Come creare un Tender vincente
Nell'ambito dei costi della distribuzione fisica (trasporti, scorte, magazzino, amministrazione della distribuzione) i costi dei trasporti incidono mediamente quasi la metà del totale. Naturalmente si possono evidenziare degli scostamenti molto importanti rispetto alla media, in relazione allo specifico settore merceologico preso in esame.
Infatti, ciascuno di questi è fortemente caratterizzato dalla peculiare natura fisica ed economica dei prodotti (densità di valore) e dalla necessità di servizio del mercato.
La decisione sulla scelta del partner ideale per lo svolgimento delle attività di trasporto merci è, quindi, un passo fondamentale per avere spedizioni con un livello di servizio adeguato al minor costo possibile.
La scelta del fornitore non è solamente basata sulla pura comparazione tariffaria, ma vi sono altri fattori che influenzano la decisione tra cui:
• la puntualità e la qualità della consegna
• la flessibilità offerta
• la conoscenza del prodotto da trasportare
• la copertura geografica
• la dimensione della struttura aziendale
• i requisiti di sicurezza durante il viaggio etc.
Senza le adeguate conoscenze specifiche del settore e uno studio preciso, affidabile e critico del problema, la realizzazione di un tender efficace risulta spesso e volentieri di difficile attuazione. Bisogna quindi sviluppare un approccio a tale problema ben consolidato che permetta di realizzare tender di successo.
Si suggerisce di procedere secondo i sei passi schematizzati in figura.
1 L'Audit dei trasporti per conoscere le proprie necessità
Il primo passo è quello di svolgere un Audit dei trasporti allo scopo di definire con precisione la situazione attuale in termini di costi sostenuti e livello di servizio erogato. Nella fase iniziale si raccolgono i dati (flussi, giacenze, costi, livello di servizio) in modo completo, affidabile e dettagliato. Successivamente, questi vengono interpretati e verificati per poi essere analizzati e rappresentati (sottoforma di tabelle, grafici e cruscotti facili da comprendere).
2 Lo screening dei fornitori
Lo step successivo consiste, attraverso uno studio attento del settore, nello screening dei fornitori al fine di individuare la lista dei partner da coinvolgere nel tender (generalisti o specializzati). Si effettuano dei veri e propri Audit dei fornitori sia societari (referenze, copertura geografica, struttura societaria, etc.) che logistici (specializzazioni/qualità/ dimensione/localizzazione dei magazzini, capillarità network, etc.) allo scopo di redigere una Scorecard comparata e ponderata.
3 Il capitolato tecnico logistico
Si passa poi alla redazione del capitolato logistico. Questo consiste nella descrizione precisa ed esaustiva del trasporto oggetto dello studio con particolare attenzione alle unità di carico da trasportare, alle from-to-chart dei flussi, ai punti di carico e scarico etc. Questa fase è molto importante perché aiuta il fornitore a capire quali sono i fattori e le peculiarità della tipologia di trasporto oggetto dello studio.
Chiaramente più è dettagliata questa parte, più l'operatore potrà capire meglio la prestazione richiesta e formulare una proposta di collaborazione attinente alle aspettative della committenza.
4 La costruzione della tariffa e dei costi accessori
Il quarto step prevede la scelta della struttura tariffaria da adottare. Sulla base del punto precedente (e dell'audit), si studiano i driver di costo (bolla, peso, volume, pallet, distanza, etc.) più adatti alla tipologia di trasporto da effettuare.
Tale tariffazione sarà quella che verrà utilizzata dai partecipanti al tender, affinché le varie offerte presentate risultino facilmente confrontabili. La struttura tariffaria dovrà essere la più possibile semplice, equa e controllabile.
5 Gli SLA: i tempi di resa e il livello di servizio
Il quinto passo è quello di definire quali sono i tempi di resa e il livello di servizio che il fornitore dovrà garantire e quindi quotare in offerta (questi SLA dovranno essere poi inseriti nel "Capitolato Tecnico" nella sezione "Premi e Penali"). Tra i più importanti vi sono il tempo di resa, il tracking delle merci, il tracking delle spedizioni, il rispetto delle finestre di consegna, il mantenimento della catena del freddo, etc..
6 Simulazioni e scelta
Infine vi è la scelta del partner adeguato.
Una volta raccolte tutte le offerte economiche, si sviluppa una simulazione che confronta i costi logistici ricavati dalle varie proposte dei fornitori partecipanti al tender. Con i risultati ottenuti da quest'ultima analisi, il committente ha tutti gli elementi per poter fare la scelta migliore per avere un trasporto/partner affidabile e dal costo contenuto.
