Le misteriose RFx - Qual è la differenza tra RFI, RFP e RFQ?

Lavoravo nel settore degli appalti già da un paio d'anni quando finalmente ho capito che la richiesta di preventivo (RFQ) e la richiesta di proposta (RFP) non erano la stessa cosa. In realtà pensavo che si trattasse semplicemente di termini diversi usati in diversi paesi, come "truck" in americano e "lorry" in inglese britannico. Da allora ho fatto molta strada per capire chiaramente la differenza tra questi due termini. In questo articolo facciamo chiarezza in modo da non confondere mai più questi acronimi.

Prima di iniziare, l'acronimo RFx viene utilizzato per parlare di richieste in generale, dove x può essere I (information), Q (quotation), o P (proposal).

• La RFQ viene utilizzata quando l'acquirente conosce esattamente ciò di cui ha bisogno e chiede solo il prezzo.
• RFP viene utilizzato quando l'acquirente ha un problema ma non sa come risolverlo. Quindi chiedono ai fornitori di proporre diverse soluzioni (cioè proposte) e forse identificare la stima dei costi di accompagnamento.
• RFI viene utilizzato nella ricerca di mercato dei fornitori e per avviare il processo di selezione dei fornitori. La scelta dei fornitori viene conclusa eseguendo una qualifica del prodotto e una visita in loco.

Esecuzione di una RFI

Una RFI è molto più efficiente dell'invio di e-mail illimitate a più fornitori, soprattutto se si utilizza una soluzione appositamente progettata per tale processo. Una soluzione di e-sourcing ti consente di impostare un questionario standardizzato. Puoi anche inviare la stessa RFI a diverse aziende, risparmiando tempo prezioso. A loro volta, le aziende possono fornire informazioni su sé stesse e sui prodotti che forniscono.

Sia che eseguiate la RFI su una soluzione specializzata o che lo facciate tramite la buona vecchia e-mail, è necessario confrontare i potenziali fornitori con i requisiti di qualifica. I requisiti dovrebbero descrivere i livelli di qualificazione previsti per le aree più importanti per te. Dato che stai cercando un partner che faccia parte della tua catena di approvvigionamento, i tuoi requisiti dovrebbero riflettere su come la tua azienda fa affari su base giornaliera.

In base ai requisiti richiesti al fornitore, si può mettere insieme un questionario suddivisibile nelle aree di interesse preferite. Aggiungi domande dettagliate a ciascun blocco. Può essere utile formulare domande in modo che possano essere risposte con "sì", "no" o "parzialmente". In questo modo è più semplice analizzare le risposte in un secondo momento. A questo punto, puoi anche richiedere prove per domande specifiche, come certificati o altra documentazione.

RFQ o RFP?

Il processo RFQ è una delle operazioni più comuni eseguite da ogni responsabile acquisti o approvvigionamento su base giornaliera. Tuttavia, anche se l'operazione più comune, può ancora essere eseguita in molti modi diversi. Indipendentemente dal modo in cui lo fai, la RFQ è il metodo più potente per ottenere rapidi risparmi sui costi.

D'altro canto, le richieste di offerta possono e devono essere utilizzate da una gamma più ampia di ruoli aziendali. Oltre ai gestori di categoria, i project manager e gli ingegneri possono utilizzare questo processo anche alla ricerca di soluzioni nuove e innovative.

È importante capire che la creazione di una RFx e la scelta dei processi giusti può essere un potente strumento strategico. Per ulteriori approfondimenti, ci sono molti metodi pratici di approvvigionamento strategico elencati nella "Purchasing Chessboard®" di Kearney. Il confronto con la scacchiera è molto valido, poiché sia che tu sia responsabile dell'approvvigionamento di categoria o di progetto, dovete avere una strategia in atto per "giocare" con i tuoi fornitori. Non tutti i gestori di approvvigionamento hanno familiarità con questo metodo ma la maggior parte dei CPO sa quanto possano essere potenti le offerte e la creazione di concorrenza tra i fornitori.

Esecuzione di RFx in modo più efficiente con i sistemi di e-sourcing

Tutti i tipi di richieste possono essere eseguiti in un sistema di e-sourcing, risparmiando tempo che può invece essere speso in altre fasi di approvvigionamento strategico. Invece di inviare un’e-mail non strutturata, è molto più efficiente eseguire una RFx in un'applicazione SaaS. Questo tipo di software consente al fornitore di svolgere una parte del tuo lavoro, ad es. inserendo le informazioni di identificazione di base nel sistema.

Come acquirente, carichi i documenti giustificativi (ne parleremo di più nel nostro prossimo articolo) e creeremo un modello di prezzi. Un modello di prezzo semplifica notevolmente il confronto tra le offerte e l'assegnazione di un vincitore. Per aumentare l'efficienza, puoi effettivamente combinare questi due passaggi ed eseguire RFI e RFQ insieme come eventi successivi. Sebbene non sia raccomandato per tutte le situazioni, questo può essere molto utile per le aziende che operano su un modello di business basato su progetti.

Inoltre, le soluzioni di e-procurement come ProcurementFlow.com possono aiutarti a creare fiducia con i fornitori dimostrando che la tua RFx viene eseguita in modo formale e professionale e che stai adottando misure per mitigare il rischio di incontrare perdite o frodi.