Il tempo è una risorsa fondamentale
SAPERLO GESTIRE BENE È UNO DEI SEGRETI PER OTTENERE SUCCESSO PROFESSIONALE E PERSONALE
A volte il tempo sembra sfuggirci dalle mani, ci ritroviamo alla fine della giornata rimuginando su quello che avremmo potuto fare ma che non siamo riusciti a concludere.
Il tempo é una risorsa fondamentale e come tale bisogna imparare a gestirlo correttamente per ottimizzare la propria giornata professionale e conseguire il successo.
Stephen Richards Covey, uomo d'affari statunitense ed autore del famoso libro "I sette pilastri del successo", ha classificato la gestione del tempo in prima, seconda, terza e quarta generazione, rispettivamente: promemoria, progettazione, pianificazione ed azione.
Il tempo é un investimento che va pianificato
Come abbiamo detto il tempo é una risorsa, e come ogni altra risorsa va gestito con efficacia. Di importanza fondamentale la things to do list, o lista dei compiti, che serve a pianificare l'autogestione temporale, ma non basta scrivere su un foglio quello che si vorrebbe fare, é importante che la lista dei compiti abbia delle precise caratteristiche. Per cominciare date alle vostre priorità una gerarchia, quelle che sono da svolgere prima avranno una posizione più alta e così via. Dopo aver stilato una lista a lungo termine, ad esempio settimanale, potrete passare a redigere in dettaglio quella giornaliera, ricordandovi di preventivare del tempo extra per gli imprevisti, per la risoluzione di situazioni critiche e per le pause.
Come smettere di rimandare al domani e concentrarsi sul presente
Tutti noi, per natura, tendiamo a procrastinare, rimandando al giorno dopo quello che ci risulta complicato o noioso. Una tecnica per abbandonare questa brutta abitudine é calcolare i costi generati dalla procrastinazione, così da valutarne oggettivamente i pro e i contro. Altrettanto importante é non distrarsi, la principale fonte é, come immaginerete, il Web (Facebook, Whatsapp etc) e non esiste altra soluzione se non quella di sconnettersi da queste app nel tempo durante il quale avevamo pianificato di fare altro. Diversi studi, poi, indicano che l'ascolto della musica aiuta la concentrazione, in particolare la musica classica e i suoni della natura ma anche le colonne sonore dei vecchi video games come Super Mario! Questi almeno sono i generi musicali consigliati dalla scienza, ma qualunque musica va bene, in quanto agisce sui livelli di dopamina rilasciati dal cervello favorendo migliori performance.
La tecnologia che aiuta la gestione del tempo
Per garantire una migliore gestione ed ottimizzazione del tempo sono diffusi, nel mondo del business management, software ed app da installare su pc, smartphone o tablet. Queste applicazioni oltre a contenere già la gerarchia dei compiti di cui abbiamo parlato prima, possono anche funzionare in modalità automatica, determinando quale sia la migliore attività da svolgere in un determinato momento. A prescindere dal fatto che decidiate di usare l'applicazione in modalità automatica o manuale, essa vi invierà degli alert per ricordarvi cosa avevate in programma di fare o, ad esempio, se avete dimenticato di rispondere ad una email.
L'importanza delle pause per un'efficiente gestione del tempo
Gli studi hanno già dimostrato da parecchi anni che per essere più efficienti sul lavoro abbiamo bisogno di prenderci delle pause: ogni 25 minuti dovremmo prenderci almeno 5 minuti di pausa ed ogni due ore la pausa dovrebbe essere di almeno 15 minuti ma 30 sarebbe ottimale. In questo modo l'attenzione a quello che state facendo e la produttività resterà alta, sarete più vigili e meno propensi a commettere errori. Le pause sono un momento imprescindibile per un'ottima gestione del tempo, vi permettono di ricaricare la mente e mettere a fuoco il resto della giornata, sono una parte produttiva del lavoro e non devono essere viste come un momento di non-operatività.
