L’evoluzione dei sistemi di comunicazione interna delle aziende: il modello di comunicazione 2.0
Molte aziende, partendo da quelle di più grandi dimensioni, ritengono che la loro comunicazione interna intesa come trasmissione di informazioni, notizie, dati, valori, obiettivi, strategie, risultati, ecc. non sia più adeguata alle esigenze derivanti dai nuovi modelli organizzativi.
L’attuale sistemi di comunicazione interna è infatti per queste aziende:
- insufficiente sul piano concettuale > comunicazione prevalentemente top-down, ruolo marginale della comunicazione interna.
- carente sul piano pratico > scarsa valorizzazione delle persone, scarsa integrazione tra comunicazione interna ed esterna, strumenti spesso inadatti, ecc.
- non adeguato sul piano strategico > il sistema di comunicazione non supporta concretamente lo sviluppo organizzativo aziendale.
- frustrante sul piano dei risultati > scarsa diffusione delle conoscenze e competenze, difficoltà a raggiungere gli obiettivi di sviluppo e miglioramento, ecc.
- gravoso per tutti i soggetti coinvolti > elevata mole di informazioni da trasmettere e leggere.
Le nuove sfide della comunicazione interna
Il sistema di comunicazione interna delle aziende dovrà superare in questi anni numerose sfide.
In un sistema di comunicazione 2.0 le singole persone sono poste in primo piano e continuamente coinvolte nel processo di scambio di informazioni ed esperienze.
Il sistema di comunicazione dovrebbe sia trasmettere valori, obiettivi e procedure ma anche e soprattutto consentire un reale scambio di esperienze tra le persone coinvolte (vedi fig. 1), supportando efficacemente i processi organizzativi e mettendo in gioco il sapere collettivo.
fig. 1: gli obiettivi di un sistema di comunicazione 2.0
Due livelli di comunicazione devono convivere efficacemente nelle aziende moderne (vedi fig. 2), la comunicazione formale/istituzionale (top down) e la comunicazione informale/spontanea (bottom-up).
fig. 2: i due livelli di comunicazione nelle aziende
In questo contesto il nuovo Communication Manager si trasforma in un Community Manager e vengono valorizzati gli strumenti di comunicazione che facilitano le relazioni interne/esterne dei vari attori coinvolti
Il nuovo ruolo del Comunication Manager
In questo contesto ai Comunication Managers viene sempre richiesto, oltre che garantire la diffusione della comunicazione istituzionale, anche di facilitare lo scambio di informazioni ed esperienze all’interno di un’azienda, sfruttando il più possibile le nuove tecnologie messe a disposizione dai social web.
Al Comunication Manager viene richiesto di:
- Stimolare le discussioni e raccogliendo idee e contributi dalle persone, rispettando le culture organizzative.
- Conoscere più a fondo le persone in termini di interessi e passioni ed individuare gli influencer da coinvolgere nella diffusione delle informazioni.
- Sensibilizzare il personale nel mettere a fattor comune le loro competenze ed esperienze, Liberando energie e coinvolgendo i talenti.
- Raccogliere e divulgare le «notizie rilevanti».
- Garantire la divulgazione dell’innovazione.
I nuovi strumenti di comunicazione
Al fianco degli strumenti più tradizionali utilizzati da gran parte delle aziende nel processo di comunicazione interna aziendale, si affacciano sulla scena nuovi strumenti, nella maggior parte dei casi derivanti dalle tecnologie web (vedi fig. 3)
fig. 3: i nuovi strumenti nella comunicazione 2.0
La scelta degli strumenti più idonei dovrebbe essere effettuata tenendo conto dei seguenti criteri:
- Accessibilità, facilità d’uso e livello di conoscenza diffusa dello strumento.
- Attrattività e gratificazione nell’utilizzo.
- Potenza espressiva / comunicativa.
- Efficacia della comunicazione.
- Costi.
Il piano di sviluppo del sistema di comunicazione aziendale
E’ importante che le aziende riflettano sull’adeguatezza del proprio sistema di comunicazione e definiscano come questo debba evolvere per essere di supporto ai cambiamenti e miglioramenti organizzativi in atto.
Gli ingredienti chiave di questo percorso, sono:
- Identificazione del target e degli obiettivi di comunicazione.
- Definizione del piano di comunicazione: tipologie di contenuti e strumenti da utilizzare.
- Misurazione e controllo dei risultati.
M&IT Consulting ha messo a punto un percorso di ridefinizione e sviluppo di un sistema di comunicazione secondo il modello di comunicazione 2.0, articolato in 4 fasi operative (vedi fig. 4).
L’approccio proposto prevede di affiancare il Top Management aziendale nell’intero percorso di sviluppo del sistema di comunicazione, includendo l’attività di coaching e di formazione necessaria al personale operativo per implementare efficacemente in azienda i nuovi strumenti di comunicazione.
fig. 4: l’approccio proposto da M&IT Consulting
