Organizzazione e comfort per l'ufficio di un manager

Gli studi dimostrano, e voi lo saprete bene, che il luogo di lavoro é quello dove trascorriamo la maggior parte del nostro tempo. L'ufficio di un manager, di conseguenza, deve essere un luogo ben organizzato, funzionale ed accogliente. L'ufficio, infatti, non é solo il luogo fisico nel quale il lavoro viene svolto ma uno strumento del lavoro stesso. La maniera in cui l'ufficio é predisposto ha un effetto immediatamente riscontrabile per quanto riguarda la comunicazione aziendale, l'efficienza ed il benessere generale di manager e dipendenti.

L'ufficio come strumento di lavoro

Probabilmente tutti conoscerete, o avrete sentito parlare, degli uffici di Facebook in California, l'open space più grande del mondo dove i dipendenti hanno accesso a sale giochi, sale relax con poltrone massaggianti, sale prove dove mettersi a suonare uno strumento. Ecco, questa non é una bizzarria di un imprenditore multimilionario ma si basa proprio su concetto secondo il quale il luogo di lavoro é uno strumento di lavoro e deve essere creato ed organizzato sulla base delle esigenze e del benessere di manager e lavoratori.

Tornando con i piedi per terra, diciamo che non é sempre possibile costruire questo livello di infrastrutture nel proprio ufficio ma nell'organizzazione dello spazio.

Ecco qualche idea da prendere in considerazione.

1. Lo spazio per muoversi non deve mai mancare

Nell'organizzazione dell'ufficio é importantissimo tenere in considerazione gli spazi necessari ad una circolazione comoda delle persone, sia per motivi chiaramente legati alla sicurezza, sia perché darà un'impressione più fluida della vostra azienda e renderà il lavoro di squadra più agevole, rendendo meno stressante la comunicazione fra le persone. Recenti studi dimostrano che la metà del tempo passato in ufficio lo trascorriamo lontano dalla nostra scrivania, quindi la circolazione agevole all'interno dello spazio aziendale diventa un imperativo.

2. L'ufficio non deve essere un luogo separato dalla nostra vita

Come dice Erik Veldhoen, fondatore di Smart Working, dobbiamo abbandonare il concetto di ufficio classico organizzato secondo il modello scrivania-sedia-computer, un luogo asettico e separato dalla vita privata. Nella sua idea i nuovi uffici non avranno più le scrivanie ma assomiglieranno sempre più al salotto di casa.

3. No a divisori eccessivamente alti, l'ufficio come openspace

Avete presente il modello di ufficio che si vede spesso nei film, dove gli impiegati hanno a disposizione un piccolo spazio e due alti divisori impediscono di vedere chi sta di fronte o di lato? Niente di più sbagliato, infatti diversi sondaggi fra gli impiegati di grandi aziende hanno rilevato che fra le cose che cambierebbero immediatamente nell'arredamento della postazione ci sono proprio i divisori e altri complementi d'arredo che interrompono il concetto di openspace, come armadi o attaccapanni.

4. Tavole rotonde

Per facilitare la comunicazione aziendale le tavole rotonde sono indispensabili, perchè permettono di sentirsi tutti sullo stesso piano di importanza e, pur esistendo delle gerarchie, non vengono messe in evidenza. Essere convocati per parlare di un progetto da qualcuno seduto su un grande poltrona e dietro un'importante scrivania mette soggezione e complica il meccanismo di espressione delle idee fondamentale per la buona riuscita delle strategie manageriali.

5. Chiedete ai colleghi la loro opinione

All'interno dello spazio aziendale lavorano più o meno persone con compiti ed esigenze diverse, e nella progettazione o ristrutturazione degli spazi é importante tenere conto delle richieste e delle proposte di tutti.

6. Evitare i rumori fastidiosi

L'inquinamento acustico é un problema spesso sottovalutato che può portare ad un calo delle prestazioni, e se la fonte di rumore non é esterna ci sono molti modi di agire per limitare o annullare completamente ciò che risulta fastidioso e che intacca la concentrazione di manager e dipendenti.