Cosa cercano le azienda dai software gestionali aziendali (ERP)?

Per le attività imprenditoriali, i software gestionali aziendali (ERP) rappresentano la soluzione più efficace per governare processi di elevata complessità o che coinvolgono apparati diversi. Per questo motivo, è necessario dotarsi di programmi in grado di adattarsi alle necessità di impiego legate allo specifico contesto aziendale. Vediamo, quindi, cosa cercano le aziende dai software ERP.

Cosa sono i software gestionali aziendali?

I software gestionali per aziende (in acronimo inglese "Enterprise Resource Planning") sono programmi informatici utilizzati per l'automatizzazione di alcuni processi aziendali fondamentali. Si tratta di strumenti che hanno ricevuto un inevitabile impulso per le realtà aziendali in crescita, costrette ad affrontare un bagaglio di funzioni e processi sempre più difficile da gestire in "analogico": le esigenze di ottimizzazione delle risorse, di gestione del tempo e il bisogno di ottenere rapidità nelle operazioni aziendali standard hanno rappresentato la chiave del successo del modello ERP, che, non a caso, rappresenta uno dei moduli più richiesti da ogni realtà aziendale moderna.

Grazie all'utilizzo di programmi dall'interfaccia intuitiva, è possibile far guadagnare alla propria attività strumenti sempre aggiornati alle esigenze dell'impresa: per questo motivo, il software gestionale non può prescindere dalla tipologia di attività, dalla natura e dall'intensità dei processi da governare, oltre che, naturalmente, dalla destinazione finale. Ne consegue che nella scelta del migliore software aziendale non può omettersi un'accurata analisi dei processi coinvolti e dei risultati che si vogliono ottenere. In un secondo momento, appurate le necessità del contesto imprenditoriale di riferimento, sarà possibile verificare la compatibilità degli strumenti in commercio con le proprie esigenze di impresa.

Per quali settori impiegare un software aziendale?

Il nocciolo della questione sta quindi nella seguente domanda: quali sono i processi aziendali potenzialmente interessati dall'installazione di software gestionali aziendali? L'obiettivo degli ERP è proprio quello di fornire tutte le prestazioni necessarie ad ottimizzare una vasta gamma di processi diversi: ne consegue un gran numero di possibili destinazioni di impiego nei più diversi settori produttivi e amministrativi dell'impresa.

Ad esempio, i software gestionali aziendali possono essere impiegati nel campo della logistica, per monitorare costantemente le fasi di movimentazione dei prodotti, dalla fornitura alla consegna ai clienti, tramite un sistema di codici identificativi riconoscibili dall'interfaccia. Ancora, per risolvere i problemi di approvvigionamento e gestione del magazzino, l'utilizzo di un ERP è in grado di rendere più semplice l'organizzazione dello stoccaggio delle merci e delle materie prime.

Allo stesso modo, l'impiego di software gestionali aziendali è ormai imprescindibile nell'ambito delle più disparate attività produttive, con il fine di ottimizzare l'efficienza del personale e delle materie impiegati. Anche per la gestione e il monitoraggio della catena di distribuzione e vendita è possibile impiegare moduli informatici dedicati, per non perdere di vista i movimenti di merce e di cassa, oltre che per aggiornare l'anagrafico di fornitori, partner e clienti.
Infine, anche il comparto amministrativo e contabile dell'azienda può essere interessato da un upgrade qualitativo, affidandosi alla precisione di calcolo, digitalizzazione e catalogazione dei documenti, per la produzione automatica e veloce di fatture, bollettini, documenti di trasporto e così via.

Quale ERP installare?

Appurata la gamma di destinazioni per le quali è possibile affidarsi ad un software di gestione per i processi aziendali, ne deriva l'importanza di scegliere tra le diverse tipologie di software gestionali in commercio. A seconda delle funzionalità offerte, infatti, è possibile richiedere programmi dedicati al governo di un singolo processo, magari capace di fornire una gestione integrata insieme agli altri programmi in uso; o, viceversa, per realtà di minore dimensione o per studi professionali, è possibile impiegare anche soluzioni generiche, in grado di adattarsi a qualsiasi tipo di attività.

In generale, i software specializzati sono la soluzione da preferire per contesti imprenditoriali di maggiori dimensioni. In questo caso, tra i primi software gestionali da installare ci sono quelli relativi alla fatturazione: si tratta di programmi in grado di occuparsi degli aspetti contabili dell'azienda, davvero insostituibili per monitorare costantemente lo stato di salute finanziaria e per la conservazione di tutta la documentazione necessaria al funzionamento dell'impresa.

Nel settore produttivo, invece, può essere importante avvalersi di un software dedicato alla produzione: grazie al modulo informatico, sarà possibile gestire tutte le operazioni relative al ciclo produttivo, dalla fornitura alla gestione del personale, passando per i processi di stoccaggio, deposito, spedizione e vendita dei prodotti.
Esistono, inoltre, programmi gestionali appositamente studiati per particolari categorie di attività: ad esempio, i software per ristoranti e alberghi, che permettono di gestire in modo semplice prenotazioni, ordini e approvvigionamento di materie prime e servizi accessori. Anche i negozi possono avvalersi di software gestionali, per monitorare il flusso di scorte in magazzino, aggiornare i prezzi e gestire vendite, spedizioni e resi: un ausilio imprescindibile soprattutto per chi opera nel campo dell'e-commerce.

Quali caratteristiche deve avere un ERP?

A prescindere dal tipo di impiego e dal singolo prodotto, ogni software gestionale aziendale deve assicurare una serie di caratteristiche necessarie ad agevolare la gestione dei processi imprenditoriali.
In primo luogo, è opportuno rivolgersi a prodotti che presentino interfacce di utilizzo semplici e intuitive, così da evitare estenuanti costi di formazione per il personale amministrativo e rendere davvero più efficace l'utilizzo a qualsiasi livello delle operazioni informatiche richieste.

Oltre alla semplicità di utilizzo, un ottimo ERP deve garantire affidabilità e funzionalità, posto che il suo scopo consiste, appunto, nella semplificazione dei processi aziendali. Per questo motivo, è opportuno rivolgersi a prodotti che presentano un elevato grado di compatibilità con i principali sistemi operativi utilizzati nella rete informatica aziendale, oltre che con i programmi esterni destinati alla rendicontazione, alla scrittura, alla produzione e caricamento di file e documenti, e così via. Non bisogna trascurare neanche l'importanza della facilità di esportazione delle chiavi di dati elaborate, così da avere sempre la possibilità di estrapolare tutte le informazioni necessarie al momento più opportuno.

Tra gli elementi da valutare nella scelta dei software gestionali aziendali c'è anche l'accessibilità: sia che si tratti di entrare nel sistema da remoto o via web, sia che venga richiesta una capacità di archiviazione in cloud dei dati relativi ai flussi aziendali, un ottimo sistema gestionale deve essere in grado di fornire risposte rapide ed efficaci, reperibili da postazioni fisse o dal proprio tablet. In questo modo sarà davvero come avere sempre sott'occhio il funzionamento e lo stato di salute dell'azienda.