Strumenti di Sales Force Automation: opportunità
La Sales Force Automation, in italiano automazione della forza di vendita, è un concetto riferito ai particolari software aziendali ideati per fungere da supporto alle vendite. Tali sistemi automatizzati si interpongono fra la centrale operativa e i venditori, ne controllano le azioni e li assistono durante la stesura delle strategia di promozione e vendita di ciascun prodotto. Inoltre, questi programmi sono in grado di riorganizzare gli ordini attivati dai clienti, riducendo notevolmente la possibilità di eventuali errori di registrazione e gestione delle ordinazioni. L'automazione della forza di vendita è un concetto che riunisce in sé numerosi supporti informatici, spesso utilizzati da coloro che pubblicizzano e vendono determinati articoli casa per casa o che restano operativi esclusivamente su un unico territorio di competenza. Informatori e venditori porta a porta sono le figure professionali alle quali è dedicato questo innovativo approccio informatico, attraverso cui diviene possibile sincronizzare meglio i vari reparti ed organi che formano un'azienda.
Come si articola il processo?
Di solito il processo prende il via dopo aver fissato specifici obiettivi di vendita. Il centro operativo è chiamato ad analizzare gli ingressi e le uscite stabilite da un processo di controllo impostato su particolari standard di prestazione, misurando le prestazioni effettive, confrontando i risultati ottenuti con quelli stabiliti ed eventualmente, adottando misure correttive. Il suddetto processo di controllo è fondato sull'implementazione delle seguenti metriche: la gestione del tempo, che avviene suddividendo con precisione i compiti e le frazioni di tempo necessarie per sbrigare ciascuna attività; la gestione delle chiamate, impostata attraverso un piano di interazione con il cliente; la gestione delle opportunità, che può avere luogo attraverso il controllo e l'eventuale correzione in tempo reale dei processi che danno vita ad un'opportunità di vendita; la gestione del territorio, attraverso il rapporto fra ampiezza del territorio e dei clienti attivi presenti in esso; la gestione della forza di vendita, processo che comprende la gestione dei sistemi informatici, il controllo, il coaching e la coordinazione di persone e dipartimenti. Il processo include cinque step principali. Il primo passaggio consiste nel pianificare il reclutamento e la selezione delle figure professionali. Le responsabilità associate a questa fase sono generalmente assegnate al direttore delle vendite del territorio, ai manager o ai responsabili delle risorse umane. Dopo aver determinato il numero e la tipologia di lavoratori necessari, la società procede con la selezione attraverso la valutazione della preparazione e delle attitudini di ciascun individuo. Devono essere anche stabilite precise qualifiche necessarie a svolgere il lavoro e ad essere assunti. Dopo una prima scrematura, diviene necessario pesare tutte le possibili alternative e valutare la potenziale efficacia di ciascuno rispetto ai suoi costi. Il terzo step prevede l'assunzione dei candidati più qualificati. Una volta terminata la fase di selezione, che come abbiamo potuto constatare è formata da tre diversi step, andrà attivato il sistema, che deve essere rielaborato in funzione dei nuovi lavoratori che andranno a loro volta formati e resi produttivi. Il quinto ed ultimo passaggio consiste nell'assimilare le nuove assunzioni. Tale processo viene eseguito ponendo le nuove reclute sotto la direzione di un dipendente d'azienda dotato della giusta esperienza ed, eventualmente, consegnando loro un mentore che possa aiutarli a sentirsi parte integrante della società, nonché ingranaggi insostituibili dell'azienda.
Quali sono i principali benefici offerti dalla Sales Force Automation?
Innanzitutto, l'automazione fa in modo che gli agenti di vendita siano sempre perfettamente informati circa le dinamiche aziendali, i costi, le nuove opportunità. Essi, infatti, possono consultare qualsiasi informazione in tempo reale e prendere eventuali decisioni indipendenti per chiudere le vendite. Le decisioni in questione possono riguardare sconti dedicati appositamente al cliente ed offerti in cambio di un elevato numero di prodotti e servizi ordinati, piuttosto che la certezza circa la presenza in stock degli articoli richiesti. Il processo di automazione migliora la soddisfazione del cliente. Come? Tramite un sistema automatizzato è possibile dedicare un'attenzione flessibile e personalizzata al cliente di turno. Se il cliente in questione richiede informazioni circa i prodotti in vendita, piuttosto che garanzie o richieste di supporto tecnico, è possibile offrire all'utente una risposta rapida e coerente. Ad esempio, nel corso di un incontro, un agente di vendita può dimostrare di essere al corrente degli acquisti passati del cliente e delle condizioni di pagamento scelte di volta in volta. Fra le opportunità dei processi informatici legati all'automazione della forza di vendita, figura la gestione dinamica delle vendite: il processo si attiva non appena l'agente immette l'ordine sul proprio dispositivo mobile e lo invia alla rete, allo scopo di fatturare in maniera immediata. Anche la possibilità di comunicare con il dipartimento di marketing è un vantaggio molto importante: gli agenti di vendita, infatti, possono reperire ed inviare informazioni circa i prezzi della concorrenza, il lancio di un nuovo prodotto o le offerte speciali riservate ad un cliente. L'informatizzazione concede un risparmio notevole sui costi amministrativi e sugli spostamenti, infatti, attraverso un buon sistema di automatizzazione l'agente ha l'opportunità di fatturare in tempo reale, aggiornare le informazioni e sbrigare ulteriori obblighi amministrativi in maniera veloce e senza il rischio di commettere errori. Inoltre, così facendo, non è necessario che l'agente di vendita torni in ufficio alla fine dei propri appuntamenti quotidiani. I dirigenti addetti al dipartimento vendite possono monitorare costantemente gli agenti e tenere il punto dei report inviati al centro operativo dagli agenti stessi. Un sistema gestionale informatizzato è in grado di attualizzare costantemente il data base relativo alla propria clientela. In tal modo, i venditori hanno l'opportunità di reperire molto più facilmente informazioni sui propri clienti e sulle loro inclinazioni. Infine, è necessario ribadire che l'automazione della forza di vendita è uno strumento in grado di ridurre enormemente i costi, di rendere la possibilità di amministrare in maniera costante e dettagliata i dati, di migliorare la produttività e di conoscere in maniera molto più accurata e dettagliata il mercato.
