Come pianificare la giornata lavorativa

Pianificare le giornata lavorativa per rendere meglio

Al giorno d'oggi sono moltissimi i lavoratori, impiegati o liberi professionisti, che durante la giornata lavorativa si trovano spesso in situazioni di stress, perché non sanno gestire correttamente il tempo e i mezzi lavorativi a disposizione. Gli impegni, le scadenze, le esigenze di colleghi e superiori creano spesso delle pressioni eccessive che portano a trovarsi, a fine giornata, insoddisfatti di quello che si è riuscito a fare. Accade così che dentro di sè si abbia la sensazione di poter rendere meglio e produrre di più e tuttavia non si riesce. Uno dei principali segreti per poter svolgere al meglio tutti i compiti e vivere meglio la propria giornata lavorativa è saperla organizzare in maniera corretta.

Prima di proseguire ti segnalo un altro articolo sulla gestione del tempo intitolato "I ladri di tempo"

L'organizzazione della gioranta lavorativa

Il principale elemento da prendere in considerazione per organizzare perfettamente il proprio working day è quello di definire precisamente gli impegni e gli obiettivi della giornata e della settimana. Nel momento in cui si arriva in ufficio, quindi, è necessario valutare quali sono gli appuntamenti della giornata, le scadenze, le telefonate da fare e le mail da inviare e definire delle priorità. Non si può, infatti, pensare di fare tutto insieme!

La pianificazione degli impegni della giornata (e quella della settimana) va scritta: a seconda delle preferenze si può optare per un'agenda cartacea o digitale ma è importante che tutti gli impegni lavorativi vadano fissati per iscritto, in modo da avere la certezza di non dimenticare niente. Non solo: è buona norma controllare, dopo ogni appuntamento, telefonata o altro, quale sia l'impegno successivo dopo aver cancellato quello precedente.

L'operazione di cancellazione è fondamentale: oltre a garantire un senso di soddisfazione per il completamento dell'operazione, permette di non creare confusione, a fine giornata, quando si è più stanchi e si rischia di non ricordare se si è effettuata o meno una determinata operazione.

Priorità e obiettivi

La perfetta pianificazione della giornata lavorativa passa attraverso il riconoscimento delle priorità e degli obiettivi. Inutile negare che spesso si hanno moltissime cose da fare e ci si affanna per cercare di farle tutte. Tuttavia, in molti casi è meglio rimandare (se possibile) un'azione al giorno successivo e puntare a fare bene un numero inferiore di operazioni.

Per questo motivo il riconoscimento delle priorità è fondamentale: permette, infatti, di riconoscere quale siano le prime attività da dover svolgere e completarle prima di poter passare a quelle successive. A seconda delle giornate la pianificazione potrà variare: in alcuni giorni, infatti, potrà essere più utile svolgere prima piccoli impegni che richiedono poco tempo e, successivamente affrontare le attività più impegnative. In altri casi, invece, sarà necessario affrontare subito gli impegni più importanti e lasciare al termine di questi eventuali altre operazioni di minore importanza.

Il tempo a disposizione e le scadenze

Uno dei principali problemi nella perfetta pianificazione della giornata è quello di far combaciare il tempo a disposizione con le operazioni da svolgere. Quando si pianifica la propria giornata lavorativa il fattore tempo è fondamentale. In alcuni casi, infatti, la pianificazione delle attività va effettuata tenendo conto di eventuali scadenze: una telefonata che va fatta entro le due del pomeriggio, una mail che va inviata entro le undici o, ancora, un appuntamento che non può essere rimandato e che coincide proprio con la scadenza dell'invio della mail.

Nella lista degli impegni è quindi fondamentale associare degli orari. Si tratta di una cosa tutt'altro che semplice, soprattutto quando si è alle prime esperienze con la pianificazione. Non sempre, infatti, è facile definire quanto tempo si impiegherà per una determinata operazione. Se, ad esempio, si sa che per scrivere una determinata mail ci possono volere cinque o dieci minuti, quando si parla di telefonate già il tempo può essere più difficilmente prevedibile. La persona all'altro capo del telefono può non essere raggiungibile (e questo sposta l'orario della telefonata) oppure la telefonata può rivelarsi molto più lunga del previsto, portando a un ritardo nelle operazioni successive. Per questo motivo è necessario fissare bene non solo dei tempi, ma anche delle finestre di possibili ritardi o incidenti di percorso, che permetteranno di garantire la corretta gestione degli impegni successivi.

l'importanza delle pause nella gestione del tempo

Una corretta pianificazione della giornata di lavoro deve necessariamente prevedere anche delle pause. Queste, infatti, sono fondamentali sia per ricaricare le energie che per recuperare eventuale tempo perso in un'operazione che si è dilungata più del previsto. Inoltre, pensare di poter lavorare ininterrottamente mantenendo alta la concentrazione è a dir poco utopistico: le pause sono fondamentali per garantire una migliore gestione sia del lavoro che delle proprie energie.

Decidere ogni quanto impostare delle pause può essere soggettivo, essendo dipendente sia dal tipo di lavoro che si svolge che dalle motivazioni e dalle condizioni psico-fisiche del lavoratore in una determinata giornata. Si potrà quindi scegliere di fare una pausa di dieci minuti ogni ora di lavoro oppure dopo aver raggiunto un determinato numero di obiettivi al giorno. Va comunque sempre ricordato che la pianificazione delle pause deve essere fatta con la stessa precisione con cui si pianifica la giornata lavorativa.

Concludendo

Sicuramente riuscire a pianificare la propria giornata di lavoro richiede un po' di pratica. Alcune persone sono naturalmente portate a definire al meglio i propri impegni mentre altre devono letteralmente imparare come fare a definire obiettivi e tempi. Queste ultime persone probabilmente troveranno maggiore difficoltà nell'imparare come gestire tempi e impegni ma saranno quelle che, una volta compreso il meccanismo, ne trarranno maggior vantaggio!

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