Erp come scegliere e perché

Il software ERP

Enterprise Resource Planning, ovvero il software di gestione che racchiude tutti principali processi di business che riguardano le attività di vendita, di acquisti, di contabilità e di tutte le altre operazioni aziendali.

L'acronimo significa pianificazione delle risorse dell'impresa, infatti questo software ha il compito di gestire singolarmente ogni attività.
È uno strumento essenziale che aiuta i manager a controllare e tracciare gli ordini, gestire le spese, facilitare gli inventari, in maniera sicura e veloce. Inoltre è ottimo anche per gestire le risorse umane e tutti servizi proposti per i clienti.

Il software ERP è praticamente collegato a tutte le aree che possono essere monitorate ed è caratterizzato da tre elementi principali, ovvero un database, una struttura modulare che permette l'operabilità tra i diversi gruppi ed un approccio che favorisce la BPR.

Scelta del software più adatto

Trovarsi di fronte alla scelta di un software gestionale sicuramente non è semplicissimo, infatti sia che si tratti di dover rinnovare quello vecchio o acquistarne uno nuovo rimane comunque una valutazione determinante di più fattori. Oggi moltissimi software sono accomunati da caratteristiche simili che rendono ancora più difficile la scelta di quello più adatto alla specifica esigenza dell'azienda.

I software gestionali vanno quindi suddivisi in:

• software strutturati, come gli ERP, adatti principalmente ad aziende che operano su un territorio molto vasto ed in paesi diversi, con processi aziendali particolarmente strutturati. Sono dotati di sistemi flessibili e parametrici;
• software pacchettizzati, invece hanno all'interno dei differenti moduli applicativi specifici, ad esempio per le vendite, per gli acquisti, o ancora dei moduli per gestire il magazzino e vengono acquistati tramite licenze per singolo utente;
• software ERP di classe enterprise, assicura un controllo totale di tutte le operazioni ed i flussi, infatti [ consigliato per le grandi aziende.

I software vanno scelti esclusivamente in base alle esigenze di ogni singola azienda e spesso ma non sempre dalle dimensioni della stessa.

Piccole ditte probabilmente avranno semplicemente bisogno di specifici software per svolgere determinate operazioni aziendali, come l'emissione delle fatture o l'acquisizione degli ordini per i clienti. Ma questa non è una legge scritta, infatti molte piccole aziende necessitano di software più aggiornati e flessibili.

Costi principali e licenze

Ogni licenza ha un costo differente in base alla fascia nella quale rientra il software gestionale scelto, quindi bisogna tener conto anche dei prezzi di ognuna. Si parla di un budget che può variare da un minimo di 100 euro ad un massimo di 4500 euro per utente, quindi la differenza potrebbe essere davvero molta tra un software ed un altro.

I software ERP di classe enterprise solitamente hanno costi che vanno dai 2500 ai 4500 euro per utente pertanto rientrano nella fascia più cara.
Questi prezzi comprendono il servizio di implementazione, il supporto, la configurazione iniziale per tutti gli utenti e sono elementi che rendono funzionale il software e spesso ne determinano il successo finale.

Non potendo fare un generale calcolo del costo dei servizi di implementazione per ogni azienda si può dire che di solito è il 50 o il 60% dell'intero progetto.
A questi costi vanno aggiunti quelli del contratto di manutenzione ed i costi dell'infrastruttura che ospiterà il software.

ERP IN CLOUD

Un modo per eliminare i costi di gestione e di implementazione potrebbe essere quello di pensare ad un erp in cloud, che necessita solo di un computer con collegamento ad internet per accedere alla piattaforma.

Decisamente flessibile, offre servizi di base anche per pochi utenti, non ha vincoli contrattuali eccessivamente pesanti ed ha comunque la possibilità di aggiungere in un secondo tempo altre funzioni.

L'unica spesa reale è il canone annuale che comprende un supporto tecnico ed un back up giornaliero di tutti dati. Potrebbe infatti essere un'ottima idea per le piccole aziende che contano pochi utenti e non hanno intenzione di spendere una barca di soldi per un software gestionale.

Consigli per la scelta

La scelta finale di un software gestionale ERP, dev'essere definita in base alla verifica dei diversi aspetti funzionali che servono all'azienda. Bisogna comprendere se il software gestionale scelto sarà in grado di seguire la crescita e gli eventuali cambiamenti dell'azienda,permettendone la personalizzazione dei vari pacchetti.

Un altro aspetto importante da considerare è la facilità d'uso, quindi la modalità d'accesso per tutti gli utenti, la chiarezza e l'intuibilità delle funzioni e capire se il software si basa su tecnologie che garantiscano un'implementazione su infrastrutture già esistenti.

Importante anche la facilità di integrazione con pacchetti ed applicazioni preesistenti insieme all'adattamento con i diversi dispositivi mobili android o iOs. Valutare infine anche il fornitore e scegliere il più affidabile per non incorrere in problemi futuri di manutenzione.