Come risolvere le sfide del procurement per le produzioni Engineer-to-order
Più la produzione è complessa, più collaborativo deve essere il suo processo di approvvigionamento. Per il metodo di produzione più avanzato, la produzione di progetti sulla base dell'ordine (ETO), l'approvvigionamento significa un atto di bilanciamento di una serie di esigenze in condizioni in continua evoluzione. In questo articolo ci immergiamo nelle sfide di approvvigionamento nell'ETO e ti forniamo gli strumenti per risolverle.
In qualità di responsabile degli acquisti, devi affrontare delle responsabilità semplici in linea di principio:
- Garantire che la tua azienda abbia tutto il materiale di cui ha bisogno e che i subappaltatori siano pronti a prendere gli ordini.
- Ridurre costantemente i costi e assicurarsi di pagare un prezzo ottimale per beni e servizi.
A seconda del tipo di industria manifatturiera in cui ti trovi, la vita reale può essere più o meno impegnativa. Se prendiamo il settore Make-to-Stock, le maggiori sfide sono il bilanciamento del livello di stock ottimale e la regolazione dei punti di riordino.
All'altra estremità dello spettro di produzione, l’Engineer-to-order(ETO) , le tue sfide ruotano attorno a un ambiente in costante cambiamento, esigenze imprevedibili e volumi costantemente variabili con i fornitori. Inoltre, devi soddisfare le esigenze di tutti i tuoi richiedenti e garantire un livello di costi ottimale. Ne deriva che il responsabile degli acquisti è più simile a un project manager quando lavora in una società di ETO. Nell'ETO, il processo di produzione inizia con la richiesta del cliente per la stima del prezzo. Questo dà il via a un filo di comunicazione interna tra le diverse funzioni aziendali, che coinvolge vendite, ingegneria e produzione. Nelle aziende manifatturiere più quotate, l'approvvigionamento è coinvolto anche nella prima fase di ingegneria.
Inizialmente, il prodotto sarà realizzato su carta. I progettisti prendono in considerazione diverse opzioni e richiedono la stima dei costi dei componenti dal procurement. I gestori delle categorie di approvvigionamento contatteranno i fornitori e chiederanno informazioni o proposte. Spesso le richieste provenienti dall'ingegneria sono ambigue e i fornitori devono chiedere chiarimenti.
Questo avvia un gioco telefonico tra fornitori, acquirenti e ingegneri. Ora immagina la stessa cosa succedendo intorno a diversi articoli con diversi fornitori che chiedono tutti chiarimenti.
Immagineresti di gestire quel disordine di comunicazione in una normale casella di posta in cui conservi il resto della tua posta? Possiamo garantire che perderai la comprensione di chi stava chiedendo cosa da chi e qual è stata la risposta in pochissimo tempo.
Nel processo ETO, i primi passi per il chiarimento degli oggetti di solito assorbono la maggior parte del tempo che va perso. L'ambito del progetto e la BOM (Distinta materiali) devono essere armonizzati durante l'intero processo, a partire dal cliente e terminando con i fornitori di componenti. L'uso di thread di posta elettronica con più partecipanti può comportare incomprensioni molto costose.
Come appare il processo ETO senza un software di approvvigionamento
- La richiesta di un potenziale cliente viene visualizzata nella casella di posta delle vendite.
- Le vendite lo inoltrano all'ingegneria per creare la prima bozza.
- L'ingegneria richiede la stima dei componenti dall'approvvigionamento.
- L'approvvigionamento richiede una stima dei componenti da parte dei fornitori mediante una RFI / RFP.
- I fornitori fanno domande di chiarimento.
- L'approvvigionamento deve mediare le domande e le risposte che vanno avanti e indietro tra fornitori e ingegneri.
- Infine, gli ingegneri preparano la prima bozza e la stima dei prezzi. Lo inoltrano alle vendite che fanno un'offerta al cliente.
- Se un'offerta viene accettata e il cliente effettua un ordine, il project manager lo prende in carico dalle vendite. Gli ingegneri finalizzano la DBA.
- L'approvvigionamento procede ad una vera richiesta di offerta.
Come appare il processo ETO con un software di approvvigionamento
Il software di acquisizione basato su cloud, come ProcurementFlow, consente di gestire le distinte base e contattare centinaia di fornitori durante il processo RFI. In questo modo il team di approvvigionamento può lavorare in modo più efficace e dedicare meno tempo a passare attraverso vari thread e-mail e aggiornare gli excel di acquisto. I responsabili delle vendite e i responsabili del progetto hanno tutte le informazioni pertinenti di fronte a loro e tutti conoscono lo stato più recente.
ProcurementFlow può essere utilizzato fin dall'inizio del processo di approvvigionamento ETO.
- Il reparto ingegneria crea una distinta base preliminare e carica la PR.
L'approvvigionamento lo riceve in ProcurementFlow.
- La distinta base viene rapidamente rivista e suddivisa in base alle categorie di prodotti. Alcuni elementi possono essere spostati direttamente nella PO.
Parti simili verranno raggruppate insieme e assegnate a diversi membri del team di approvvigionamento.
- Il PR originale è visto come intero anche dopo la divisione del PR.
C'è una posizione e il responsabile è elencato dopo ogni elemento.
- L'acquisizione avvia diverse RFI simultanee per raccogliere le stime dei componenti dai fornitori.
Puoi rispondere immediatamente ai fornitori e mantenere la comunicazione con più fornitori in un unico posto.
- Tutte le conversazioni con gli stakeholder interni ed esterni sono visualizzate nel feed di collaborazione. Hai una buona panoramica dello stato di ciascun componente e fornitore.
- Il richiedente può seguire gli stati della sua richiesta e le informazioni raccolte.
- Quando un cliente accetta l'offerta, è facile passare al processo di approvvigionamento con il prossimo round di RFQ o PO.
- Questo risulta in enormi risparmi di tempo sulla comunicazione e l'esecuzione simultanea di più cicli di eventi di e-sourcing.
ProcurementFlow è l'unico strumento sul mercato che inizia con una distinta base di acquisizione anticipata. Esegue l'intero ciclo di vita del progetto fino a quando non sono disponibili fornitori e prezzi fissati per ogni elemento elencato. La comunicazione con i fornitori e i richiedenti interni viene mantenuta nelle discussioni proprio accanto alla richiesta. Ciò consente di risparmiare circa il 50% del tempo di approvvigionamento.
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