Scadenziario per le manutenzioni aziendali

Il titolo III del D.lgs 81/2008, art. 71 prevede l’obbligo della corretta gestione delle attrezzature di lavoro.

Obblighi del Datore di Lavoro per la corretta gestione delle attrezzature di lavoro

In dettagli gli obblighi del Datore di Lavoro sono i seguenti:

• Mettere a disposizione dei lavoratori attrezzature conformi ai requisiti di sicurezza;
• Provvedere affinché tali attrezzature siano oggetto di manutenzione idonea a garantire nel tempo che l’attrezzatura funzioni nelle condizioni stabilite dal costruttore, garantendo così la sicurezza degli operatori, la prevenzione dei guasti ed il prolungamento della vita tecnica delle attrezzature stesse,
• Provvedere a far effettuare le verifiche periodiche.

Attenzione pero’ ...il Datore di Lavoro ed i propri operatori non possono effettuare tutte le manutenzioni previste dal libretto di uso e manutenzione delle attrezzature di lavoro, ma è assolutamente indispensabile cercare di comprendere il “chi deve fare che cosa”.

Interventi di manutenzione

Che cosa si intende per manutenzione idonea, o correttamente effettuata ?

Gli interventi di manutenzione si dividono in:

• MANUTENZIONE ORDINARIA: consiste nell’esecuzione delle procedure specificate nel libretto d’uso e manutenzione dell’attrezzatura/apparecchiatura, che possono essere eseguite anche dall’operatore assicurando così il corretto uso dell’attrezzatura;
• MANUTENZIONE STRAORDINARIA: consiste nell’ esecuzione di interventi da effettuarsi in occasione di inconvenienti non prevedibili (es. anomalie, guasti, rotture), che normalmente devono essere realizzati da tecnici specializzati.

Ed invece la che cosa significa manutenzione periodica ?

Le verifiche periodiche sono quelle che, secondo periodicità dettata dalla normativa in vigore e stabilita dal legislatore, sono realizzate da Organismi competenti, ASL, ARPA.
L’obbligo di richiesta di verifica destinata agli enti di cui sopra ricade anch’esso in capo al datore di lavoro/utilizzatore (Vd. DM 11/04/2011-Allegato VII D.Lgs. 81/2008).

Nello specifico il Datore id Lavoro è obbligato a quanto segue:

• Definire un calendario per effettuare la manutenzione ordinaria e le verifiche periodiche
• Dotarsi di un registro della manutenzioni programmate e da programmare
• Registrare la frequenza delle manutenzioni e la tipologia delle stesse quando effettuate (prevenzione)
• Redigere le schede di manutenzione oppure inserire quelle del manutentore
• Tenere un archivio aggiornato delle attrezzature di lavoro disponibili e funzionanti
• Redigere lo scadenziario delle manutenzione e degli adempimento necessari per ogni singola manutenzione.
• Segnalare per ogni singola manutenzione la data di scadenza e del successivo controllo
• Segnalare l’elenco degli operatori interni adibiti e selezionati per le manutenzioni
• Indicare l’elenco delle aziende esterne specializzate per quegli interventi di manutenzione che non possono essere effettuati all’interno dell’azienda.

Per fare tutto questo, ma soprattutto per tenere aggiornate le scadenze delle manutenzioni il Datore di Lavoro puo’ servirsi di un software adeguato.

Caratteristiche di un software per le manutenzioni

Un software per le manutenzioni deve essere di facile utilizzo e consentire di organizzare e scadenzare in modo semplice ed intuitivo le manutenzioni per qualsiasi tipo di apparecchio, macchinario o ambiente.

Deve essere uno strumento duttile e si adatta ad ogni tipologia di manutenzione con un largo campo di applicazione che vada a coprire tutta una serie di settori d'impiego.
Un buon software deve prevedere l'inserimento di molteplici attrezzature di cui poter gestire le manutenzioni.

Nella pagina di registrazione è buona norma venga inserita una scheda in cui è possibile inserire tutte le informazioni, di carattere generale, relative alla singola azienda e le categorie delle manutenzioni da eseguire.

Il software deve prevedere la gestione di un numero pressoché illimitato di manutentori.

All'interno di ogni scheda potranno essere inseriti informazioni di carattere generale ed il tipo di manutenzione in cui l'operatore è specializzato (per es. elettricista, idraulico, tutto fare etc.), ed anche associare la ragione sociale del manutentore con la tipologia di manutenzione da effettuare, tenendo in debita considerazione anche la scadenza.

Da questa sezione, l'utente utilizzatore del software dovrà essere in grado di effettuare le interrogazioni sullo stato di efficienza del personale, controllando le manutenzioni eseguite, le manutenzioni rinviate, le ore lavorate e quelle preventivate avvalendosi inoltre di grafici che ne facilitano la consultazione.

A questo punto è buona norma inserire anche la data della prossima manutenzione indispensabile per programmare, per esempio, il fermo macchina di produzione, oppure eventuale attrezzature sostitutiva nel caso il ciclo di lavoro non possa essere interrotto.

Il software dovrebbe poter consentire l’accesso ad utenti e/o operatori predefiniti all’origine, tramite un codice personale, username e password, indicati dagli utenti/operatori stessi e codificati sul database.

Il manutentore stesso, poi dovrebbe poter avere accesso al software aziendale per visualizzare un calendario grafico contenente gli interventi di manutenzione previsti e già effettuati presso la propria azienda. Con un formulario di contatto diretto con l'impresa di manutenzione l’azienda stessa dovrebbe essere in grado di chiedere ed ottenere in tempi strettissimi un intervento straordinario o la variazione di un intervento già fissato in calendario.

L'accesso utente/operatore dovrebbe consentire di vidimare per approvazione la scheda di report del manutentore per un intervento già effettuato o di contestarla rispetto ai tempi d'intervento o all'efficacia del manutentore stesso.

Per ogni tipologia di attrezzatura aziendale dovrebbe essere possibile configurare una classe di dati personalizzata che consente di gestire tutte le principali informazioni utili ad una gestione patrimoniale del bene, alla gestione contrattuale, alla sua funzionalità, alla sua manutenzione, e nel caso la sua eventuale futura sostituzione. Tale scadenziario deve anche contenere come richiesto dal Decreto oltre alla gestione delle Manutenzioni programmate anche lo stato dell’apparato, data prima installazione, nominativo responsabile . manutenzione, implicazioni fermo macchina, ecc.).

Caratteristiche del modulo di manutenzione

Per completezza di informazioni il modulo relativo ad ogni singola attrezzatura di lavoro dovrebbe contenere:

• Il tipo di apparato su cui intervenire
• La natura e la descrizione dell’intervento
• Le procedure operative con le quali eseguire l’intervento
• La ciclicità con cui effettuare l’intervento programmato che può essere espressa sia in cicli temporali che in cicli di funzionamento dell’impianto
• Il tempo stimato di esecuzione di intervento
• L’elenco dei materiali di consumo o dei ricambi da utilizzare per l’esecuzione dell’intervento
• la check-list delle attività di controllo ed operative che devono essere effettuate in fase di intervento e sulle quali occorre ottenere un riscontro sull’effettivo svolgimento
• Possibilità di stabilire le operazioni preliminari (avvisi automatici di eventuali guasti e/o lo status di “salute dell’attrezzatura di lavoro, le operazioni di preparazione, ecc.) e le sue implicazioni (fermo macchina, ore previste, ecc.)

Un software ben realizzato dovrebbe mettere in grado l’azienda di organizzare le scadenze e programmare le manutenzioni future attraverso una serie di “alert” configurate ad hoc per gli utenti.

Se poi il software è in grado di gestire e modificare le attività da eseguire e le date di scadenza da rispettare, come dicevamo, dovrebbe essere in grado anche di assegnare il lavoro da effettuare anche ad una squadra di intervento specifica.