KEY USERS

Si definiscono key users (utenti chiave) tutti gli utenti coinvolti nel progetto pilota o che fanno da riferimento nelle fasi di implementazione di un progetto.

Tipicamente il key user è un “utente esperto” dei processi aziendali, delle metodologie di lavoro e dei sistemi informativi. Solitamente è un capo area o un responsabile di settore che si occupa di coordinare e monitorare un team di progetto.

Le attività svolte dagli utenti chiave possono essere raggruppate in quattro possibili ruoli:

• Ruolo organizzativo: prevede il coordinamento delle attività in tempo (rispettare le scadenze stabilite dal comitato di controllo per il team di implementazione) e la gestione di un gruppo di persone (utenti finali durante la fase di test e dopo l'implementazione). Inoltre, poiché alcune parti del progetto sono commissionate, richiede chiarezza nella definizione degli ordini. Questo ruolo è inestricabilmente collegato con l'assicurazione di una corretta comunicazione all'interno del team di implementazione e con gli altri membri di un'organizzazione. Un corretto flusso di informazioni migliora considerevolmente l'atmosfera all'interno di un'azienda in cui viene svolto il progetto e consente di svolgere ulteriori compiti dell'utente chiave.

• Ruolo sostanziale: può richiedere un'intensificazione in varie aree della sua competenza. A volte la conoscenza dei processi realizzati dall'azienda può essere più importante della conoscenza dell'implementazione del sistema; tuttavia, in altri momenti la situazione può essere invertita quando la fluidità negli standard delle soluzioni è più preziosa della conoscenza del modo in cui i processi aziendali vengono realizzati. In entrambi i casi, tuttavia, è richiesto un alto livello di conoscenza e la capacità di applicarlo. Inoltre, l'adeguamento del sistema a nuove circostanze dopo il completamento dell'implementazione (Change Management Structure) è una manifestazione del ruolo sostanziale dell'utente chiave.

• Ruolo educativo e formativo: include una varietà di compiti eseguiti dall'utente chiave. Nel progetto di implementazione il primo elemento della manifestazione di ruolo è la spiegazione agli utenti finali target delle regole del funzionamento del sistema integrato, nonché la capacità di presentare i meriti individuali dell'implementazione del sistema integrato.

• Centro di conoscenza: richiede agli utenti chiave di essere i partecipanti più consapevoli dei processi aziendali informatizzati e di comprenderli pienamente in un ambiente aziendale con una conoscenza specifica delle soluzioni ottimali impiegate in una determinata linea di business. In questo modo gli utenti chiave diventano agenti di cambiamento e partecipano ai requisiti che definiscono processi, modellizzano implementano o reinterpretano le soluzioni proposte.

L'utente chiave, in quanto centro di competenza, deve possedere la capacità di tradurre domande, generare risposte da solo e sulla base della competenza ricevuta ricerca in modo indipendente soluzioni ai problemi esistenti. L'utente chiave riceve anche vari schemi di miglioramento emessi dagli utenti finali.