8 modi per far andare male una riunione

Le riunioni non sono molto amate dai dipendenti, tuttavia rappresentano un efficace strumento per gestire il lavoro collettivo. Quasi tutti i progetti aziendali vedono la partecipazione di un team, dunque è importante che il gruppo si organizzi per coordinarsi al meglio. Affinché un meeting produca degli effetti positivi è importante stabilire delle regole e applicarle; il rischio che corrono molte riunioni è che si trasformino in una perdita di tempo e denaro. Gli analisti sostengono che per rendere proficuo un meeting bisogna che tutti i partecipanti usino al meglio il tempo disponibile e che si esca dalla stanza con le idee chiare e un obiettivo. In questo articolo si metteranno in evidenza quali sono gli 8 errori che possono far andare male una riunione.

1. Mancanza di puntualità. Per raggiungere gli obiettivi che ci si è posti, la riunione deve avere inizio all'orario stabilito. I partecipanti a un meeting, specialmente quelli che arrivano puntuali, accolgono con disappunto ogni mancanza di puntualità; la riunione ha un costo che ricade sull'azienda ma anche sui singoli elementi di un team: qualcuno di loro potrebbe avere delle scadenze improrogabili e il ritardo di una consegna ricadrebbe sotto la sua responsabilità. Secondo alcuni sondaggi i team di lavoro partecipano con maggiore energia ed entusiasmo a riunioni che rispettano gli orari stabiliti.

2. Riunione fiume. Quella perfetta non dura più di un'ora. Chi ha dimestichezza con i meeting non potrà che essere d'accordo con tale affermazione. Nel corso di una seduta i partecipanti sono in grado di seguire con grande attenzione la discussione in corso solo per venti minuti; durante i successivi venti minuti la soglia di attenzione si abbassa: il team seguirà le varie fasi della sessione con una concentrazione ridotta. Dopo quaranta minuti la soglia di attenzione si abbassa drasticamente: i partecipanti inizieranno a pensare ad altro, ad assentarsi con la mente. Queste indicazioni sono utili a organizzare il meeting in modo che le informazioni più importanti vengano condivise nella prima parte della seduta; gli ultimi venti minuti possono essere utilizzati per riassumere le decisioni prese e per enunciare con chiarezza i nuovi obiettivi del gruppo.

3. Riunioni troppo affollate. Prima di stilare una lista di partecipanti è importante selezionare i nominativi di chi deve assolutamente essere presente. Il promemoria con l'invito dovrà essere inviato solo a quanti sono in grado di aiutare il team a raggiungere l'obiettivo. Una riunione a cui partecipino persone invitate solo per fare atto di presenza, in quanto non direttamente coinvolte nel progetto oppure non competenti sulla materia oggetto della discussione, rischia di generare solo confusione.

4. Riunioni senza un ordine del giorno. È inutile organizzare una riunione senza un ordine del giorno chiaro e comprensibile. Prima di inviare i promemoria con gli inviti è necessario essere onesti con se stessi; bisogna capire se non sia il caso di rinviare il meeting, quando gli argomenti da discutere avranno basi più solide. Non è strategico indire una sessione nella speranza che nel corso della stessa venga individuato l'argomento di discussione. L'ordine del giorno è la spina dorsale dell'incontro; i punti in scaletta devono essere non solo comprensibili ma anche meritevoli di attenzione. È controproducente far perdere un'ora di lavoro alle risorse aziendali solo per discutere di un problema non ancora messo bene a fuoco.

5. Scarso coinvolgimento di tutti i partecipanti. Si è scritto in precedenza che gli invitati al meeting devono essere essenziali per la riuscita dello stesso: è per questo motivo che le riunioni non devono essere troppo affollate. Se dunque ci si è decisi a convocare una decina di persone, è importante coinvolgerle tutte. La democrazia è fondamentale, specialmente quando c'è la possibilità per ciascuno di dare un contributo all'azienda. Se c'è la percezione che alcuni partecipanti stiano perdendo interesse nella discussione non si deve ignorarli; è bene rivolgere loro domande: stimolarli a offrire la loro competenza li farà sentire direttamente coinvolti e alzerà la soglia dell'attenzione. Si possono anche utilizzare dei software, in modo che ciascuno possa inserire sul suo portatile delle note su un documento condiviso.

6. Smarrire il filo del discorso. Nel corso di una riunione il pericolo maggiore sono le digressioni. Si parte parlando di un problema e si smette di seguire le linee guida; lo svolgimento dei lavoro diventa caotico e inconcludente. Per questo è necessaria la presenza di un moderatore che argini le digressioni e riporti la discussione sui binari giusti. L'attenzione dei partecipanti tornerà immediatamente a concentrarsi sul tema principale.

7. Annotare degli appunti. È una buona idea predisporre un documento condiviso su Google Documenti, per appuntare delle note; è sconsigliato prendere appunti al fine di ottenere una sorta di verbale della riunione. Non è necessario appuntare qualunque cosa venga detta, perché può distrarre dal seguito del discorso. Un consiglio è affidare a una sola persona il compito di scrivere i punti salienti del meeting e di condividerli sul documento di Google.

8. Poca chiarezza nelle decisioni adottate. L'errore più grave che si può commettere in una riunione è concluderla senza avere ottenuto un'enunciazione chiara delle strategie e degli obiettivi. I partecipanti usciranno dalla sala dove si è svolto il meeting senza avere un'idea chiara di quello che è stato deciso. Solitamente non è colpa loro ma di chi non ha definito quali sono gli obiettivi e quali i compiti di ciascuno. Devono esserci risposte certe alle seguenti domande:

• Chi farà che cosa?
• Come lo farà?
• Entro quanto tempo?