Software per il controllo delle risorse umane, cosa offre il mercato

La gestione delle risorse umane

Le gestione delle risorse umane, in inglese Human Resourse Managment è un attività aziendale che pone al centro della sua analisi e del suo studio la gestione del lavoratore nel suo più ampio significato. Non deve essere confusa con la direzione dei dipendenti. Infatti nella gestione del personale, il lavoratore non viene identificato come strumento della produzione, ma considerato da un punto di vista di una vera e propria risorsa per la crescita e lo sviluppo dell'azienda. Nel sistema di gestione quindi si introducono elementi che vanno oltre al semplice lavoro, ma riguardano anche attività come motivazione, impegno e partecipazione del personale all'attività dell'azienda.

Storia e sviluppo del sistema

Lo studio che ha determinato un attenzione maggiore al sistema del rapporto personale- azienda, è concomitante a un nuovo modo di vedere la figura del dipendente all'interno dell'impresa. Nel primo dopo guerra, prendono piede i primi studi sulla "Gestione delle Risorse Umane", nei quali seguendo l'esempio del modello Fordiano, il lavoratore non è più considerato semplicemente un "fattore di produzione", ma un vero e proprio "consumatore" dei prodotti. Quindi il punto chiave sta nel vedere il lavoratore non come uno strumento, ma come una vera e propria risorsa all'interno dell'organizzazione dell'azienda. Storey, nel 1992 stabilì i 27 punti chiave che differenziano la gestione delle risorse umane, da quelle della mera direzione del personale.

Perché un software per la gestione

Partendo quindi dalla considerazione che nella gestione del personale vi sono una serie ampie di fattori e valutazioni, in questi ultimi anni, si è avuta una grande evoluzione nei sistemi di gestione del personale, facilitati anche dall'utilizzo di software specifici che tendono a raggruppare quelle che sono gli elementi e gli aspetti principali dell' attività aziendale. Ormai quasi tutte le aziende con un certo numero di lavoratori dipendenti, usufruiscono di strumenti automatizzati, finalizzati ad avere un quadro d'insieme del personale e permettendo di intervenire nei singolo settori al fine di migliorarne lo sviluppo. Si è anche osservato, che una corretta gestione del personale, determina anche una serie di vantaggi nella produttività dell'azienda. Negli ultimi anni quindi si sono diffusi software con caratteristiche sempre più ampie e complete, che hanno la finalità di contribuire a tutti gli aspetti del sistema gestione del personale.

Le linee comuni presenti all'interno dei software tendono a rispettare le linee guida presenti nel sistema della gestione del personale:

• reclutamento, selezione e valutazione del personale;
• formazione e crescita;
• valutazioni delle performance;
• costi e retribuzione del personale;

Partendo da questi elementi gli sviluppatori dei software hanno suddiviso i programmi in moduli e sotto moduli, in modo da renderli completi e permettere di ricoprire le sfaccettature più disparate. In genere ogni software è suddiviso:

• Modulo Organizzazione: prevedono infatti delle schede guida nel quale poter introdurre i dati come anagrafica, organigramma, documenti relativi al personale, competenze specifiche del lavoratore, visite mediche, obiettivi e contestazioni. Inoltre è fondamentale l'ambito della valutazione del dipendete e quindi delle attività svolte.
• Modulo budget del personale: sezione riguardante le spese collegate alla gestione del lavoratore, con i quadri economici e eventuali bonus per svolgimento di attività particolari. Il software, permette di effettuare confronti e statistiche sui pagamenti e le retribuzioni in tempo reale.
• Modulo Test e Questionario: conoscere la valutazione e la considerazione che il personale attribuisce all'azienda o a un suo settore, è fondamentale per lo sviluppo e la crescita. Per questo quasi tutti i software hanno dei modelli prestabiliti nel quale è possibile introdurre parametri personalizzabili in modo da preparare test e questionari di qualità.
• Modulo Piani di carriera: la crescita di un singolo elemento all'interno dell'azienda è fondamentale per lo sviluppo della stessa. Quindi è importante prevedere la crescita di ogni singolo dipendente in funzione di uno sviluppo generale dell'azienda. In questo un software gestionale può essere utile, dato che prevede dossier o schede specifiche per ogni dipendente.
• Modulo documenti e circolari aziendali: sezione presente in un software necessaria per la circolazione di documenti aziendali informativi o per circolari di lavoro necessarie allo sviluppo dell'azienda. I sistemi permettono con poche operazioni di contattare tutti i dipendenti e quindi non dimenticare nessuno.
• Modulo controllo delle visite mediche ed infortuni. La sicurezza del personale e la salute sono sempre più importanti soprattutto nel momento in cui si considera il personale come una risorsa fondamentale per lo sviluppo dell'azienda. Per questo quasi tutti i software contengono al sui interno schede nel quale registrate eventuali incidenti sul lavoro o giorni di assenze legate alle malattie.
• Organizzazione della formazione: la formazione è anch'essa importantissima per la competitività dell'azienda. Avere un dipendete aggiornato alle novità settoriali di mercato, rende l'azienda più forte e rapida a rispondere alle esigenze dei clienti. Quindi effettuare corsi di aggiornamento e di formazione dei dipendenti è uno degli elementi base nel gestire un personale di alta qualità e risorsa fondamentale dell'azienda.
• Modulo turni e accessi: prevede la registrazione elettronica dell'accesso in azienda e l'organizzazione dei turni, con le eventuali sostituzioni o assenze.
• Buste paga: alcune software prevedono un modulo aggiuntivo che è quello delle buste paga. Sempre più spesso, il calcolo della retribuzione viene sviluppato dal software in base alle ore svolte dal dipendete e dal contratto di retribuzione ad esso collegato.

Cosa offre il mercato

I software per la gestione delle risorse umane presenti sul mercato sono molteplici. Si dividono in software specifici e generici. I primi come dal nome, sono prettamente adibiti alla gestione del personale, anche se al suo interno sono presenti elementi aggiuntivi che riguardano anche la direzione del personale come il controllo accessi e eventuali planning.

Quelli generici, sono software aziendali utilizzati per la gestione di un azienda e al cui interno prevedono un modulo specifico per la gestione del personale. Ambedue le soluzioni possono essere adatte a un azienda. E' importante sempre fare una valutazione in base al budget stabilito e previsto all'inizio di ogni anno economico per modernizzare questo fondamentale settore aziendale, e all'importanza che si da alla gestione del personale.

Quindi se si ha un azienda con un numero ristretto di dipendenti, potrebbe bastare anche uno dei software generici. Per una impresa più complessa, invece è fondamentale una gestione completa e in ogni singola sfaccettatura.

Qui di seguito elenchiamo alcuni dei software per la gestione del personale maggiormente diffusi in commercio:

1. Intesi software per la gestione delle risorse umane: prevede moduli per il controllo della produzione, per la gestione della contabilità, gestione dei preventivi, gestione delle risorse umane, gestione dei clienti e assistenza clienti;
2. Zucchetti, risorse umane web: prevede un dossier anagrafico in cui sono presenti tutti i dati del personale, il profilo retributivo, gestioni scadenze, dossier documenti e formazione del personale, amministrazione di paghe, presenze e note spese, organizzazione dei turni, registrazioni di visite mediche e infortuni;
3. Ebc Consulting software h1 hr gestione delle risorse umane: prevede un modulo base con gli elementi principali per la gestione delle risorse umane come anagrafica, organigramma, documenti del personale, gestione delle risorse, gestione delle competenze e delle abilitazioni. Inoltre sono previsti dei moduli aggiuntivi come sicurezza e visite mediche, valutazioni del personale, gestioni scadenze, piani di carriera e retributivi.
4. Board planning e Analytic per il settore delle risorse umane: software con moduli di gestione sia per le attività di azienda che per la gestione del personale. Si interfaccia con il sistema cloud, quindi permette di condividere i file su una piattaforma on-line accessibile da diversi computer;
5. Solari-Udine software per la gestione del personale: è un unico software che permette la gestione del personale, di registrare accessi e permessi, oltre che aggiornare le varie schede dei dipendenti.
6. Kronotech gestione risorse Umane: è un software ideato per le aziende prevede modulo di controllo accessi, gestione presenze, e la completa struttura delle risorse umane, con anagrafica, retribuzioni, sostituzioni, sviluppo e formazione del personale.
7. Esa software: suddiviso in cinque moduli principali con tutti gli elementi necessari per la gestione delle risorse umane. Avremo quindi un modulo servizi e direzione, con i dati personali, organigramma, carriere , gestione documenti. Un modulo Budget con analisi dei costi e ipotesi di budget. Un modulo gestione e paghe. Infine completa il software, il modulo servizi per il dipendente, con la gestione mensa, spese e il modulo di rilevazione delle presenze.
8. Hunet software : prevede moduli di anagrafica del personale, gestione accessi, sicurezza sul lavoro, modulo di presenze e sostituzioni.

I software che abbiamo elencato sono alcuni dei più comuni e diffusi nel mercato per la gestione delle risorse umane. Alcuni prevedono al momento dell'acquisto l'attivazione di tutti i moduli, altri invece solo in parte di quelli che sono necessari alla gestione del personale. La valutazione è soggettiva, in base a quelle che sono le esigenze dell'azienda e le necessità di sviluppare il settore della gestione dei dipendenti