Perché Excel non è più sufficiente nella gestione dell’approvvigionamento?
Fino a poco tempo fa Excel era lo strumento principale per il processo di approvvigionamento: potevi amarlo o odiarlo ma non era impossibile vivere senza. In molti casi, è ancora l'opzione migliore per svolgere il lavoro. Più piccola è l'azienda e il numero dei suoi partner, più è efficiente nel tenere traccia di tutti i dati in pochi fogli di calcolo.
Tuttavia, man mano che l'azienda cresce, un sistema prima efficiente rischia di diventare un incubo con informazioni perse, perdita di tempo e soprattutto una perdita di denaro.
In questo articolo, sveliamo i modi in cui Excel ti sta rallentando o ostacolando negli acquisti e cosa si può fare per tornare su una strada efficiente.
Non è Excel, sei tu
Non fraintendete: Excel è fantastico! Molti dipartimenti di approvvigionamento lo adorano e per una buona ragione. Come detto in precedenza, quando il volume delle attività è basso e il team di approvvigionamento è ridotto, un foglio di calcolo è il modo più rapido e comodo per accumulare alcune formule e analizzare una serie di dati.
Excel inoltre sembra universale, dato che tutti ne sanno almeno un po' e i file sono facili da spiegare. È anche semplice creare formule personalizzate per le tue esigenze specifiche e costruire esattamente il sistema di cui hai bisogno in quel momento.
E se tutto il resto fallisce, puoi solo sentirti bene con il tuo impeccabile sistema di fogli di calcolo. Nulla definisce "un professionista" più chiaramente della capacità di elaborare un labirinto impressionante e complicato di fogli Excel.
Tuttavia, man mano che il set di dati aumenta, la soluzione una volta tanto semplice non lo è più. Il tentativo di gestire collaborazioni più complesse, ordini diversi e una grande quantità di dati con una soluzione unica per tutti può finire per costare di più in errori, tempo sprecato e, naturalmente, denaro.
I tempi stanno cambiando
Man mano che la tua azienda cresce, i processi di approvvigionamento crescono con essa e le aziende che desiderano rimanere competitive e produttive devono aggiornare i propri processi di approvvigionamento. Esso è riconosciuto come una priorità strategica con un impatto fondamentale sul raggiungimento degli obiettivi aziendali: la digitalizzazione degli acquisti può portare al 5-10% di risparmio sui costi e un aumento del 30-50% in termini di efficienza.
I principali motivi per cui gli appalti dovrebbero essere digitali sono i seguenti:
Aumento dei dati - più informazioni devi gestire, più difficile sarà tenere il passo con Excel.
Utenti più simultanei - più persone devono lavorare con gli stessi dati contemporaneamente, più spazio c'è per gli errori. Le informazioni potrebbero essere perse, duplicate o cancellate e un errore di battitura minore può innescare una reazione a catena di errori. Questo può anche portare a diverse versioni dello stesso foglio di calcolo che non si sommano.
Errori di inserimento e dati - Errare è umano e non è una sorpresa che l'88% dei fogli di calcolo contenere errori. L'immissione manuale dei dati è la causa maggiore e Excel non è in grado di rilevare incoerenze nei dati.
Necessità di rispondere rapidamente - molte attività quotidiane richiedono molto lavoro manuale con fogli di calcolo classici e ciò causa ritardi e inefficienze. In un software automatizzato, puoi approvare le richieste e inviare risposte con pochi clic.
Mantenere tutto aggiornato- nelle organizzazioni più grandi, molti dipartimenti devono avere accesso alle stesse informazioni e mantenerle sempre aggiornate: i fogli di calcolo non riflettono le attività quotidiane senza ulteriore sforzo. L'aggiornamento delle informazioni sui progressi o non viene eseguito o costituisce un lavoro manuale noioso. L'unica efficienza in questo è far perdere tempo ai dipendenti e demotivarli contemporaneamente.
Quindi cosa usare al posto di Excel?
Se stai cercando un'alternativa a Excel, i primi a venirti in mente saranno gli ERP generici ma sfortunatamente, se qualcosa afferma di fare tutto, raramente lo fa in maniera giusta.
Nell'approvvigionamento, gli ERP mancano di alcune qualità cruciali che possono diventare un grosso problema allo stesso modo degli svantaggi di Excel.
Oggi esiste una vasta gamma di soluzioni specializzate per gli acquisti digitali progettate appositamente per soddisfare le esigenze di approvvigionamento in quanto, ogni organizzazione è unica per il suo contesto e le sue attività.
Ecco alcuni esempi di software e piattaforme di acquisizione con i loro punti di forza specifici.
- TenderTool per la logistica - la piattaforma di e-procurement in più rapida crescita nella logistica che rende i processi di approvvigionamento delle merci semplici ed efficienti;
- Kodiak Rating SRM - dà accesso a fornitori avanzati e analisi di approvvigionamento, migliora la collaborazione e consente di trovare i fornitori giusti;
- ProcurementFlow per il teamwork e la collaborazione - semplice software basato su cloud per la collaborazione con potenziali fornitori e controparti aziendali, nonché il team di approvvigionamento;
- Sievo per le analisi degli acquisti - integra oltre 700 fonti di dati per fornire informazioni preziose sulla spesa e ridurre i costi;
- Basware per il Source to pay - promette il 100% di visibilità ed aggregazione dei dati finanziari su tutte le operazioni riportandole in un'unica piattaforma;
In conclusione
In qualsiasi azienda, scegliere gli strumenti giusti per l'azienda è una scelta che può pagare gli interessi o costringere ad un “pedaggio” per gli anni a venire. Riduci al minimo il caos nel ciclo degli acquisti, riduci gli errori umani e mantieni i tuoi processi coerenti con il giusto software di e-procurement!
