risorse solo quando ciò sia necessario,
• conoscere subito i costi per l'approvvigionamento senza attendere il bilancio,
• ridurre immediatamente gli sprechi senza incidere sull'attività aziendale.

A supporto dell'imprenditore esistono tecnologie capaci di creare una gestione automatizzata ed integrata della logistica in entrata, attraverso l'uso di programmi per computer che immediatamente registrano i flussi di entrata, i loro costi ed il loro utilizzo. I software indicano la presenza di giacenze, di scorte e di materiale rimasto invenduto, offre un quadro sintetico degli order picking warehouse (gli ordini del magazzino) oltre a definire quelle carenze fondamentali per il prosieguo dell'attività. L'immediatezza delle informazioni accorcia i tempi per il loro reperimento rispondendo ad un'esigenza di efficienza aziendale. Inoltre la logistica in entrata deve essere in stretta connessione con l'intera gestione perché i canali comunicativi sono collegati fra le diverse aree dell'azienda.

Tra i software più utilizzati quelli comuni sono il Warehouse Management Software (WMS, noto anche come programma di magazzino), l'Information Management System (IMS, utilizzato per la gestione dei dati aziendali) e l'Enterprise Resource Planning (ERP, necessario per la pianificazione delle risorse aziendali). I software sono distribuiti da diversi fornitori che possono personalizzare, a seconda delle esigenze, ciascun programma rendendolo adatto alla propria attività.

Migliorare la logistica interna

La gestione del magazzino deve avvenire cercando di amministrare i flussi in entrata e quelli in uscita. Un'interconnessione immediata consente di dimezzare i tempi per la Warehouse Management. Elemento importante è avere sotto controllo i processi di trasformazione delle risorse in output, consentendo di conoscere ogni operazione e di modificarla tempestivamente. Le tecnologie sono anch'esse integrate ed offrono programmi che riescono a classificare in maniera automatica la merce. In tal modo lo stoccaggio avviene in tempi rapidi conoscendo già da subito la posizione esatta di una specifica risorsa. Oltre alla tecnologia esistono strategie contabili ed analitiche (le Activity Based Costing) il cui scopo è quello di definire in maniera dettagliata i costi e la loro incidenza sull'attività d'impresa.

I software per la gestione interna possono funzionare utilizzando codici a barre per catalogare la merce, e sistemi integrativi per ripartire ogni risorsa nei vari processi produttivi. Inoltre i sistemi avanzati consentono di monitorare in maniera continua tutti i flussi in input ed in output all'interno dell'azienda, servendosi semplicemente di un computer.

Ridimensionare la logistica in uscita

Gli output devono essere distribuiti sul mercato avvalendosi di canali commerciali e di un sistema di trasporto rapido. Chi produce può affidarsi alle compagnie di trasporto mediante contratti di partnership che dimezzano i costi agevolando la distribuzione. Esistono numerose figure giuridiche che ottimizzano la logistica in uscita: contratti di franchising, di distribuzione e di concessione, nonché di somministrazione dei beni o dei servizi. Anche qui la tecnologia aiuta l'azienda, attraverso programmi che consentono di interagire fra negozi, partner e clienti finali, potendo offrire risposte immediate per una capillare distribuzione. La programmazione delle consegne può avvenire su accordo dei corrieri espresso. Molte compagnie propongono contratti personalizzati a prezzi vantaggiosi e garantiscono una consegna rapida entro le 48 ore. L'interazione con i corrieri può avvenire anche telematicamente: ordine, fatturazione ed avviso al corriere si realizza in poco tempo, mentre il cliente ha l'opportunità di tracciare i suoi ordini in ogni momento prima della consegna della merce.

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