Le fasi per organizzare un evento business

L'organizzazione di un evento business rappresenta una delle principali priorità delle aziende per ampliare la propria visibilità coinvolgendo sempre più ampie fasce di pubblico.

Il fine ultimo di tali iniziative è quello di aumentare il giro d'affari inerenti alla tipologia di merce oppure di servizi proposti.

Il termine "evento" implica numerose accezioni in quanto è in grado di spaziare in diversi contesti, anche se vi sono due fattori comuni:

• coinvolgimento;
• condivisione.

La mission conclusiva di ogni manifestazione di questo tipo è quella di diffondere in maniera ottimale il proprio progetto, rispondendo al meglio alle esigenze del target di riferimento.

Quali sono i presupposti per organizzare un evento

L'evento viene spesso definito come un avvenimento di particolare rilievo, caratterizzato dal coinvolgimento di più persone ed organizzato di solito da un committente (azienda, associazione, impresa, ente oppure singolo) che si ripropone di raggiungere un determinato obiettivo.

La sua pianificazione dipende dalle capacità organizzative dello staff preposto a tale iniziativa, che deve possedere competenze sia in ambito organizzativo che di marketing, per raggiungere l'obiettivo prefissato.

A tale scopo uno dei presupposti fondamentali è rappresentato dalla possibilità di disporre di una task force composta da numerosi individui, ciascuno con uno specifico ruolo, poiché la pluralità di idee è sempre un'ottima base da cui partire.

Il contributo di esperti nei vari settori deve essere originale, accattivante, coinvolgente e soprattutto coerente con le finalità dell'evento, sempre nell'ottica di rispettare al massimo le esigenze della potenziale clientela.

Le strategie di comunicazione devono coinvolgere non soltanto i tradizionali canali (come stampa, cartellonistica, volantinaggio), ma anche i social presenti sul web, oppure le mailing list, soprattutto quando l'evento riguarda realtà aziendali.

Quali sono le fasi per organizzare un evento

Per fare in modo che un progetto si trasformi in evento, il processo di organizzazione prevede di solito quattro fasi distinte.

1. Ideazione

Questa prima fase ha lo scopo di definire chiaramente:

• obiettivi e finalità dell'iniziativa;
• il target che deve venire coinvolto;
• il tempo necessario;
• il periodo più adatto per la realizzazione;
• la scelta della location;
• il tema da trattare.

Nel panorama fittissimo di eventi relativi al mondo della comunicazione, il fattore discriminante è rappresentato dalla unicità che deve caratterizzare l'evento, rendendolo inconfondibile ed indimenticabile rispetto ad altri simili.

2. Sviluppo dell'idea

La seconda fase si concretizza nello sviluppo dell'idea, basato sull'individuazione e valutazione di tutti i servizi necessari, sia dal punto di vista quantitativo (spese di gestione) che qualitativo (impatto sul territorio e vicinanza al target).

Questa fase prevede anche una preventiva valutazione della realizzabilità dell'evento sia dal punto di vista pratico che da quello economico, mediante consulenze di professionisti del settore tecnico e commerciale.

Le stime emerse non hanno mai un carattere definitivo, ma sono comunque suscettibili di variazioni in corso d'opera, soprattutto per quanto concerne l'aspetto finanziario.

Un presupposto di notevole impatto emotivo è quello dei momenti di networking, durante cui viene abolita la separazione tra chi partecipa sopra o sotto al palco, per realizzare la più efficace condivisione delle idee.

Risulta infatti di estrema utilità annullare la tradizionale antitesi tra oratore ed uditore che, nella maggior parte dei casi, contribuisce ad una netta separazione dei ruoli che non facilita mai la comunicazione interpersonale.

3. Pianificazione dell'evento

I protagonisti di questa terza fase sono;

• piano di marketing;
• realizzazione tecnica;
• manuale operativo;
• scaletta delle attività.

Si tratta della fase che consente di entrare nel vivo dell'organizzazione e che presuppone la scelta di un project manager responsabile dei singoli procedimenti, a cui il team operativo può fare riferimento in qualsiasi momento.

In questo momento, la comunicazione interna assume un ruolo fondamentale per garantire il raggiungimento degli obiettivi voluti.

Vengono quindi trattati il posizionamento dell'evento, la distribuzione dei biglietti, il coinvolgimento degli organi d'informazione, le strategie di marketing.

4. Consuntivo dell'evento

Al termine dell'evento si configura la necessità di compilare un consuntivo in grado di offrire una valutazione globale della manifestazione, in relazione a tutti i dati quantitativi e qualitativi in possesso.

Tale fase implica anche un'attenta verifica del raggiungimento degli obiettivi prefissati, l'analisi dei livelli di customer satisfaction e soprattutto la brand percepition raggiunta.

Questa valutazione finale risulta indispensabile sia per tirare le somme che per pianificare altre iniziative future.

Come organizzare al meglio un evento

Per impostare al meglio un evento business è necessario tenere conto di due realtà fondamentali: il pubblico e gli organizzatori.

- Il pubblico

Il pubblico è costituito da individui che fruiscono (gratuitamente oppure a pagamento) dei servizi offerti dall'evento; per assicurare la sua massima partecipazione emotiva risulta fondamentale organizzare al meglio non soltanto le fasi lavorative, ma anche quelle ricreative.

Pertanto è necessario impostare adeguati programmi di pause networking, con la possibilità di accedere a zone di ristoro (coffee break), a zone relax per momenti di riposo, ad aree per conferenze ed occasioni di business.

Per il pubblico, ogni evento deve essere quindi un giusto mix tra marketing e divertimento, con un importante contributo della tecnologia (comunicazione per immagini, tour esperienziali, fotografia immersiva ed integrazione dei social).

- Gli organizzatori

Il team organizzativo, che rappresenta l'altro importante presupposto per il successo di un evento, è costituito dai coordinatori e dalla segreteria; i loro differenti ruoli sono finalizzati alla realizzazione ottimale dell'evento.

Gli ambiti di competenza di tali professionisti comprendono principalmente: relazioni con le istituzioni e sponsor, aspetti legali, controllo sulla sicurezza, logistica, aspetti tecnici e attività accessorie.