Procurement Kanban: cos'è e quali sono i suoi vantaggi per l'approvvigionamento?
Kanban è uno strumento di visualizzazione del lavoro e del flusso di lavoro che aiuta a ottimizzare il carico di lavoro. Originariamente era usato nei team di produzione e sviluppo, ma oggi si è diffuso in molti altri settori, dalla pubblicità alla costruzione, all'approvvigionamento.
Sì, anche nel procurement.
In questo post, diamo uno sguardo a al metodo kanban nel procurement - che cos'è, quali sono i suoi vantaggi e le migliori pratiche.
"Kanban" è un termine giapponese che indica un segnale visivo. La lavagna Kanban è quindi composta da colonne e il suo obiettivo principale è rendere più efficiente il lavoro su compiti nuovi e in corso attraverso un metodo visivo e facile da seguire. Una lavagna Kanban di base può avere tre colonne : “da fare”, “in corso” e “completati”.
I benefici del Kanban nel procurement
Il kanban nel Procurement è un metodo di gestione visiva del lavoro progettato per semplificare i processi di lavoro specificamente nei team di approvvigionamento. Ad esempio, la scheda kanban di ProcurementFlow segue il flusso Source to Pay (S2P) di Richieste, Sourcing, Ordini, ricezione e fatturazione.
I team di approvvigionamento sono estremamente laboriosi ed è importante bilanciare il loro carico di lavoro. Kanban fornisce a tutto il team una panoramica visiva della vita reale, di chi lavora su cosa e qual è lo stato più recente.
I responsabili dell'ufficio acquisti possono dividere il lavoro nel team per carico di lavoro o per categoria. Ciò rende l'assegnazione e la distribuzione del carico di lavoro o la condivisione o il trasferimento degli incarichi un processo rapido e semplice.
Suggerimenti per introdurre il Kanban
Ecco alcune semplici linee guida per far funzionare il kanban per i tuoi acquisti.
- Scegli lo strumento kanban giusto - gli strumenti kanban generici possono solo portarti in confusione. Scegli un tool kanban specifico del tuo settore e che soddisfi le esigenze della tua organizzazione.
- Aggiornalo regolarmente - Dopo esserti sistemato, assicurati che tutte le nuove attività vengano aggiunte a kanban e che i progressi siano sempre aggiornati.
- Stabilisci regole specifiche - es. limitare il numero di ticket che chiunque può avere "in corso", definire quando è possibile contrassegnare un'attività come "completata", impostare procedure di approvazione, stipulare accordi generali di squadra, ecc.
- Tieni d'occhio i colli di bottiglia - monitorare i carichi di lavoro delle persone, i tempi di risposta dei fornitori, ecc. È bene rivedere regolarmente la procedura con tutta la squadra. Questo evita inutili frustrazioni e inefficienze che si accumulano nel tempo.
- Regola di conseguenza - impara dalla tua esperienza e apporta modifiche, se necessario. Aumentare la produttività del tuo gruppo e trovare la procedura migliore per te è un processo.
ProcurementFlow kanban board
ProcurementFlow ha una dashboard kanban automatizzata per aiutare a visualizzare e gestire il flusso di lavoro negli acquisti. Nella “lavagna” Kanban saranno presenti schede per le richieste di acquisto e colonne come fasi del processo di approvvigionamento (Richiesta, Approvvigionamento, Ordini, Ricezione, Fatturazione) che puoi facilmente trascinare e rilasciare.
Scheda Kanban per gli acquisti
Il metodo kanban è il fondamento dei team di approvvigionamento che hanno bisogno di una collaborazione efficiente in grado di mantenere in ordine tutto il processo di procurement. Questo perché è in grado di dare una facile panoramica visiva del flusso di lavoro. La Kanban di ProcurementFlow supporta sia l'assegnazione volontaria che quella automatica degli incarichi di lavoro .
Ogni aggiornamento viene visualizzato sulla bacheca kanban e tutte le modifiche vengono tracciate dal feed attività. Ad esempio, le richieste possono arrivare alla squadra di approvvigionamento attraverso tutte le diverse fonti, ma vengono incanalate in un canale. Le nuove richieste vengono visualizzate automaticamente sulla lavagna. Al biglietto è allegata anche tutta la corrispondenza successiva.
Ogni aggiornamento è visibile sulla bacheca kanban e tutte le modifiche vengono registrate per feed attività. In questo modo nessuna attività viene persa nella casella di posta rimasta incustodita. La squadra di approvvigionamento non ha bisogno di agire come operatore telefonico poiché tutte le parti interessate vengono automaticamente informate quando ci sono modifiche / aggiornamenti collegati con l'incarico. Utilizzando i filtri, gli utenti possono filtrare la scheda per progetto / prodotto / fornitore e ottenere immediatamente una chiara panoramica dello stato.
Riassumendo, la lavagna visiva kanban offre la migliore trasparenza possibile. Una migliore comunicazione migliora la cultura aziendale, elimina i colli di bottiglia funzionali e aumenta la collaborazione.
Introduci il metodo Kanban con ProcurementFlow
Imposta un kanban per l'approvvigionamento in 6 semplici passaggi.
- Iscriviti a ProcurementFlow - ti offriamo una prova gratuita di 14 giorni senza nessun tipo di impegno o conferma richiesta.
- Prepara il tuo account - impostare un indirizzo email comune (ad esempio [email protected]) per ricevere richieste di acquisto e inviare email dirette a ProcurementFlow.
- Invita i membri del team - avvisa il tuo team della modifica, invitali sulla piattaforma.
- Ricevi la prima richiesta - puoi inviare una richiesta di prova in te stesso all'e-mail comune o attendere fino a quando non viene inviata o aggiunta da un richiedente. Ulteriori informazioni sulla gestione delle richieste di acquisto raggiungibili qui.
- Assegna l'attività a un membro del team - puoi dividere le richieste se necessario, raggruppare articoli simili in una RFx e assegnare la richiesta in base alla disponibilità o alla specializzazione del tuo team.
- Aggiorna i progressi - Il kanban di ProcurementFlow copre l'intero processo S2P (Requisition, Sourcing, Ordering, Receiving, Invoicing). Puoi configurare il tuo primo eSourcing, creare canali di collaborazione con i fornitori e molto altro ancora.
Il nostro obiettivo in ProcurementFlow è quello di offrire la migliore esperienza utente possibile negli acquisti e ridurre il tempo impiegato nel processo. Il time-to-market è un parametro fondamentale per le aziende, ma soprattutto per i settori con cui lavoriamo. Facciamo del nostro meglio per offrire ai nostri clienti il vantaggio competitivo dell'approvvigionamento agile.
