SmartEX: la digital transformation del processo di gestione delle note spese aziendali
Un’App Made in Italy, sviluppata da Doxinet per una gestione digitale agile e completa, che automatizza l’intero processo direttamente da smartphone
Milano, 17 aprile 2018 - SmartEX è l’innovativa App realizzata da Doxinet - società italiana di sviluppo software - che rivoluziona il rito delle note spese. L’App offre agilità e flessibilità per gestire l’intero processo velocemente e direttamente da smartphone; si possono annotare le spese in tempo reale, o al primo attimo libero, senza correre il rischio di dimenticare nulla e, a fine giornata, tutti i documenti sono pronti per la richiesta di rimborso!
Gestire le note spese dei dipendenti e collaboratori rappresenta spesso un’incombenza lunga e noiosa, e un costo aziendale per la gestione del processo autorizzativo, che può e deve essere resa più efficiente e fluida. In particolar modo in quelle organizzazioni che ogni mese si trovano a dover controllare, validare e processare un elevato numero di documenti. D’altra parte, per il dipendente significa tenere traccia di tutte le spese sostenute, avendo cura di conservarne le relative ricevute cartacee.
“Se un’incombenza non può essere divertente, almeno che sia breve. È in base a questa premessa che abbiamo sviluppato SmartEX”, dichiara Nicola Cattaneo, Business Developer Manager di Doxinet. “La gestione delle note spese è infatti un’attività solo all’apparenza banale. Si tratta invece di un processo trasversale che coinvolge diverse funzioni aziendali ed è soggetta a un elevato rischio di errore umano. Con SmartEX l’azienda ottiene piena visibilità e controllo delle spese effettuate, un significativo recupero di costi, dell’IVA e del tempo delle risorse dedicate, che in questo modo possono essere impiegate per attività di maggior valore.”
Prendi, scatta e vai: fine degli scontrini persi o illeggibili
L’App utilizza la fotocamera dello smartphone per archiviare i giustificativi in cloud. Basta un clic per inviare in sede la richiesta di rimborso con tutta la documentazione digitale allegata. I documenti cartacei possono essere consegnati in un secondo tempo o conservati in un formato digitale fiscalmente valido.
SmartEx è preconfigurabile in base alle policy aziendali e ogni spesa può essere associata a un’attività, a un cliente o un prospect. Il collaboratore può visualizzare l’elenco o i grafici delle spese sostenute e controllare lo stato delle richieste di rimborso già inoltrate.
Digitalizzazione e controlli automatici consentono all’amministrazione di alleggerire le attività manuali normalmente svolte, in particolare sui rimborsi chilometrici. Ogni spesa è documentata digitalmente in modo chiaro e inequivocabile. Grazie all’integrazione con una delle tecnologie Mobile Data Capture più avanzate è infatti possibile archiviare automaticamente, e portare in conservazione sostitutiva, i documenti rilevanti ai fini fiscali. SmartEX, inoltre, genera un flusso di dati che possono alimentare l’ERP e il sistema paghe per chiudere il processo di rimborso.
SmartEX è un’applicazione molto semplice, intuitiva, facile da usare e ricca di funzionalità. Lo confermano gli oltre 4.500 attuali utenti. L’App di Doxinet permette di completare un’intera nota spese più velocemente del 35%, aumentare del 10% il controllo dei massimali di policy e ridurre del 43% i costi per processare un’intera nota spese.
SmartEX è completamente Made in Italy e al momento disponibile per dispositivi iOS e Android.
