Attraverso l’App sviluppata da Doxinet, l’azienda ha automatizzato e ottimizzato in modo significativo il processo di gestione delle note spese, ottenendo una riduzione dell’80% delle tempistiche operative.

Milano, 21 giugno 2018 - Synergie Italia, agenzia per il lavoro tra le più note nel panorama professionale europeo, ha scelto l’App SmartEX per ridefinire il processo di gestione delle note spese aziendali. Realizzata da Doxinet, società italiana di sviluppo software, la soluzione nativa mobile ha offerto a Synergie Italia l’agilità e la flessibilità necessarie per ottimizzare e automatizzare le attività legate alla compilazione e all’amministrazione delle note spese dei propri collaboratori.

Synergie Italia nasce dall’esperienza internazionale di oltre 40 anni del Gruppo Synergie, e offre alle aziende una gamma completa di servizi per la gestione delle risorse umane. Con oltre 5000 clienti, Synergie fornisce consulenza a 360° attraverso un approccio taylor-made che permette di gestire al meglio il capitale più importante di un’azienda: le persone. Synergie offre servizi in ambito: somministrazione, selezione, formazione, ricollocazione, politiche attive e outsourcing.

Prima dell’adozione di SmartEX, la gestione delle note spese veniva condotta dall’ufficio amministrativo/contabilità fornitori attraverso la compilazione di format predisposti in Excel, mentre il controllo e la contabilizzazione venivano effettuati manualmente. Infine, si procedeva all’archiviazione dei giustificativi cartacei. Queste attività richiedevano diverso tempo e l’impiego di risorse interne dedicate. “Il nostro obiettivo era quello di abbattere i tempi legati a queste attività, attraverso l’automatizzazione dell’intero processo”, sottolinea Alessio Morgera, uno dei referenti dell’ufficio Amministrazione e Finanza di Synergie Italia. “Il nostro ufficio si occupa mensilmente di circa 200 note spese. Dato il volume dei rimborsi e dei giustificativi da verificare, cercavamo una soluzione che permettesse di velocizzare e snellire la gestione delle note spese, agevolando inoltre la fase di autorizzazione. Grazie a SmartEX, oggi siamo riusciti a ridurre dell’80% le tempistiche operative, introducendo controlli sul rispetto delle policy aziendali e sui massimali, con alert automatici che ci permettono di monitorare eventuali scostamenti. Complessivamente, siamo riusciti a semplificare e migliorare qualitativamente e quantitativamente l’intero processo di gestione e i costi derivati.”

La soluzione è pre-configurabile e personalizzabile secondo le esigenze dell’azienda. L’inserimento delle spese è guidato e i massimali predeterminati, per monitorare costantemente le spese e azzerare la possibilità di errore. Ogni spesa viene associata a un’attività, un cliente o un prospect. Il collaboratore è in grado di personalizzare i campi di input, gestire la diaria e calcolare automaticamente i km percorsi tramite Google Maps, oltre che visualizzare l’elenco o i grafici delle spese sostenute e controllare in ogni momento la situazione delle richieste di rimborso già inoltrate.

Dal punto di vista degli utenti, la possibilità di compilare le note spese direttamente da smartphone è stata accolta “positivamente e con notevole entusiasmo”, come sottolinea Morgera. La conferma arriva da Paolo Mearini, capo area Toscana-Umbria-Marche di Synergie Italia: “Con l’utilizzo di SmartEX riesco a risparmiare almeno un’ora al mese per la compilazione delle note spese. L’App è molto semplice e intuitiva, con pochi passaggi sono in grado di registrare le spese effettuate e di salvare i giustificativi in formato digitale, grazie alla fotocamera dello smartphone e senza il rischio di perderli. La compilazione della richiesta di rimborso a fine mese è veloce e con SmartEX sono in grado di monitorare lo stato di avanzamento della mia pratica.”

SmartEX permette di gestire in modo del tutto dematerializzato le note spese e i relativi giustificativi, attraverso la loro conversione sostitutiva secondo quanto previsto dalla risoluzione 96/E/2017 dell’Agenzia delle Entrate. Al termine del processo approvativo, SmartEX genera report dettagliati delle pratiche corredati dalle immagini dei giustificativi, per la successiva archiviazione sostitutiva e l’eliminazione definitiva del cartaceo. In più, consente la riconciliazione con le carte di credito e genera un flusso di dati che vanno ad alimentare l’ERP e il sistema paghe già in uso in azienda, a completamento del processo di rimborso.

SmartEX è completamente Made in Italy e al momento disponibile per dispositivi iOS e Android.

Attiva sul mercato italiano dal 2010, Doxinet è una società specializzata nello sviluppo e nell’implementazione di soluzioni IT a supporto dei processi di business aziendali. Doxinet si è affermata grazie all’alta qualità dei servizi offerti e alla capacità di adattarli in funzione delle esigenze dei clienti: information system, recruitment management, expense reporting, content&document management, business process management, outsourcing documentale, custom software development, web/mobile App, application management. Il tutto proposto in un’ottica di miglioramento continuo della qualità e dell’offerta. Doxinet dispone anche di un laboratorio per lo sviluppo di applicazioni su tecnologie innovative, in grado di affiancare i clienti che vogliono far evolvere il proprio business verso il digitale. L’azienda vanta inoltre una solida e concreta competenza dei processi di business del mercato assicurativo, in particolare Ramo Vita e Ramo Danni, e delle Human Resources. Per maggiori informazioni: www.doxinet.it