Una guida strategica all' eSourcing - le differenze tra eRFI, eRFQ and eAuction
Se imposti correttamente il tuo processo di sourcing, esso può divenire un potente strumento strategico che offre alla tua azienda un vantaggio competitivo. In questo post, scopriamo che cos'è l'approvvigionamento, che cos'è l'eSourcing e come scegliere e impostare lo strumento giusto per le tue esigenze specifiche.
Il processo di sourcing generalmente significa trovare e valutare potenziali fornitori, nonché scegliere quello che offre il miglior valore. Il Sourcing apre la strada al procurement. Mentre Sourcing e Procurement sono spesso usati in modo intercambiabile (come molti altri termini in questo campo), sono due metà di un tutto. Entrambi dovrebbero aiutare a mantenere bassi i costi, soddisfare gli ordini e soddisfare i fornitori.
Il sourcing è più strategico, mentre il procurement è più una questione di tattica. Nella fase del sourcing, ci si assicura di ottenere le condizioni migliori per prezzo e valore. Questa è anche la fase in cui puoi analizzare la spesa della tua azienda e ridurla. Il procurement si occupa del flusso di beni e servizi in base a quel contratto.
Ma qual è la differenza tra sourcing ed eSourcing? Probabilmente hai già capito, ma nell'eSourcing esegui la maggior parte del processo in modo digitale. Ciò può rendere il processo molto più efficiente e trasparente. Utilizzi strumenti digitali per consolidare proposte, preventivi e offerte di vari fornitori.
I principali vantaggi dell'eSourcing
- Aumenta l'efficienza: l'eSourcing ti aiuta a trovare, contattare e valutare un gran numero di fornitori. Puoi anche continuare la competizione durante tutto il processo senza ulteriore lavoro manuale. Tutto sommato, può comportare un notevole risparmio sui costi.
- Aumentare il valore aggiunto del procurement: come precedentemente accennato, gli strumenti digitali aiutano a ridurre il lavoro manuale del team di approvvigionamento. In questo modo avranno più tempo per perfezionare le altre attività, ad es. aumentare la spesa gestita e aumentare la soddisfazione dei clienti interni.
- Trasparenza: l'eSourcing utilizza in genere un portale centrale che è una piazza per acquirenti e fornitori. Mostra professionalità e fiducia nel gioco equo e i fornitori possono tenere d'occhio le informazioni chiave, ad es. scadenze, stati, ecc.
- Conformità: gli strumenti di eSourcing consolidano tutta la documentazione pertinente, facilitando il tracciamento o la verifica in futuro. Puoi anche convalidare la conformità dei fornitori con i criteri pertinenti, come le linee guida sulla salute o sulla sicurezza fin dall'inizio. La conformità dei fornitori è un motivo importante per l'adozione del software di eSourcing.
Dovresti utilizzare il sourcing regolare o l'eSourcing?
L'uso dell'eSourcing può indicare una gestione matura della spesa, ma tieni presente che non è una miniera d'oro garantita e non funziona per tutti. I maggiori vantaggi sono 1) riduzione significativa dei tempi di analisi dei risultati 2) mantenendo tutte le informazioni in un unico posto.
A seconda del numero di fornitori che partecipano a un sourcing, l'analisi dei risultati può richiedere diverse ore o addirittura giorni. In tal caso, l'utilizzo di un evento di eSourcing potrebbe essere l'opzione migliore. Tuttavia, quando le cose sono critiche in termini di tempo e il numero di articoli e fornitori coinvolti è minimo, una query di e-mail o eRFI ed eRFQ danno buoni risultati.
Ecco una panoramica delle tue migliori opzioni in base al numero di fornitori, alla competenza del tuo team e ad altri criteri.
ProcurementFlow.com come soluzione per eSourcing eRFI
ProcurementFlow.com ti consente di organizzare sia eventi di sourcing regolari con un eRFI, sia eventi di eSourcing con eRFP / eRFQ.
Ciò copre una stima del 85% delle esigenze di approvvigionamento in tutti i settori. È più efficace per le aziende che non producono solo prodotti standardizzati ma hanno un tipo di produzione manifatturiera (MTO) o ingegnerizzata (ETO), in cui il progetto finale non è definitivo dall'inizio. Quick eRFI consente di eseguire la scansione del mercato e ottenere risposte rapide da più fornitori. Dopo che i fornitori hanno confermato il loro interesse e la loro disponibilità a partecipare, è facile andare avanti con l'eSourcing e inviare una richiesta di partecipazione su eRFP o eRFQ. I maggiori vantaggi dell'utilizzo di eRFP ed eRFQ rispetto alle query e-mail tradizionali sono il confronto automatico delle offerte, che consente di risparmiare tempo per gli acquirenti.
Il processo di eSourcing in ProcurementFlow
6-step per il metodo eSourcing
In ProcurementFlow, tutto inizia con una richiesta che può arrivare alla piattaforma tramite un portale richiedente o semplicemente tramite una semplice e-mail inviata a [email protected] Gli acquisti possono anche esse aggiunti da soli.
Il nostro semplice processo composto da 6 passaggi consente di rilasciare un eRFQ in soli 10-15 minuti.
Carica la distinta materiali (BoM) dalle richieste.
Definisci campi aggiuntivi se necessari (progetto, centro di costo, ecc.). In caso di domande al richiedente, possono essere inviate direttamente dal sistema e le risposte del richiedente inviate tramite e-mail arrivano anche a ProcurementFlow. Ciò mantiene sincronizzata la comunicazione con il processo.
- Utilizzando BoM Grinder, dividendo o raggruppando gli articoli richiesti negli stessi gruppi di materiali / categorie che possono essere assegnati al responsabile di categoria. Essi riceveranno una notifica sulla loro nuova attività.
- Imposta un eRFI o un evento di eSourcing e seleziona i fornitori che dovrebbero essere coinvolti. I fornitori possono essere aggiunti dal database o semplicemente aggiungendo le loro e-mail e creando nuove voci di fornitori sul momento.
- Prepara il tuo messaggio e includi documenti pertinenti, come specifiche, termini e condizioni, disegni ecc.
- Avvia un evento di eSourcing o un eRFI e attendi risposte. In ProcurementFlow, gli acquirenti ricevono notifiche quando i fornitori rispondono. Le risposte ai fornitori possono essere inviate direttamente dal sistema.
Scegli i migliori fornitori e assegnali con il contratto o semplicemente rilascia un PO. Sullo sfondo, un SRM automatizzato ha acquisito tutte le informazioni pertinenti e le ha aggiunte accanto alla scheda del fornitore, comprese tutte le e-mail che sono state scambiate con il fornitore.
Il nostro obiettivo in ProcurementFlow è quello di offrire la migliore esperienza utente possibile negli acquisti e ridurre il tempo impiegato nel processo. Il time-to-market è un parametro fondamentale per le aziende, ma soprattutto per i settori con cui lavoriamo. Facciamo del nostro meglio per offrire ai nostri clienti il vantaggio competitivo dell'approvvigionamento agile.
