Come combattere (e vincere) la spesa indiretta
In ogni azienda, esiste una categoria di spesa, che di solito è invisibile al nostro radar e che nessuno può davvero cogliere appieno. Stiamo parlando della spesa indiretta o di materiali e servizi indiretti (IMS). Se lasciata non gestita, può diventare un ombrello per spreco e inefficienza.
In questo articolo, spieghiamo cos'è la spesa indiretta, perché è importante metterla sotto gestione e dove dovresti iniziare per portare più spesa sotto controllo.
Che cos'è la spesa indiretta (IMS)?
La spesa indiretta o IMS non è una categoria semplice da definire. In genere, è un gran casino di materiali e servizi che nessuno ha mai provato a classificare, per non parlare del tentativo di gestire i suoi processi di approvvigionamento e delle relazioni con i fornitori.
I materiali e i servizi indiretti tipici sono:
- Servizi del personale (dipendenti temporanei, formazione, consulenti, revisori, servizi legali, reclutamento, trasporto del personale);
- Materiali e servizi IT (personal computer, server, sviluppo software, personalizzazione, manutenzione, ERP);
- Materiali e servizi per le strutture (mobili, manutenzione degli edifici, pulizia, smaltimento e riciclaggio, sicurezza, servizi di catering);
- Servizi finanziari (bancario, assicurativo, leasing);
- Materiale e servizi di marketing (materiali di stampa, pubblicità, traduzione);
- Servizi di viaggio (biglietti aerei, hotel, noleggio auto, gestione viaggi);
- Materiali e servizi di telecomunicazione (telefoni cellulari, connessione dati, abbonamenti);
- Servizi di gestione della flotta (noleggio auto aziendali, carburante).
Si noti che alcuni servizi si potrebbero qualificare come servizi diretti se facenti parte delle offerte di prodotti per i clienti, ad esempio i servizi post-vendita e di garanzia.
L'IMS è in genere fuori dal controllo della gestione perché si pensa che la spesa dell'IMS sia più bassa rispetto alla quella diretta. In realtà, spesso non si sa quantificare la spesa che viene gestita. Ciò è dovuto anche alla complessità di essa, che la rende non facile da classificare.
Perché è importante gestire l'IMS?
La gestione dell'IMS è una questione di controllo del flusso di cassa. Un processo di approvvigionamento non gestito equivale a lasciare la porta posteriore della tua azienda spalancata. Nelle vendite fai il duro lavoro per guadagnare denaro, ma se il tuo approvvigionamento non viene gestito, esso sfugge via.
Cosa succede se l'IMS non è gestito:
- Non hai un contatto con il mercato dei fornitori, il che significa che molto probabilmente stai acquistando a prezzi più alti rispetto ai tuoi concorrenti, che gestiscono il loro IMS.
- Spendi più di quanto dovresti - quando chiunque può addebitare le spese sul conto dell'azienda, si acquista roba piacevole da avere più liberamente.
Per quanto fornitori e responsabili leali si possano avere, essi tendono a sfruttare la situazione. I tuoi fornitori non verranno mai a casa tua per offrirti sconti volontariamente. Ma ciò potrebbe cambiare se dici che hai intenzione di avviare una richiesta di offerta.
Ogni azienda si concentra sull'avere un calcolo diretto dei costi al fine di ottenere un prezzo preciso per la propria produzione. Ma se l'IMS non viene gestito, l'aumento generale dei costi può passare inosservato (o notato in ritardo) e gli utili iniziano a svanire.
Di solito ci si concentra sulla gestione dell’IMS durante i periodi difficili, quando i profitti dell'azienda soffrono e la direzione sta cambiando ogni cosa per risparmiare sui costi. Non dovresti aspettare che i tempi diventino difficili per sbirciare sotto il tappeto della tua spesa indiretta. Le società globali e le società con le migliori prestazioni hanno quasi il 90% di spesa gestita, che comprende anche la spesa indiretta.
Definizione della spesa gestita (SUM)
Tenere sotto controllo la spesa gestita può essere un indicatore KPI prezioso, ma tutti i dati devono essere esaminati nel loro insieme e in modo approfondito. La formula più comunemente usata per determinare lo Spend Under Management (SUM) è la seguente: spesa gestita / spesa totale aziendale =% della spesa gestita.
Il termine chiave in questa formula è "gestione", che risulta essere altamente soggettivo. La parola "gestione" può avere significati differenti in quanto ogni organizzazione è diversa, creando quindi la necessità di definire personalmente la propria.
Qui abbiamo delineato i criteri di base da considerare quando si crea una definizione SUM per la propria organizzazione:
- "Gestione" indica un processo di approvvigionamento chiaramente definito, approvato dalla direzione e dichiarato nella politica di approvvigionamento.
- Tutte le parti interessate sono consapevoli del processo e lo usano quotidianamente quando svolgono attività di approvvigionamento.
- Il processo viene rivisto a intervalli regolari per garantire la conformità e trovare le aree da migliorare.
- L'intero processo di acquisto è visibile. Ciò include (ma non si limita a) pianificazione, requisizione, RFP, negoziazione, approvazione, appalto, ordine di acquisto, fatturazione, consegna e gestione dei dati.
In conclusione
La spesa indiretta non dovrebbe essere un pasticcio sconfinato che nessuno ha il coraggio di provare a gestire. Ma prima di controllare la spesa e iniziare a utilizzare i dati come un potente KPI per gli acquisti, è necessario stabilire una definizione che può essere adottata a livello aziendale. Indipendentemente dalla tua definizione personalizzata, dovrebbe essere chiaro che la spesa gestita viene controllata se vi è un processo prestabilito e uniformato.
Quando inizi a riportare la percentuale di spesa gestita, puoi prefigurarla con una definizione chiara. Solo così puoi passare a ciò che conta davvero: come aumentare la gestione della spesa.
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