Come salvarsi dai "ladri di tempo" in ufficio

Cosa sono i ladri di tempo

Quando si è in ufficio spesso ci si rende conto di non essere riusciti a completare tutto il lavoro che si era progettato. Cercando di valutare le motivazioni per cui, nonostante il tempo a disposizione, non si è potuto portare a termine quanto previsto, ci si potrà facilmente rendere conto che ci sono dei fattori comuni che hanno rallentato il lavoro, se sei interessato a questo argomento leggi il nostro articolo su come progettare la giornata lavorativa.
Questi fattori vengono comunemente definiti Ladri di Tempo perché sottraggono tempo prezioso senza che ci si renda conto dell'effettiva perdita che comportano.

Per potersi salvare dai ladri di tempo per prima cosa è necessario saperli riconoscere. Soprattutto, è importante saper distinguere tra quando determinate azioni o situazioni vanno limitate perché in piccole dosi sono necessarie se non utili ma, se non si riesce a definire dei limiti precisi quelle stesse azioni rischiano di sottrarre tempo prezioso al proprio lavoro e ai propri progetti.

Va comunque sottolineato che alcuni ladri di tempo non sono prevedibili. Tra questi, ad esempio, il traffico improvviso per un incidente che porta ad arrivare tardi ad un appuntamento e, quindi, a ritardare tutti i progetti pre-organizzati per la giornata. In altri casi, invece, i ladri di tempo possono essere gestiti. Prima, però, come già detto, è necessario conoscerli.

Come salvarsi dai ladri di tempo,  ad esempio il telefono

Esistono diversi modi per salvarsi dai ladri di tempo, che variano, naturalmente, a seconda di quale sia il ladro stesso. Uno dei principali elementi che viene indicato come ladro di tempo è il telefono. Le telefonate, il controllo continuo di mail e social, anche se effettuati per lavoro, portano via moltissimo tempo senza che ci si renda conto del tempo che si sta passando con questo dispositivo.

Per meglio gestire questo problema è fondamentale dedicare del tempo ben definito al telefono durante la giornata. Naturalmente, si sta parlando sempre di utilizzo del telefono per lavoro: chiamare dei colleghi o dei contatti lavorativi per definire progetti o appuntamenti e poi perdersi in lunghe chiacchierate senza che vengano effettivamente raggiunti gli scopi iniziali della telefonata è sicuramente un modo per farsi rubare del tempo. Pertanto, nel momento in cui si utilizza il telefono è bene darsi una scadenza precisa, ossia cercare di chiudere le telefonate dopo tot minuti cercando naturalmente il modo corretto per farlo.

Un altro tipico ladro di tempo è il collega che si ferma per chiedere giusto un'informazione e poi si trattiene a parlare di altro, sia esso un argomento lavorativo o meno. Per quanto possa sembrare scortese, a volte è necessario saper dire di no a quanti si recano presso la propria postazione di lavoro.
Un problema simile si verifica anche quando ci si reca a meeting o conferenze e ci si intrattiene per discussioni che si dilungano oltre il previsto. In questo contesto, va sottolineato che la definizione di ladro di tempo può essere applicata solo ed esclusivamente se le discussioni sono poco proficue. Spesso, restare a confrontarsi con colleghi o persone nuove può invece rappresentare un'ottima opportunità per migliorare le proprie competenze e allargare la propria rete di conoscenze. Pertanto, è bene valutare con attenzione se e quanto possa essere importante e necessario trattenersi oltre la durata della conferenza o del meeting.

Si può recuperare il tempo perduto?

Questa domanda prevede chiaramente una risposta unica che, per quanto poco piacevole, è no. Quando si perde tempo durante la giornata lavorativa ci si ritrova con del lavoro arretrato e solo continuando a lavorare oltre l'orario è possibile - anche se non sempre - recuperare il tempo perso. Naturalmente, questo porta a dover rinunciare ad altre cose, in particolare alla propria vita personale, per cui è una situazione molto poco consigliabile.
Il tempo perso può essere recuperato nei giorni seguenti, cercando di fissare obiettivi ben precisi, rispettare i tempi e, soprattutto, organizzare al meglio la propria giornata lavorativa. Definendo al meglio i tempi da dedicare a ciascuna operazione da svolgere e anche ai momenti di pausa si potrà riuscire a portare avanti al meglio il proprio lavoro.
E soprattutto, si potrà riuscire a salvarsi dai ladri di tempo o comunque a gestirli in modo tale da non permettere loro di rubare più del tempo consentito e previsto tramite le pause organizzate in precedenza.